Bij een cao-wijziging pas je loonschalen toe door eerst de nieuwe schalen op te zoeken in de gewijzigde cao-tekst, te bepalen welke trede van toepassing is op elke medewerker, en vervolgens het nieuwe salaris door te voeren in de salarisadministratie per de ingangsdatum van de wijziging. Dit geldt voor alle werkgevers die onder een cao vallen, ongeacht de omvang van het bedrijf. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het toepassen van loonschalen bij een cao-wijziging.
Wat verandert er precies aan loonschalen bij een cao-wijziging?
Bij een cao-wijziging kunnen loonschalen op drie manieren veranderen: de bedragen per trede worden verhoogd (een procentuele of vaste loonsverhoging), de structuur van de schalen wordt aangepast (meer of minder treden), of de indeling van functies in schalen wijzigt. Welke van deze veranderingen van toepassing is, staat altijd beschreven in de nieuwe cao-tekst of in de bijbehorende toelichting van de cao-partijen.
De meest voorkomende wijziging is een procentuele loonsverhoging. Hierbij worden alle bedragen in de loonschalen met een vast percentage verhoogd. Soms is er ook sprake van een structuurwijziging, waarbij de cao-partijen de schalen hebben herzien op basis van nieuwe functiewaarderingen of arbeidsmarktafspraken. In dat geval moet je niet alleen de bedragen aanpassen, maar ook controleren of de functie-indeling nog klopt.
Let ook op de ingangsdatum. Cao-wijzigingen gaan niet altijd in op 1 januari. Sommige cao’s kennen een ingangsdatum halverwege het jaar, wat betekent dat je ook rekening moet houden met nabetaling over de periode tussen de ingangsdatum en het moment waarop je de wijziging verwerkt.
Hoe weet je welke loonschaal van toepassing is op een medewerker?
De toepasselijke loonschaal bepaal je op basis van de functie van de medewerker en het aantal jaren dat hij of zij in die functie werkzaam is. De cao schrijft voor welke functies in welke schaal vallen, en binnen die schaal bepaalt de anciënniteit (dienstjaren) welke trede van toepassing is. Dit staat beschreven in de functie-indeling of het loongebouw van de cao.
Praktisch gezien doorloop je de volgende stappen:
- Zoek de functie van de medewerker op in de functie-indeling van de cao.
- Kijk in welke loonschaal die functie is ingedeeld.
- Bepaal op basis van het aantal dienstjaren of relevante ervaringsjaren welke trede van toepassing is.
- Controleer of het huidige salaris van de medewerker overeenkomt met het cao-minimum voor die trede.
Betaal je al meer dan het cao-minimum? Dan hoef je niet per se te verhogen naar de nieuwe schaalwaarde, zolang het salaris boven het nieuwe minimum blijft. Betaal je precies het cao-minimum of minder? Dan ben je verplicht het salaris aan te passen.
Hoe verwerk je een cao-loonsverhoging in de salarisadministratie?
Een cao-loonsverhoging verwerk je in de salarisadministratie door de nieuwe loonschalen in te voeren, de salarissen van alle medewerkers te controleren aan de hand van de nieuwe minima, en de aanpassingen door te voeren per de ingangsdatum van de cao-wijziging. Zorg dat je dit tijdig doet zodat de eerstvolgende loonrun al het juiste bedrag uitbetaalt.
De stappen in de praktijk:
- Haal de nieuwe cao-tekst op via de website van de cao-partijen of via de brancheorganisatie.
- Pas de loonschalen aan in je salarissoftware of administratie.
- Loop alle medewerkers na en check of hun huidige salaris nog boven het nieuwe cao-minimum ligt.
- Voer verhogingen door voor medewerkers die onder het nieuwe minimum vallen.
- Bereken eventuele nabetaling als de wijziging met terugwerkende kracht geldt.
- Informeer medewerkers over de aanpassing via een brief of de loonstrook.
Vergeet ook de bijbehorende werkgeverslasten niet opnieuw te berekenen. Een hoger brutoloon betekent hogere sociale premies en een hogere pensioenpremie als die cao-gerelateerd is.
Wat zijn periodieken en hoe werken ze bij een gewijzigde cao?
Periodieken zijn automatische loonstijgingen die een medewerker ontvangt na een bepaalde periode in dienst, meestal één jaar. Ze vertegenwoordigen de stap van de ene trede naar de volgende trede binnen dezelfde loonschaal. Bij een cao-wijziging gelden de periodieken op basis van de nieuwe schaalwaarden, wat betekent dat ook de tredebedragen hoger uitvallen.
Stel dat een medewerker elk jaar op zijn of haar dienstjubileum een periodiek ontvangt. Als de cao halverwege het jaar wordt gewijzigd, ontvangt de medewerker bij de eerstvolgende periodiek de trede-opslag op basis van de nieuwe, hogere schaalwaarden. De periodiek zelf verandert niet van datum of frequentie, maar de financiële waarde ervan is groter geworden.
Sommige cao’s schrijven voor dat periodieken en loonsverhogingen niet tegelijk worden verrekend. Controleer altijd de specifieke bepalingen in de cao over de volgorde van toepassing: eerst de periodiek, dan de loonsverhoging, of andersom. Dit kan invloed hebben op het eindbedrag.
Wat als een medewerker al boven het cao-maximum zit?
Als een medewerker al boven het maximum van de cao-loonschaal verdient, ben je als werkgever niet verplicht het salaris verder te verhogen door de cao-wijziging. Het cao-minimum is een bodem, geen plafond. Wel is het gebruikelijk om ook voor deze medewerkers een loonsverhoging te overwegen, omdat het anders tot onvrede of onbalans in het team kan leiden.
In de praktijk zijn er twee gebruikelijke benaderingen:
- Geen automatische verhoging: Je past het salaris niet aan omdat het al boven het cao-maximum ligt. Dit is juridisch toegestaan, maar communiceer dit helder naar de medewerker.
- Proportionele verhoging: Je past het salaris aan met hetzelfde percentage als de cao-loonsverhoging, ook al is dat niet verplicht. Dit is een veelgekozen aanpak om medewerkers te behouden en de loonverhoudingen eerlijk te houden.
Check ook of er in de cao of in de arbeidsovereenkomst specifieke afspraken staan over medewerkers boven het maximum. Sommige cao’s schrijven een eenmalige uitkering voor in plaats van een structurele verhoging.
Wie is verantwoordelijk voor het correct toepassen van loonschalen?
De werkgever is verantwoordelijk voor het correct toepassen van loonschalen bij een cao-wijziging. Dit is een wettelijke verplichting die voortvloeit uit de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst (Wet CAO). Betaal je te weinig op basis van de cao, dan loop je het risico op nabetalingsclaims van medewerkers en sancties vanuit de Inspectie SZW.
In de praktijk voert de salarisadministrateur of HR-verantwoordelijke de wijzigingen door, maar de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de werkgever zelf. Kleine mkb-bedrijven hebben vaak geen interne HR-specialist, waardoor cao-wijzigingen soms te laat of onjuist worden verwerkt. Dit is een veelgemaakte fout die achteraf tot kostbare correcties leidt.
Zorg daarom dat je altijd op de hoogte bent van cao-wijzigingen in jouw sector. Brancheorganisaties informeren leden doorgaans per e-mail of via hun website zodra een nieuwe cao is afgesloten. Stel een herinnering in op de ingangsdatum zodat je de wijziging tijdig verwerkt.
Hoe wij je helpen met cao-loonschalen en salarisadministratie
Het correct toepassen van loonschalen bij een cao-wijziging vraagt om actuele kennis, nauwkeurige administratie en tijdige verwerking. Dat kost tijd die je als mkb-ondernemer liever in je bedrijf steekt. Wij nemen deze verantwoordelijkheid volledig van je over als externe HR-afdeling voor jouw bedrijf.
Wat wij voor je doen bij een cao-wijziging:
- We volgen cao-wijzigingen in jouw sector actief en verwerken nieuwe loonschalen direct in de salarisadministratie.
- We controleren per medewerker of het salaris nog voldoet aan de nieuwe cao-minima.
- We berekenen eventuele nabetalingen en verwerken periodieken op het juiste moment.
- We informeren jou tijdig over wijzigingen die financiële gevolgen hebben voor jouw personeelskosten.
- Via onze app heb jij en je medewerkers altijd inzicht in loonstroken en actuele salarisgegevens.
We werken met een transparant all-in tarief per medewerker per gewerkt uur, zonder de hoge opslagen van traditionele payrolling. Jouw personeel blijft gewoon bij jou in dienst, en wij zorgen dat alles juridisch en administratief klopt. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de mogelijkheden.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de gevolgen van verzuim voor de premies van een werkgever?
- Hoe zit het met de CAO-verplichting bij payrolling?
- Wat is de MKB verzuim ontzorgverzekering?
- Hoe zorgt HR uitbesteden ervoor dat vakmensen zich verbonden voelen aan mijn hoveniersbedrijf?
- Hoe betaal ik minder dan bij een payrollbureau voor mijn bouwpersoneel?
