Als je geen geldige WKA-verklaring hebt, loop je als opdrachtgever het risico aansprakelijk gesteld te worden voor onbetaalde loonheffingen van de aannemer of onderaannemer die je inhuurt. De Belastingdienst kan die schuld dan rechtstreeks bij jou verhalen, ook als jij zelf alles correct hebt afgehandeld. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over WKA-aansprakelijkheid, naheffingen en hoe je jezelf beschermt.
Wat zijn de financiële gevolgen voor jouw bedrijf?
Als je werkt met een aannemer die geen geldige WKA-vrijwaringsverklaring kan overleggen, kan de Belastingdienst jou als opdrachtgever aansprakelijk stellen voor de onbetaalde loonheffingen van die partij. Dat betekent dat jij opdraait voor belastingschulden die je zelf nooit hebt gemaakt. De financiële schade kan aanzienlijk zijn.
Concreet gaat het om de loonbelasting en premies volksverzekeringen die de ingehuurde partij had moeten afdragen, maar niet heeft gedaan. De Belastingdienst berekent jouw aansprakelijkheid op basis van de bedragen die je aan de aannemer hebt betaald. Een deel van die factuurwaarde wordt toegerekend aan loonkosten, en over dat deel kun je aansprakelijk worden gesteld.
Naast de naheffing zelf rekent de Belastingdienst ook belastingrente en mogelijk een boete. In de praktijk lopen dit soort aanspraken al snel op tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de omvang van de opdracht en de duur van de samenwerking. Voor een mkb-bedrijf kan dat een stevige financiële klap zijn die de continuïteit raakt.
Wie is aansprakelijk als de WKA-verklaring ontbreekt?
Als de WKA-verklaring ontbreekt, is de opdrachtgever aansprakelijk voor de loonheffingen van de aannemer die hij heeft ingehuurd. Dit vloeit voort uit de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA), die bepaalt dat iedere schakel in de keten mede verantwoordelijk is voor de afdracht van loonheffingen door de schakels onder hem.
De aansprakelijkheid werkt in lagen. Stel dat jij als hoofdaannemer een onderaannemer inhuurt, en die onderaannemer huurt op zijn beurt ook nog een partij in, dan kan de Belastingdienst bij jou aankloppen als een van die partijen zijn loonheffingen niet afdraagt. Je hoeft dus niet direct zaken te doen met de nalatige partij om aansprakelijk te zijn.
Belangrijk om te weten: de Wet ketenaansprakelijkheid geldt voor alle situaties waarbij personeel wordt ingezet voor werk dat ook door jouw eigen medewerkers gedaan zou kunnen worden. Denk aan bouw, schoonmaak, techniek en groenvoorziening. Juist in die sectoren is het risico op WKA-aansprakelijkheid het grootst.
Wanneer kan de Belastingdienst een naheffing opleggen?
De Belastingdienst kan een naheffing opleggen op het moment dat een aannemer of onderaannemer zijn loonheffingen niet of niet volledig afdraagt, en jij als opdrachtgever geen geldige WKA-vrijwaringsverklaring kunt overleggen. De naheffing volgt na een boekenonderzoek of controle bij de aannemer.
De Belastingdienst heeft in principe vijf jaar de tijd om een naheffingsaanslag op te leggen, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarop de schuld betrekking heeft. Dat betekent dat een samenwerking uit 2022 in 2026 nog steeds tot een naheffing kan leiden als de situatie dan pas aan het licht komt.
De naheffing wordt berekend over het deel van de betalingen aan de aannemer dat wordt toegerekend aan loonkosten. De Belastingdienst hanteert daarvoor een forfaitaire berekeningsmethode als er geen duidelijke uitsplitsing beschikbaar is. Hoe minder transparant de facturen van de aannemer zijn, hoe groter het risico dat een hoog percentage als loonkosten wordt aangemerkt.
Wat is het verschil tussen een G-rekening en een WKA-verklaring?
Een G-rekening en een WKA-vrijwaringsverklaring zijn twee verschillende instrumenten om aansprakelijkheid bij de Wet ketenaansprakelijkheid te beperken, maar ze werken op een andere manier. Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening waarop je een deel van de factuur stort, zodat de aannemer dat bedrag direct kan gebruiken voor zijn loonheffingen. Een WKA-verklaring is een document van de Belastingdienst dat aantoont dat de aannemer zijn fiscale verplichtingen nakomt.
Hoe werkt een G-rekening?
Bij een G-rekening stort jij als opdrachtgever een deel van het factuurbedrag op een speciale rekening van de aannemer. Dat geld is geblokkeerd en kan alleen worden gebruikt voor betalingen aan de Belastingdienst. Door gebruik te maken van een G-rekening verklein je jouw aansprakelijkheid, omdat je aantoont dat je actief hebt bijgedragen aan de afdracht van loonheffingen. Je bent dan aansprakelijk voor maximaal het bedrag dat je niet op de G-rekening hebt gestort.
Hoe werkt een WKA-verklaring?
Een WKA-vrijwaringsverklaring geeft een bredere bescherming. Als een aannemer een geldige verklaring kan overleggen, betekent dit dat de Belastingdienst heeft bevestigd dat de aannemer op dat moment geen openstaande belastingschulden heeft. Zolang jij die verklaring opvraagt en bewaart, ben je als opdrachtgever gevrijwaard van aansprakelijkheid voor de periode waarop de verklaring betrekking heeft. De verklaring heeft een beperkte geldigheidsduur, dus je moet hem regelmatig vernieuwen.
Hoe herstel je een verlopen of ongeldige WKA-verklaring?
Als een WKA-verklaring is verlopen of ongeldig blijkt, herstel je dit door een nieuwe verklaring op te vragen bij de Belastingdienst. De aannemer zelf vraagt deze verklaring aan via de Belastingdienst. Jij als opdrachtgever controleert de geldigheid en bewaart een kopie in je administratie.
Stap voor stap gaat dat zo:
- Signaleer de verlopen verklaring zo snel mogelijk, bij voorkeur voordat de volgende betalingstermijn ingaat.
- Informeer de aannemer en vraag hem een nieuwe WKA-vrijwaringsverklaring aan te vragen bij de Belastingdienst.
- Controleer of de nieuwe verklaring geldig is en betrekking heeft op de juiste periode.
- Sla de verklaring op in je administratie samen met de bijbehorende facturen en contracten.
- Zet een herinnering in je agenda voor de volgende vervaldatum, zodat je tijdig een nieuwe verklaring opvraagt.
Betaal in de tussentijd geen nieuwe facturen zolang er geen geldige verklaring is, of gebruik de G-rekening van de aannemer om je aansprakelijkheid in de tussenperiode te beperken. Wacht niet tot een verklaring al weken verlopen is: hoe langer de periode zonder dekking, hoe groter het financiële risico.
Hoe voorkom je WKA-aansprakelijkheid structureel?
WKA-aansprakelijkheid voorkom je structureel door bij iedere nieuwe opdracht en bij iedere betaling te controleren of de aannemer een geldige WKA-vrijwaringsverklaring heeft, en die verklaring te bewaren in je administratie. Maak dit een vast onderdeel van je inkoopproces, niet iets wat je eenmalig regelt bij het tekenen van een contract.
Praktische maatregelen die je direct kunt toepassen:
- Vraag altijd een geldige WKA-verklaring op voordat je een aannemer inhuurt en bewaar een kopie per opdracht.
- Controleer de geldigheid regelmatig, want verklaringen hebben een beperkte looptijd.
- Gebruik de G-rekening als een aannemer geen verklaring kan overleggen en jij toch moet betalen.
- Leg afspraken contractueel vast: zorg dat het contract bepaalt dat de aannemer verplicht is een geldige verklaring te leveren.
- Houd je administratie op orde: bewaar verklaringen, facturen en betalingsbewijzen minimaal zeven jaar.
In sectoren als bouw, techniek en groenvoorziening werken bedrijven regelmatig met meerdere onderaannemers tegelijk. Juist dan is het risico op WKA-aansprakelijkheid het hoogst, en is een gestructureerde aanpak geen luxe maar een noodzaak.
Hoe wij je helpen met WKA-risico’s en werkgeversverplichtingen
Als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers helpen wij je om werkgeversrisico’s structureel te beheersen. Waar traditionele payrolling duur en complex is, bieden wij een transparant alternatief voor mkb-werkgevers waarbij jouw medewerkers gewoon op jouw loonlijst blijven. Dat geeft je controle over je personeel en tegelijkertijd professionele ondersteuning bij alles wat erbij komt kijken.
Wat wij voor je regelen:
- Volledige loonadministratie en contractbeheer, inclusief correcte afdracht van loonheffingen
- Ondersteuning bij ziekteverzuim, pensioen en cao-naleving
- Eén overzichtelijke factuur per maand, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
- Toegang tot onze app voor jou en je medewerkers, voor verlofaanvragen, loonstroken en meer
- Persoonlijk aanspreekpunt bij vragen over werkgeversverplichtingen en risico’s
Wil je weten hoe wij jouw personeelsadministratie overnemen en wat dat concreet oplevert? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Waarom stappen steeds meer bedrijven af van payrolling?
- Hoe voorkom ik juridische problemen door mijn HR uitbesteden?
- Hoe zeg ik mijn payrollcontract op en stap ik over naar loonadministratie uitbesteden?
- Hoe houd ik personeelskosten laag in de afbouw door salarisadministratie uitbesteden?
- Hoe regel ik personeelszaken voor mijn schildersbedrijf zonder payrollbureau?
