Hoe controleer je of je voldoet aan de cao-loonschalen?

Je voldoet aan de cao-loonschalen door het functieniveau, de leeftijd en het aantal jaren ervaring van elke medewerker te vergelijken met de schalen die in de toepasselijke cao staan. Dit doe je minimaal één keer per jaar, maar ook bij elke functiewijziging of cao-vernieuwing. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het controleren van cao-lonen, zodat je als werkgever precies weet waar je staat.

Welke gegevens heb je nodig om loonschalen te toetsen?

Om cao-loonschalen te controleren heb je minimaal drie gegevens per medewerker nodig: de functieomschrijving, het aantal jaren relevante werkervaring en de leeftijd. Combineer die gegevens met de actuele loonschaalentabel uit de geldende cao, en je kunt vaststellen of het huidige salaris correct is ingedeeld.

Zorg dat je de volgende informatie bij de hand hebt voordat je begint:

• Functietitel en functieomschrijving zoals die in het arbeidscontract staan
• Startdatum in dienst en eventuele eerdere relevante werkervaring
• Leeftijd van de medewerker (relevant bij jeugdloon of anciënniteitsregelingen)
• Het toepasselijke cao-nummer en de versie die op dit moment geldt
• De huidige loonschaalentabel uit die cao, inclusief periodieken

Veel cao’s werken met functiegroepen die zijn opgebouwd via functiewaarderingssystemen zoals ORBA of FWG. Controleer dus niet alleen het salaris, maar ook of de medewerker in de juiste functiegroep zit. Een medewerker die meer verantwoordelijkheden heeft gekregen, kan inmiddels in een hogere functiegroep vallen.

Hoe vind je de juiste cao voor jouw bedrijf?

De juiste cao voor jouw bedrijf vind je op basis van de sector waarin je actief bent en de aard van je werkzaamheden. Je kunt de toepasselijke cao opzoeken via de website van de Rijksoverheid (cao.szw.nl) of via de brancheorganisatie van jouw sector. Soms geldt een cao die algemeen verbindend is verklaard, wat betekent dat je er als werkgever verplicht aan gebonden bent.

Een paar stappen om snel de juiste cao te vinden:

1. Bepaal in welke bedrijfstak je valt, bijvoorbeeld bouw, schilders of groenvoorziening.
2. Zoek op cao.szw.nl op sector of bedrijfstak.
3. Controleer of de cao algemeen verbindend is verklaard (AVV). Is dat het geval, dan geldt de cao voor alle werkgevers in die sector, ook als je geen lid bent van de werkgeversvereniging.
4. Download de meest recente versie en noteer de geldigheidsdatum.

Let op: sommige bedrijven vallen onder meerdere cao’s als ze in verschillende sectoren actief zijn. In dat geval bepaalt de hoofdactiviteit van het bedrijf welke cao van toepassing is. Twijfel je? Vraag dit na bij de brancheorganisatie of een HR-adviseur.

Hoe deel je een medewerker in de juiste loonschaal in?

Een medewerker deel je in de juiste loonschaal in door de functie te koppelen aan een functiegroep in de cao, en vervolgens op basis van werkervaring de bijbehorende periodiek te bepalen. De meeste cao’s beschrijven per functiegroep welke taken en verantwoordelijkheden horen bij welk niveau.

Doorloop daarvoor de volgende stappen:

1. Bepaal de functiegroep aan de hand van de functiebeschrijvingen in de cao.
2. Kijk naar het ervaringsniveau: hoeveel jaar relevante ervaring heeft de medewerker, inclusief eventuele ervaring bij vorige werkgevers?
3. Zoek de bijbehorende periodiek op in de loonschaalentabel. Veel cao’s kennen jaarlijkse periodieken waarmee het salaris automatisch stijgt.
4. Vergelijk het huidige salaris met het minimum dat bij die functiegroep en periodiek hoort.
5. Corrigeer indien nodig: het salaris mag nooit onder het cao-minimum liggen, maar mag er uiteraard boven zitten.

Houd er rekening mee dat sommige cao’s ook toeslagen voorschrijven, zoals ploegentoeslag, overwerktoeslag of een onregelmatigheidstoeslag. Die toeslagen tellen niet altijd mee voor het basisuurloon, maar zijn wel verplicht als de situatie van toepassing is.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij cao-looncontrole?

De meest voorkomende fout bij het controleren van cao-loonschalen is het werken met een verouderde versie van de cao. Cao’s worden regelmatig herzien, soms meerdere keren per jaar, en wie de nieuwe loonschalen niet doorvoert, betaalt automatisch te weinig.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Verkeerde functiegroep: de medewerker doet meer dan de functietitel suggereert, maar is toch in een lagere groep ingedeeld.
• Periodieken niet doorvoeren: medewerkers groeien automatisch door naar een hogere periodiek na een jaar dienstverband, maar dit wordt regelmatig vergeten.
• Verplichte toeslagen niet meenemen: overwerk, onregelmatige uren of gevaarlijk werk vereisen in veel cao’s een toeslag die apart moet worden uitbetaald.
• Verkeerde cao toepassen: een bedrijf dat actief is in meerdere sectoren past soms de verkeerde cao toe op een deel van het personeel.
• Geen rekening houden met cao-loonstijgingen: bij een nieuwe cao-periode gelden nieuwe minimumlonen die per direct ingaan, niet pas bij de eerstvolgende salarisronde.

Hoe vaak moet je de cao-loonschalen opnieuw controleren?

Je moet de cao-loonschalen minimaal één keer per jaar controleren, maar in de praktijk is dat vaker nodig. Controleer de loonschalen altijd opnieuw bij het afsluiten van een nieuwe cao, bij een functiewijziging van een medewerker, bij een jubileum dat een periodiekstap triggert, en bij wijzigingen in het wettelijk minimumloon.

Stel een vaste controlekalender in om niets te missen:

• Bij elke cao-verlenging of -vernieuwing: verwerk de nieuwe loonschalen direct in de salarisadministratie.
• Jaarlijks in januari: het wettelijk minimumloon wordt elk jaar per 1 januari aangepast; controleer of de cao-minimumlonen daarboven blijven.
• Bij elke verjaardag in dienst: kijk of de medewerker recht heeft op een periodiekstap.
• Bij promotie of taakverzwaring: herindeling in een hogere functiegroep kan nodig zijn.

In 2026 zijn in meerdere sectoren nieuwe cao’s afgesloten met aangepaste loonschalen. Controleer dus actief of jouw cao dit jaar is vernieuwd en wat de nieuwe tarieven zijn.

Wat zijn de gevolgen als je niet voldoet aan de cao-loonschalen?

Als je niet voldoet aan de cao-loonschalen, ben je verplicht het verschil met terugwerkende kracht uit te betalen aan de medewerker. Daarnaast riskeer je boetes van de Nederlandse Arbeidsinspectie en kunnen vakbonden of medewerkers een loonvordering indienen via de rechter.

De gevolgen kunnen verder reiken dan alleen nabetaling:

• Boetes van de Arbeidsinspectie: bij een inspectie kan de overheid een boete opleggen als blijkt dat je structureel te weinig betaalt.
• Loonvorderingen: medewerkers of vakbonden kunnen via de kantonrechter het achterstallige loon opeisen, inclusief wettelijke rente en soms een verhoging van maximaal 50 procent als sanctie op te late betaling.
• Reputatieschade: in sectoren met veel onderlinge contacten kan het bekend worden dat een werkgever de cao niet naleeft, wat gevolgen heeft voor het aantrekken van nieuw personeel.
• Problemen bij ziekteverzuim: het doorbetaalde loon bij ziekte is gebaseerd op het cao-loon, niet op wat je feitelijk betaalde. Een te laag basisloon kan hier tot verdere complicaties leiden.

Cao-naleving is voor mkb-werkgevers geen optionele administratieve taak, maar een juridische verplichting. Hoe eerder je een fout ontdekt, hoe beperkter de financiële schade.

Hoe wij je helpen met cao-loonschalen controleren

Als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers nemen wij de volledige salarisadministratie en cao-naleving uit handen. Dat betekent concreet:

• We houden de toepasselijke cao voor jouw sector actief bij en verwerken nieuwe loonschalen direct.
• We delen medewerkers correct in op basis van functie, ervaring en cao-systematiek.
• We signaleren periodieken, jubilea en cao-wijzigingen proactief, zodat je nooit te laat bent.
• We zorgen dat verplichte toeslagen correct worden berekend en uitbetaald.
• Via onze app hebben jij en je medewerkers altijd inzicht in loonstroken, verlofsaldi en personeelsgegevens.

We werken zonder de hoge opslagen van traditionele payrolling: jouw personeel blijft op jouw loonlijst, en wij regelen de rest met één overzichtelijke factuur. Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent? Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw salarisadministratie cao-proof maken.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer is payrolling niet de beste keuze voor een werkgever?
• Hoe voorkom ik juridische problemen door mijn HR uitbesteden?
• Hoe werkt de overgang als je loonadministratie gaat uitbesteden?
• Hoe zit het met personeelsdossiers bij HR uitbesteden?
• Hoe vermijd ik onverwachte kosten bij het aannemen van bouwpersoneel?