De juiste loonschaal voor een nieuwe medewerker vind je door te kijken naar de toepasselijke cao, de functie die de medewerker gaat uitvoeren, en zijn of haar relevante werkervaring. De cao schrijft per functiegroep een minimumschaal voor, en daar moet je als werkgever aan voldoen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het bepalen van de juiste loonschaal.
Wat bepaalt in welke loonschaal een medewerker valt?
In welke loonschaal een nieuwe medewerker valt, hangt af van drie factoren: de functie die hij of zij gaat uitoefenen, de cao die van toepassing is op jouw bedrijf, en de relevante werkervaring die de medewerker meebrengt. De cao koppelt functies aan functiegroepen, en aan elke functiegroep hoort een loonschaal met bijbehorende treden.
Concreet bepaal je de loonschaal door de volgende stappen te doorlopen:
- Stel vast welke cao van toepassing is op jouw sector en bedrijf
- Bepaal wat de functie inhoudt en welke verantwoordelijkheden daarbij horen
- Zoek op in welke functiegroep de cao die functie plaatst
- Kijk welke loonschaal bij die functiegroep hoort
- Bepaal op basis van ervaring op welke trede binnen de schaal je de medewerker inschaalt
Heb je twijfel over de indeling? Veel cao’s bevatten functieomschrijvingen of referentiefuncties die je als leidraad kunt gebruiken. Vergelijk de taken van de nieuwe medewerker zo nauwkeurig mogelijk met die omschrijvingen om tot de juiste salarisschaal te komen.
Hoe werkt een loonschaal in een cao?
Een loonschaal in een cao is een gestructureerde tabel die aangeeft wat een medewerker minimaal moet verdienen op basis van zijn of haar functiegroep en ervaringsniveau. Elke schaal bestaat uit meerdere treden, waarbij trede 1 het startsalaris vertegenwoordigt en hogere treden het salaris na opgebouwde ervaring of dienstjaren weergeven.
De cao bepaalt niet alleen het minimumsalaris per schaal, maar ook hoe en wanneer een medewerker doorgroeit naar een volgende trede. Sommige cao’s werken met jaarlijkse periodieke verhogingen, andere koppelen doorgroei aan beoordelingen of specifieke competenties.
Daarnaast bevatten veel cao’s bepalingen over toeslagen, zoals overwerkvergoeding, ploegentoeslag of onregelmatigheidstoeslag. Deze toeslagen staan los van de loonschaal zelf, maar maken wel onderdeel uit van het totale loonpakket dat je als werkgever verplicht bent aan te bieden.
Wat is het verschil tussen een loonschaal en een functieschaal?
Een loonschaal geeft de salarisbedragen aan die horen bij een bepaald niveau, terwijl een functieschaal de indeling van functies in niveaugroepen beschrijft. De functieschaal bepaalt dus in welke categorie een functie valt, en de loonschaal vertaalt die categorie naar concrete geldbedragen.
In de praktijk werken beide begrippen nauw samen. De functieschaal is de eerste stap: je bepaalt welk functieniveau de nieuwe medewerker heeft. Vervolgens gebruik je de loonschaal om te zien welk salaris bij dat niveau hoort. Zonder de functieschaal weet je niet in welke loonschaal je moet zoeken, en zonder de loonschaal weet je niet wat je concreet moet betalen.
Sommige cao’s gebruiken de termen door elkaar of combineren ze in één tabel. Lees de cao van jouw sector altijd goed door om te begrijpen hoe de indeling precies werkt.
Mag je een medewerker lager inschalen dan de cao voorschrijft?
Nee, je mag een medewerker niet lager inschalen dan de cao voorschrijft. De loonschalen in een cao zijn minimumbepalingen. Als een cao van toepassing is op jouw bedrijf, ben je juridisch verplicht om minimaal het cao-loon te betalen dat bij de functie en het ervaringsniveau van de medewerker hoort.
Betaal je minder dan het cao-minimum, dan overtreed je de wet. Medewerkers kunnen dan met terugwerkende kracht aanspraak maken op het verschil, en de Inspectie SZW kan hierop handhaven. Bovendien loop je als werkgever het risico op reputatieschade en conflicten met vakbonden.
Je mag een medewerker wel hoger inschalen dan de cao vereist. Wil je een ervaren kracht aantrekken en hem of haar een extra aantrekkelijk aanbod doen, dan staat niets je in de weg om boven de cao-minimums te gaan zitten. De cao stelt een vloer, geen plafond.
Hoe ga je om met ervaring bij het bepalen van de loonschaal?
Relevante werkervaring vertaal je naar een hogere trede binnen de loonschaal die bij de functie hoort. Heeft een nieuwe medewerker al jaren ervaring in een vergelijkbare rol, dan hoef je hem of haar niet op de laagste trede te starten. De cao geeft vaak richtlijnen over hoeveel jaar ervaring recht geeft op welke trede.
Houd bij het beoordelen van ervaring rekening met de volgende punten:
- Relevantie van de ervaring: Ervaring in exact hetzelfde vakgebied weegt zwaarder dan ervaring in een verwante sector
- Duur van de ervaring: Hoeveel jaar heeft de medewerker aantoonbaar gewerkt in een vergelijkbare functie?
- Niveau van de vorige functie: Was de vorige rol vergelijkbaar qua verantwoordelijkheden en complexiteit?
- Opleiding en certificeringen: Sommige cao’s kennen extra treden toe op basis van opleidingsniveau
Vraag bij twijfel altijd een arbeidsverleden of referenties op. Zo onderbouw je de inschaling en voorkom je discussies achteraf.
Wanneer schaalt een medewerker door naar een hogere trede?
Een medewerker schaalt door naar een hogere trede op het moment dat de cao dat voorschrijft, doorgaans na één jaar in dienst op dezelfde trede. De meeste cao’s koppelen periodieke verhogingen aan het verstrijken van een bepaalde periode, soms aangevuld met een positieve beoordeling.
De exacte regels verschillen per cao. Sommige cao’s werken met automatische jaarlijkse verhogingen, andere vereisen dat de werkgever actief een verhoging toekent na een beoordeling. Controleer de cao van jouw sector om te weten welke regels gelden.
Naast de periodieke tredeverhoging kan een medewerker ook doorschuiven naar een hogere loonschaal als zijn of haar functie verandert of zwaarder wordt. Krijgt een medewerker meer verantwoordelijkheden of een andere functietitel, dan is het verstandig om de inschaling opnieuw te beoordelen aan de hand van de functieschaal.
Hoe wij je helpen met de juiste loonschaal
De juiste loonschaal bepalen kost tijd en vraagt om kennis van de toepasselijke cao, de functieomschrijvingen en de geldende wet- en regelgeving. Als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers nemen wij dat werk uit handen. Zo hoef jij je niet te verdiepen in cao-tabellen en periodieke verhogingen, maar kun je je richten op je bedrijf.
Wat wij voor je regelen:
- Correcte inschaling van nieuwe medewerkers op basis van de cao die op jouw sector van toepassing is
- Bewaking van periodieke trededoorstroom en cao-wijzigingen
- Volledige loonadministratie en HR-oplossingen met één overzichtelijke factuur
- Ondersteuning bij contractbeheer, ziekteverzuim en subsidieaanvragen
- Toegang tot een digitale app voor jou en je medewerkers
We werken met een transparant all-in tarief per medewerker per gewerkt uur, zonder de hoge opslagen van traditionele payrolling. Jouw medewerkers blijven gewoon op jouw loonlijst, en jij behoudt volledige controle. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Kan je zonder payrollbureau toch de salarisadministratie uitbesteden?
- Wat is het verschil tussen payrolling en eigen werkgeverschap?
- Welke garanties krijg je bij HR uitbesteden?
- Hoe zet ik timmerlieden op de loonlijst door loonadministratie uitbesteden?
- Hoe zorg ik voor meer binding van vakpersoneel met mijn bedrijf?
