Bij het in dienst nemen van een nieuwe werknemer ben je als werkgever verplicht om loonheffingen in te houden op het brutoloon en die af te dragen aan de Belastingdienst. Loonheffingen bestaan uit loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en een bijdrage aan de Zorgverzekeringswet. Hoe je dit correct berekent en afdraagt, lees je in dit artikel.
Uit welke onderdelen bestaan loonheffingen precies?
Loonheffingen zijn de verzamelnaam voor vier verplichte inhoudingen op het loon van een werknemer. Als werkgever houd je loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutoloon van je medewerker. Daarnaast betaal je als werkgever zelf de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).
Concreet bestaan loonheffingen uit de volgende onderdelen:
- Loonbelasting: een belasting over het inkomen van de werknemer, ingehouden aan de bron.
- Premies volksverzekeringen: dit zijn de AOW, Anw en Wlz. Deze worden samen met de loonbelasting berekend via de gecombineerde heffingstabel.
- Premies werknemersverzekeringen: denk aan de WW-premie en de WIA-premie. Dit zijn werkgeverslasten die je bovenop het brutoloon betaalt.
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw: de bijdrage aan de zorgverzekering, die je als werkgever vergoedt aan de werknemer en afdraagt aan de Belastingdienst.
Voor de salarisadministratie van een mkb-bedrijf is het nuttig om dit onderscheid scherp te houden. De eerste twee onderdelen verlagen het nettoloon van je werknemer. De laatste twee zijn kosten die jij als werkgever draagt bovenop het brutoloon.
Wat heb je nodig om loonheffingen te berekenen?
Om loonheffingen correct te berekenen bij een nieuwe werknemer heb je een aantal gegevens nodig: het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer, een ingevulde loonbelastingverklaring, het afgesproken brutoloon, de geldende loonheffingstabellen van de Belastingdienst en informatie over eventuele bijzondere beloningen of vergoedingen.
De loonbelastingverklaring is een formulier dat je nieuwe medewerker invult bij indiensttreding. Daarin geeft de werknemer aan of hij loonheffingskorting wil laten toepassen en of er bijzondere situaties gelden, zoals meerdere banen. Zonder dit formulier moet je rekenen zonder loonheffingskorting, wat resulteert in een hogere inhouding.
Verder gebruik je de actuele loontabellen van de Belastingdienst. In 2026 gelden er aparte tabellen voor tijdvakken (week, vier weken, maand) en voor bijzondere beloningen zoals een dertiende maand of een bonus. Zorg dat je altijd de meest recente versie gebruikt, want de tabellen worden jaarlijks aangepast.
Wat is loonheffingskorting en wanneer pas je die toe?
Loonheffingskorting is een korting op de te betalen loonheffing, waardoor de werknemer minder loonbelasting betaalt en een hoger nettoloon ontvangt. Je past de loonheffingskorting alleen toe als de werknemer dit schriftelijk aangeeft via de loonbelastingverklaring. Een werknemer mag de korting maar bij één werkgever tegelijk laten toepassen.
De loonheffingskorting bestaat uit meerdere onderdelen, waarvan de algemene heffingskorting en de arbeidskorting de meest voorkomende zijn. De exacte bedragen worden jaarlijks vastgesteld en zijn afhankelijk van het inkomen van de werknemer.
Heeft een werknemer meerdere banen en past hij de korting al toe bij een andere werkgever, dan geeft hij op jouw loonbelastingverklaring aan dat je de korting niet mag toepassen. Doe je dat toch, dan betaalt de werknemer later bij via zijn aangifte inkomstenbelasting. Controleer de loonbelastingverklaring dus altijd zorgvuldig bij indiensttreding.
Hoe bereken je de loonheffing op het brutoloon?
Je berekent de loonheffing op het brutoloon door het belastbare loon te bepalen, de juiste loontabel op te zoeken en de bijbehorende inhoudingsbedragen toe te passen. Het belastbare loon is het brutoloon verminderd met eventuele vrijgestelde vergoedingen en pensioenpremies van de werknemer.
Stap voor stap werkt dit als volgt:
- Stel het brutoloon vast voor het betreffende tijdvak (week, maand, enzovoort).
- Trek eventuele aftrekposten af, zoals de eigen bijdrage aan het pensioen.
- Zoek het bedrag op in de juiste loontabel van de Belastingdienst, rekening houdend met wel of geen loonheffingskorting.
- Houd het gevonden bedrag in op het brutoloon.
- Bereken daarnaast de werkgeverslasten: de premies werknemersverzekeringen en de Zvw-bijdrage.
Voor bijzondere beloningen zoals een bonus of vakantiegeld geldt een aparte tabel. Daarin wordt een vast percentage toegepast op het bijzondere loon. Gebruik hiervoor altijd de tabel voor bijzondere beloningen en niet de reguliere tijdvaktabel, anders bereken je een onjuist bedrag.
Wanneer en hoe doe je aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst?
Je doet aangifte loonheffingen per tijdvak, doorgaans per maand of per vier weken. De aangifte moet uiterlijk op de laatste dag van de maand volgend op het tijdvak zijn ingediend en betaald. Je doet aangifte via de beveiligde omgeving van de Belastingdienst of via salarissoftware die gekoppeld is aan de aangifte.
Bij de aangifte geef je per werknemer op hoeveel loon is uitbetaald en hoeveel loonheffingen zijn ingehouden en afgedragen. Dit heet de loonaangifte. De Belastingdienst gebruikt deze gegevens ook voor de polisadministratie van het UWV, waaruit uitkeringen worden berekend bij ziekte of werkloosheid.
Let op de volgende praktische punten:
- Registreer je tijdig als werkgever bij de Belastingdienst voordat je de eerste werknemer in dienst neemt.
- Zorg dat je een loonheffingennummer hebt, want zonder dit nummer kun je geen aangifte doen.
- Bewaar de loonbelastingverklaringen van je werknemers in je administratie, want de Belastingdienst kan hierom vragen bij een controle.
- Betaal de loonheffingen op tijd. Bij te late betaling rekent de Belastingdienst belastingrente.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het inhouden van loonheffingen?
De meest voorkomende fouten bij het inhouden van loonheffingen zijn het toepassen van de verkeerde loontabel, het dubbel toekennen van loonheffingskorting, het niet tijdig bijwerken van gewijzigde tabellen en het onjuist classificeren van vergoedingen. Deze fouten leiden tot nabetalingen, boetes of problemen voor de werknemer bij de aangifte inkomstenbelasting.
Hieronder de fouten die het meest voorkomen in de mkb-salarisadministratie:
- Verkeerde tabel gebruiken: een maandtabel toepassen terwijl de werknemer per vier weken wordt betaald, of de tabel voor bijzondere beloningen vergeten bij een bonus.
- Loonheffingskorting zonder verklaring: de korting toepassen terwijl de werknemer geen loonbelastingverklaring heeft ingevuld of de korting al elders laat toepassen.
- Verouderde tabellen: per 1 januari worden de tabellen aangepast. Wie dit vergeet, berekent gedurende het jaar een onjuist bedrag.
- Onkostenvergoedingen fout verwerken: niet alle vergoedingen zijn onbelast. Vergeet je de werkkostenregeling correct toe te passen, dan belast je te weinig of te veel.
- Te laat aangifte doen: dit leidt direct tot een boete van de Belastingdienst, ook als het om een klein bedrag gaat.
Wie de salarisadministratie zelf bijhoudt zonder gespecialiseerde kennis, loopt een reëel risico op dit soort fouten. Zeker in sectoren met complexe cao-afspraken kan één fout in de berekening doorwerken in meerdere periodes.
Hoe wij je helpen met loonheffingen en salarisadministratie
Het correct inhouden en afdragen van loonheffingen bij een nieuwe werknemer vraagt om actuele kennis, de juiste tabellen en een foutloze administratie. Dat is precies wat wij voor je regelen als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers.
Dit is wat we voor je doen:
- Volledige salarisadministratie, inclusief correcte berekening van loonheffingen per werknemer
- Tijdige aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst, zodat je nooit een deadline mist
- Toepassing van sectorvoordelen voor mkb-werkgevers, waardoor je lagere loonheffingen en verzuimpremies betaalt dan bij payrolling
- Digitale toegang via onze app voor jou en je medewerkers, met inzicht in loonstroken, verlofsaldi en jaaropgaven
- Persoonlijk aanspreekpunt voor vragen over contracten, cao’s en arbeidsrecht
Je werknemers blijven gewoon bij jou in dienst, je behoudt volledige controle en wij zorgen dat de administratie klopt. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op en ontdek hoe je als werkgever ontzorgd wordt zonder de hoge kosten van traditionele payrolling.
