Een WKA-verklaring aanvragen als aannemer doe je via de Belastingdienst, door een schriftelijk verzoek in te dienen bij het belastingkantoor dat jouw onderneming behandelt. De verklaring bevestigt dat een onderaannemer of uitlener zijn loonheffingen en btw afdraagt, en beschermt jou als hoofdaannemer tegen aansprakelijkheid voor diens belastingschulden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de WKA-verklaring, stap voor stap.
Wat is een WKA-verklaring en waarvoor dient die?
Een WKA-verklaring is een officieel document van de Belastingdienst dat bevestigt dat een onderaannemer of inlener zijn fiscale verplichtingen nakomt. WKA staat voor Wet Ketenaansprakelijkheid. De verklaring laat zien dat de betreffende partij zijn loonheffingen en btw correct afdraagt, waardoor jij als opdrachtgever of hoofdaannemer niet aansprakelijk wordt gesteld voor eventuele belastingschulden van die partij.
De Wet Ketenaansprakelijkheid bepaalt dat hoofdaannemers en opdrachtgevers medeaansprakelijk kunnen zijn voor de belastingschulden van hun onderaannemers of inleners. Dit geldt met name wanneer er sprake is van loonheffingen die niet worden afgedragen. De WKA-verklaring, ook wel vrijwaringsverklaring WKA genoemd, biedt bescherming tegen dit risico. Zonder deze verklaring loop je als aannemer een aanzienlijk financieel risico als een partij waarmee je samenwerkt zijn belastingverplichtingen niet nakomt.
Wie kan een WKA-verklaring aanvragen?
Zowel aannemers als onderaannemers en uitzendbureaus kunnen een WKA-verklaring aanvragen. In de praktijk vraagt de partij die personeel inleent of werk uitbesteedt de verklaring aan bij de partij die het werk uitvoert, of vraagt de uitvoerende partij de verklaring zelf aan om zijn betrouwbaarheid aan te tonen.
Concreet zijn dit de partijen die een WKA-verklaring aanvragen of nodig hebben:
- Hoofdaannemers die werk uitbesteden aan onderaannemers en willen controleren of die partij zijn belastingen afdraagt
- Opdrachtgevers die personeel inlenen van een uitzendbureau of ander bedrijf
- Onderaannemers en uitzendbureaus die proactief willen aantonen dat zij fiscaal betrouwbaar zijn
De verklaring wordt altijd aangevraagd bij de Belastingdienst en heeft betrekking op de onderneming die het personeel levert of het werk uitvoert. De aanvragende partij is dus de hoofdaannemer of opdrachtgever, tenzij de onderaannemer zelf het initiatief neemt.
Hoe vraag je stap voor stap een WKA-verklaring aan?
Een WKA-verklaring aanvragen gaat via de Belastingdienst. Je dient een schriftelijk verzoek in bij het belastingkantoor dat de onderneming behandelt waarover je de verklaring wilt ontvangen. Hieronder vind je de stappen die je doorloopt.
- Verzamel de gegevens van de onderaannemer. Je hebt het KvK-nummer, het btw-nummer en de naam en het adres van de onderneming nodig.
- Richt een schriftelijk verzoek aan de Belastingdienst. Stuur een brief naar het belastingkantoor dat de betreffende onderneming behandelt. Vermeld hierin duidelijk om welke onderneming het gaat en waarom je de verklaring aanvraagt.
- Wacht op beoordeling. De Belastingdienst controleert of de onderneming zijn loonheffingen en btw correct afdraagt. Dit kan enkele weken duren.
- Ontvang de verklaring. Als de onderneming zijn verplichtingen nakomt, ontvang je de WKA-verklaring schriftelijk. Bewaar de verklaring zorgvuldig in je administratie.
Let op: de Belastingdienst verstrekt de verklaring alleen als de onderneming op het moment van de aanvraag geen openstaande belastingschulden heeft. Heeft de onderneming wel schulden, dan krijg je geen verklaring en is dat een duidelijk signaal om de samenwerking te heroverwegen.
Hoe lang is een WKA-verklaring geldig?
Een WKA-verklaring is op het moment van afgifte geldig en geeft een momentopname van de fiscale situatie van de onderneming. De verklaring heeft geen vaste geldigheidsduur, maar de informatie veroudert snel. Dat betekent dat je regelmatig een nieuwe verklaring moet opvragen als je langdurig samenwerkt met een onderaannemer.
In de praktijk raden veel branches aan om minimaal eens per kwartaal een nieuwe verklaring op te vragen bij vaste onderaannemers. Hoe vaker je samenwerkt met een partij, hoe belangrijker het is om de verklaring actueel te houden. Een verklaring van zes maanden geleden biedt geen garantie dat de situatie nu nog hetzelfde is. De Belastingdienst geeft de verklaring immers op basis van de situatie op dat specifieke moment.
Wat zijn de gevolgen als je geen WKA-verklaring hebt?
Als je geen WKA-verklaring hebt en je onderaannemer draagt zijn loonheffingen niet af, dan kan de Belastingdienst jou als hoofdaannemer aansprakelijk stellen voor die belastingschulden. Dit is de kern van de Wet Ketenaansprakelijkheid: de aansprakelijkheid loopt door de hele keten omhoog, tot aan de opdrachtgever.
De financiële gevolgen kunnen fors zijn. De Belastingdienst kan de niet-afgedragen loonheffingen en btw bij jou invorderen, ook al heb jij zelf niets verkeerd gedaan. Dit risico geldt niet alleen voor kleine bedragen: bij grotere projecten met meerdere onderaannemers kunnen de bedragen snel oplopen.
Naast het financiële risico zijn er ook praktische gevolgen:
- Reputatieschade als jouw bedrijf betrokken raakt bij een belastingonderzoek
- Juridische procedures en extra administratieve lasten
- Mogelijke problemen bij toekomstige aanbestedingen of opdrachten
Het ontbreken van een WKA-verklaring is dus geen formaliteit die je kunt overslaan. Het is een concrete bescherming tegen een reëel financieel risico.
Hoe beschermt een WKA-verklaring je als hoofdaannemer?
Een WKA-verklaring beschermt je als hoofdaannemer doordat je kunt aantonen dat je due diligence hebt uitgevoerd. Als je beschikt over een geldige verklaring op het moment van betaling aan de onderaannemer, verlaag je jouw aansprakelijkheid aanzienlijk. De Belastingdienst kan je dan minder snel aansprakelijk stellen voor belastingschulden die bij die onderaannemer ontstaan na de datum van de verklaring.
De bescherming werkt het sterkst als je de verklaring combineert met gebruik van een geblokkeerde rekening, ook wel G-rekening genoemd. Door betalingen voor loonheffingen en btw rechtstreeks op de G-rekening van de onderaannemer te storten, zorg je ervoor dat die bedragen ook daadwerkelijk aan de Belastingdienst worden afgedragen. De combinatie van een WKA-verklaring en betalingen via een G-rekening biedt de meest volledige vrijwaring van ketenaansprakelijkheid.
Bewaar alle verklaringen zorgvuldig in je projectadministratie. Als de Belastingdienst later vragen stelt over een bepaald project, kun je aantonen welke controles je hebt uitgevoerd en welke verklaringen je op welk moment in bezit had.
Hoe wij je helpen met werkgeversrisico’s en administratie
Als mkb-ondernemer in de bouw, techniek of een andere arbeidsintensieve sector heb je dagelijks te maken met risico’s rondom werkgeverschap, van ketenaansprakelijkheid tot loonadministratie en ziekteverzuim. Wij nemen die administratieve en juridische lasten volledig uit handen als jouw externe HR-afdeling.
Wat wij concreet voor je doen:
- Volledige loonadministratie en contractbeheer, zodat jij je op je werk kunt richten
- Begeleiding bij ziekteverzuim en cao-naleving
- Transparante kosten via één overzichtelijke factuur per maand
- Toegang tot een digitale app voor jou en je medewerkers, met inzicht in loonstroken, verlofsaldi en meer
- Lagere kosten dan traditionele payrolling, doordat je personeel gewoon op jouw loonlijst blijft
Wil je weten hoe onze oplossingen voor werkgeversrisico’s en administratie jouw bedrijf kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
