Payrolling heeft in Nederland duidelijke wettelijke regels. Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 geldt dat payrollwerknemers recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst zijn. Deze regels gelden voor alle bedrijven die gebruikmaken van een payrollconstructie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over payrolling, van de rechten van werknemers tot de kosten voor werkgevers.
Welke rechten heeft een payrollwerknemer?
Een payrollwerknemer heeft recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als een werknemer die direct bij de inlenende onderneming in dienst is. Dit betekent gelijk loon, gelijke werktijden, gelijk recht op verlof en dezelfde pensioenregeling. Dit principe heet volledige gelijke behandeling en is vastgelegd in de WAB.
Concreet gaat het om de volgende rechten:
- Hetzelfde loon als vergelijkbare collega’s die direct in dienst zijn
- Gelijke toeslagen en emolumenten, zoals vakantiegeld en dertiende maand
- Recht op pensioenopbouw via de pensioenregeling van de inlener
- Gelijke arbeidsomstandigheden en werktijden
- Bescherming bij ziekte: de payrollwerkgever betaalt het loon door
Vóór de WAB hadden payrollwerknemers minder bescherming dan vaste medewerkers. Dat onderscheid is nu grotendeels weggevallen. Werkgevers die payrolling gebruiken, moeten er actief voor zorgen dat de arbeidsvoorwaarden van de inlener ook daadwerkelijk worden doorgegeven aan het payrollbedrijf.
Wat is het verschil tussen payrolling en een uitzendbureau?
Het belangrijkste verschil is wie de werknemer werft en wie de opdrachtgever is. Bij een uitzendbureau zoekt het bureau zelf actief naar kandidaten en plaatst die bij opdrachtgevers. Bij payrolling werft de werkgever de medewerker zelf, waarna het payrollbedrijf het formele werkgeverschap overneemt voor de administratie en juridische verplichtingen.
Een uitzendbureau heeft een allocatiefunctie: het koppelt vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. Een payrollbedrijf heeft die functie nadrukkelijk niet. De medewerker werkt feitelijk voor de opdrachtgever, maar staat op de loonlijst van het payrollbedrijf. Dit verschil heeft ook juridische gevolgen:
- Uitzendbureaus vallen onder de uitzend-cao en mogen gebruikmaken van het uitzendbeding
- Payrollbedrijven mogen het uitzendbeding niet toepassen
- Payrollwerknemers hebben sneller recht op een vast contract dan uitzendkrachten
- Bij payrolling gelden de arbeidsvoorwaarden van de inlener, niet de uitzend-cao
In de praktijk worden payrolling en uitzenden nog weleens door elkaar gehaald, maar de juridische en financiële gevolgen zijn wezenlijk anders.
Welke cao geldt voor payrollwerknemers?
Voor payrollwerknemers geldt niet de uitzend-cao, maar de cao van de inlenende onderneming. Als de opdrachtgever actief is in de bouwsector, dan heeft de payrollwerknemer recht op de bouw-cao. Valt de inlener onder de cao voor de metaal, dan geldt die cao voor de payrollwerknemer.
Dit is een van de directe gevolgen van de WAB. Payrollbedrijven zijn verplicht om de cao van de opdrachtgever toe te passen. Als er geen sector-cao van toepassing is, gelden de arbeidsvoorwaarden die de inlener hanteert voor vergelijkbare eigen medewerkers.
Voor werkgevers betekent dit dat zij het payrollbedrijf goed moeten informeren over de toepasselijke cao en alle bijbehorende arbeidsvoorwaarden. Fouten hierin kunnen leiden tot naheffingen of juridische claims van werknemers.
Welke vergunning heeft een payrollbedrijf nodig?
Sinds 2025 zijn bedrijven die arbeidskrachten ter beschikking stellen, waaronder payrollbedrijven, verplicht gecertificeerd te zijn via het publiekrechtelijk certificeringsstelsel voor uitzendbureaus. Dit stelsel is ingevoerd om malafide constructies op de arbeidsmarkt tegen te gaan.
Concreet betekent dit dat een payrollbedrijf moet voldoen aan een reeks eisen op het gebied van financiën, naleving van arbeidsrecht en administratieve organisatie. Bedrijven die niet gecertificeerd zijn, mogen geen arbeidskrachten meer ter beschikking stellen.
Als werkgever is het verstandig om te controleren of het payrollbedrijf dat je inschakelt, gecertificeerd is. Gebruik je een niet-gecertificeerd bedrijf, dan loop je als opdrachtgever ook zelf risico op boetes of aansprakelijkheid.
Wanneer is payrolling duurder dan personeel zelf in dienst nemen?
Payrolling is vrijwel altijd duurder dan personeel rechtstreeks in dienst nemen. Payrollbedrijven hanteren een omrekenfactor op het brutoloon, die in Nederland doorgaans ligt tussen de 1,70 en 2,00. Dit is hoger dan de werkelijke werkgeverslasten bij directe indienstneming, omdat het payrollbedrijf zijn eigen marge en de kosten van de uitzendsector erin verwerkt.
De extra kosten bij payrolling komen onder andere door:
- Hogere sectorpremies: payrollbedrijven vallen onder de uitzendsector, die hoge werkloosheidspremies kent
- Marge van het payrollbedrijf bovenop de werkgeverslasten
- Hogere verzuimverzekeringspremies dan bij directe indienstneming in veel sectoren
Voor kleine mkb-bedrijven die zelf geen HR-kennis in huis hebben, lijkt payrolling soms goedkoper omdat het de administratieve last verlicht. Maar de totale kosten per gewerkt uur liggen structureel hoger dan bij zelfstandig werkgeverschap met professionele HR-ondersteuning voor mkb-bedrijven.
Wat zijn de risico’s van payrolling voor werkgevers?
Payrolling brengt voor werkgevers meerdere risico’s met zich mee. Het belangrijkste risico is de afhankelijkheid van een derde partij voor de naleving van arbeidsrechtelijke verplichtingen. Als het payrollbedrijf fouten maakt of failliet gaat, kan de inlener toch aansprakelijk worden gesteld.
Andere relevante risico’s zijn:
- Reputatierisico: als het payrollbedrijf niet gecertificeerd is of de wet overtreedt, raakt dat ook de naam van de opdrachtgever
- Juridische aansprakelijkheid: bij onjuiste toepassing van de cao of arbeidsvoorwaarden kan de werknemer de inlener aanspreken
- Verlies van controle: het formele werkgeverschap ligt buiten de organisatie, wat sturing en communicatie kan bemoeilijken
- Hoge kosten bij langdurig gebruik: payrolling is bedoeld als tijdelijke constructie; structureel gebruik leidt tot onnodige meerkosten
Werkgevers die payrolling inzetten om arbeidsrechtelijke verplichtingen te omzeilen, lopen bovendien het risico dat de constructie door de rechter als schijnconstructie wordt aangemerkt.
Hoe wij helpen als goedkoper alternatief voor payrolling
Wij bieden mkb-ondernemers een concrete oplossing voor de nadelen van payrolling. Als externe HR-afdeling nemen wij alle personeelsadministratie uit handen, terwijl je medewerkers gewoon op jouw loonlijst blijven staan. Dat geeft jou juridische zekerheid, lagere kosten en volledige controle over je team.
Wat wij concreet voor je doen:
- Volledige loonadministratie met één overzichtelijke factuur
- Begeleiding bij ziekteverzuim, contractbeheer en cao-naleving
- Ondersteuning bij subsidieaanvragen en pensioenadministratie
- Gebruik van sectorvoordelen voor lagere loonheffing en verzuimpremies
- Digitale app voor jou en je medewerkers, voor verlof, loonstroken en meer
Het resultaat: professionele HR-ondersteuning zonder de hoge opslagen van een payrollconstructie. Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Hoe regel je de jaarafsluiting als je salarisadministratie hebt uitbesteed?
- Hoe bouw ik een vast team op als kleine aannemer door HR uitbesteden?
- Hoe zorg ik dat mijn personeelsconstructie juridisch in orde is door HR uitbesteden?
- Hoe snel kun je opschalen als je HR hebt uitbesteed?
- Hoe regel ik verzuimbeheer zonder eigen HR-medewerker?
