Als je stopt met payrolling, veranderen de werknemers van werkgever. De payrollorganisatie is op dat moment niet langer de formele werkgever, en de medewerkers moeten ergens anders worden ondergebracht. Dat kan betekenen dat ze rechtstreeks bij jou in dienst komen, overgaan naar een andere constructie zoals HR-outsourcing, of dat de arbeidsrelatie eindigt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het beëindigen van payrolling en wat dat voor jou en je personeel betekent.
Wat verandert er voor werknemers bij het beëindigen van payrolling?
Bij het beëindigen van payrolling verliest de werknemer zijn formele werkgever. De payrollorganisatie treedt op dit moment niet meer op als juridisch werkgever, waardoor de werknemer moet worden overgedragen aan een nieuwe werkgever of rechtstreeks bij jou in dienst moet komen. Dit is een ingrijpende wijziging in de arbeidsrelatie die juridische zorgvuldigheid vereist.
In de praktijk zijn er twee veelvoorkomende scenario’s als je stopt met payrolling:
- De werknemer komt rechtstreeks bij jou in dienst. Je neemt de rol van formeel werkgever over. Dit betekent dat je zelf verantwoordelijk wordt voor de salarisadministratie, contractbeheer, ziekteverzuim en naleving van de cao.
- De werknemer gaat over naar een alternatieve constructie. Denk aan HR-outsourcing, waarbij een externe partij de administratie verzorgt maar de werknemer juridisch bij jou in dienst blijft.
Belangrijk om te weten: een overstap van payrolling naar een andere constructie geldt als een wijziging van de arbeidsovereenkomst. Werknemers moeten hiermee instemmen. Communiceer tijdig en transparant, zodat je medewerkers weten wat er verandert en wat hetzelfde blijft.
Behoudt mijn werknemer zijn rechten en arbeidsvoorwaarden?
Ja, werknemers behouden bij een overstap hun opgebouwde rechten en arbeidsvoorwaarden. De wet beschermt werknemers bij een overgang van werkgeverschap. Dit betekent dat zaken zoals contractduur, opgebouwde vakantiedagen, anciënniteit en de toepasselijke cao in principe overgaan naar de nieuwe situatie.
In de praktijk geldt het volgende:
- Arbeidscontract: De werknemer behoudt zijn bestaande contractvorm en looptijd. Een tijdelijk contract blijft tijdelijk, een vast contract blijft vast.
- Vakantiedagen en verlofrechten: Opgebouwde maar niet opgenomen vakantiedagen gaan mee over naar de nieuwe werkgever of constructie.
- Cao-rechten: Als de nieuwe situatie onder dezelfde cao valt, verandert er voor de werknemer inhoudelijk weinig. Valt de nieuwe constructie onder een andere cao, dan moet je dit zorgvuldig afstemmen en vastleggen.
- Pensioenopbouw: Dit is een aandachtspunt. Bij payrolling is de werknemer aangesloten bij het pensioenfonds van de payrollorganisatie. Na de overstap moet je zorgen voor aansluiting bij het juiste pensioenfonds voor jouw sector.
Laat je bij twijfel adviseren door een HR-specialist. Fouten in de overgang van arbeidsvoorwaarden kunnen later leiden tot juridische discussies.
Wat zijn de risico’s voor mij als werkgever na de overstap?
Na het beëindigen van payrolling draag je als werkgever zelf alle juridische en financiële verantwoordelijkheden. Dit is het grootste risico: je bent niet langer beschermd door de buffer van de payrollorganisatie. Concreet betekent dit dat je zelf verantwoordelijk bent voor ziekteverzuim, ontslagprocedures, cao-naleving en salarisadministratie.
De voornaamste risico’s op een rij:
- Ziekteverzuim: Als werkgever ben je verplicht het loon door te betalen bij ziekte, tot maximaal twee jaar. Zonder goede verzuimbegeleiding en een arbodienst kan dit financieel zwaar uitvallen.
- Juridische fouten in contracten: Onjuiste contracten of verkeerde toepassing van de cao kunnen leiden tot claims van werknemers of boetes van de Inspectie SZW.
- Administratieve fouten: Fouten in de salarisadministratie leiden tot problemen met de Belastingdienst en ontevredenheid bij medewerkers.
- Onverwachte kosten: Als je niet goed voorbereid bent op de werkgeverslasten, kunnen de kosten hoger uitvallen dan verwacht.
Deze risico’s zijn beheersbaar, mits je de overstap goed voorbereidt en de juiste ondersteuning inschakelt.
Wat is het verschil tussen payrolling en HR-outsourcing?
Het belangrijkste verschil is wie juridisch werkgever is. Bij payrolling is de payrollorganisatie de formele werkgever van jouw medewerkers. Bij HR-outsourcing blijven werknemers bij jou in dienst, maar besteed je de administratieve en juridische begeleiding uit aan een externe HR-partner.
Dit onderscheid heeft grote praktische gevolgen:
- Payrolling: De payrollorganisatie draagt de juridische risico’s en verwerkt de salarissen. Jij betaalt een hoog all-in tarief, inclusief een opslag voor de risico’s die zij dragen. In Nederland ligt de omrekenfactor bij payrolling vaak tussen de 1,70 en 2,00.
- HR-outsourcing: Jij blijft werkgever en profiteert van de sectorvoordelen die bij jouw branche horen, zoals lagere loonheffingen en lagere verzuimpremies. De externe HR-partner regelt de administratie, maar jij behoudt de controle over je personeel.
Voor veel mkb-ondernemers is HR-outsourcing goedkoper dan payrolling, omdat je niet langer betaalt voor de risicobuffer van de payrollorganisatie. Bovendien houd je een directe relatie met je medewerkers, wat de samenwerking en betrokkenheid ten goede komt.
Hoe zet ik de overstap van payrolling naar HR-outsourcing?
De overstap van payrolling naar HR-outsourcing verloopt in een aantal concrete stappen. Begin op tijd, communiceer helder met je medewerkers en zorg dat alle administratie op orde is voor de overstapdatum. Een goede voorbereiding voorkomt problemen en zorgt voor een soepele overgang.
Volg deze stappen:
- Controleer de opzegtermijn van je payrollcontract. Payrollovereenkomsten hebben vaak een opzegtermijn van één tot drie maanden. Zorg dat je op tijd opzegt om extra kosten te vermijden.
- Breng de arbeidscontracten in kaart. Verzamel alle lopende contracten, inclusief contractduur, arbeidsvoorwaarden en cao-afspraken.
- Informeer je medewerkers. Leg uit wat er verandert, wat hetzelfde blijft en wat de voordelen zijn voor hen. Vraag schriftelijke instemming als de arbeidsovereenkomst wijzigt.
- Regel de pensioenovergang. Zorg dat medewerkers tijdig worden aangemeld bij het juiste bedrijfstakpensioenfonds voor jouw sector.
- Sluit een overeenkomst met een HR-outsourcingpartner. Zorg dat de salarisadministratie, contractbeheer en verzuimbegeleiding direct worden overgenomen, zodat er geen gat valt in de administratie.
- Stel een overstapdatum vast. Kies bij voorkeur het begin van een loonperiode om administratieve complicaties te minimaliseren.
Hoe wij helpen bij de overstap van payrolling
Wij begeleiden mkb-ondernemers bij elke stap van de overstap van payrolling naar een transparantere en goedkopere constructie. Als externe HR-afdeling nemen wij alle administratieve personeelszaken uit handen, terwijl jouw medewerkers gewoon bij jou in dienst blijven. Zo profiteer je van de sectorvoordelen die bij jouw branche horen, in plaats van de dure uitzendsector-tarieven van traditionele payrolling.
Wat wij voor je regelen:
- Volledige loonadministratie met één overzichtelijke factuur per maand
- Contractbeheer en cao-naleving voor jouw sector
- Begeleiding bij ziekteverzuim en contact met de arbodienst
- Ondersteuning bij pensioenovergang en subsidieaanvragen
- Digitale app voor jou en je medewerkers, zodat verlof, loonstroken en personeelsgegevens altijd beschikbaar zijn
Wil je weten wat de overstap voor jouw bedrijf betekent en hoeveel je kunt besparen ten opzichte van je huidige payrollconstructie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Hoe lang moeten personeelsdossiers bewaard blijven?
- Hoe zit het met privacy bij loonadministratie uitbesteden?
- Hoe verwerk ik belastingaangiftes zonder eigen personeel door salarisadministratie uitbesteden?
- Hoe maak ik mijn personeelskosten voorspelbaar als bouwbedrijf?
- Wat is het verschil tussen eigen werkgeverschap en payrolling?
