Ouderschapsverlof is een wettelijk recht waarmee werknemers tijdelijk minder uren werken om voor een jong kind te zorgen. Als werkgever ben je verplicht dit verlof toe te staan en heb je te maken met specifieke regels rondom betaling, aanvraag en administratie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ouderschapsverlof voor werkgevers.
Hoeveel uur ouderschapsverlof heeft een werknemer recht op?
Een werknemer heeft recht op 26 maal de wekelijkse arbeidsduur aan ouderschapsverlof per kind. Werkt iemand 40 uur per week, dan bedraagt het totaal 1.040 uur verlof. Dit recht geldt voor elk kind afzonderlijk en kan worden opgenomen tot de dag dat het kind 8 jaar oud wordt.
Het verlof hoeft niet in één aaneengesloten periode te worden opgenomen. Werknemers mogen het spreiden over meerdere blokken, zolang het totale aantal uren niet wordt overschreden. Standaard wordt het verlof opgenomen als halve dagen per week gedurende 26 weken, maar in overleg met jou als werkgever zijn andere afspraken mogelijk.
Van het totale recht op ouderschapsverlof is een deel betaald via het UWV. Sinds de invoering van de Wet betaald ouderschapsverlof in augustus 2022 geldt dat 9 van de 26 weken gedeeltelijk worden vergoed, mits de werknemer het verlof opneemt in het eerste levensjaar van het kind. Voor kinderen die na 2 augustus 2022 zijn geboren, geldt dit recht automatisch.
Hoe werkt de betaling van ouderschapsverlof voor werkgevers?
Als werkgever betaal je tijdens het betaalde deel van het ouderschapsverlof niet het volledige loon uit eigen zak. Het UWV vergoedt 70% van het dagloon van de werknemer, tot maximaal 70% van het maximumdagloon. Jij vraagt deze uitkering aan bij het UWV namens de werknemer en verrekent dit met de salarisadministratie.
Praktisch gezien werkt het zo:
- De werknemer neemt betaald ouderschapsverlof op in het eerste levensjaar van het kind
- Jij dient als werkgever de uitkeringsaanvraag in bij het UWV via het werkgeversportaal
- Het UWV keert de uitkering uit aan jou als werkgever
- Jij betaalt de werknemer het afgesproken bedrag uit
De overige 17 weken ouderschapsverlof zijn onbetaald, tenzij de cao of een arbeidsovereenkomst anders bepaalt. Als werkgever ben je niet verplicht om tijdens onbetaald verlof loon door te betalen. Controleer wel altijd de toepasselijke cao, want in sommige sectoren gelden aanvullende afspraken over doorbetaling.
Hoe vraagt een werknemer ouderschapsverlof aan bij de werkgever?
Een werknemer moet het ouderschapsverlof minimaal 2 weken van tevoren schriftelijk aanvragen bij de werkgever. In de aanvraag moet staan wanneer het verlof ingaat, hoeveel uur per week wordt opgenomen en hoe lang de verlofperiode duurt. Als werkgever ontvang je deze aanvraag en ben je in principe verplicht het verlof te verlenen.
Je mag als werkgever het verlof in uitzonderlijke gevallen aanpassen of uitstellen, maar alleen als er een zwaarwegend bedrijfsbelang is. Denk aan een situatie waarbij de bedrijfsvoering ernstig in gevaar komt. Dit is een hoge drempel en rechters toetsen dit streng.
Voor het betaalde gedeelte geldt een extra stap: jij vraagt als werkgever de uitkering aan bij het UWV. Dit doe je uiterlijk op de eerste dag van het verlof. Wacht je te lang, dan loop je het risico dat de uitkering niet of slechts gedeeltelijk wordt toegekend.
Wat zijn de verplichtingen van de werkgever tijdens ouderschapsverlof?
Tijdens het ouderschapsverlof blijft de werknemer in dienst en behoudt hij of zij de meeste rechten die bij het dienstverband horen. Als werkgever heb je de verplichting om de werknemer na afloop van het verlof terug te laten keren in dezelfde of een gelijkwaardige functie.
Concrete verplichtingen zijn:
- Pensioenopbouw: afhankelijk van de pensioenregeling loopt de opbouw door, ook tijdens onbetaald verlof. Controleer dit in de pensioenregeling of cao.
- Vakantiedagen: werknemers bouwen vakantiedagen op over de gewerkte uren. Over niet-gewerkte uren tijdens onbetaald verlof bouw je in principe geen vakantiedagen op, tenzij anders afgesproken.
- Bescherming tegen ontslag: je mag een werknemer niet ontslaan vanwege het opnemen van ouderschapsverlof. Dit is wettelijk verboden.
- Terugkeer in functie: na afloop heeft de werknemer recht op terugkeer in de oorspronkelijke of een gelijkwaardige functie.
Zorg er ook voor dat je de salarisadministratie correct bijhoudt tijdens de verlofperiode. Fouten in de verwerking van het deeltijdloon of de UWV-uitkering kunnen leiden tot naheffingen of problemen bij de loonaangifte.
Wat is het verschil tussen ouderschapsverlof en andere verlofvormen?
Ouderschapsverlof is specifiek bedoeld voor de zorg voor een kind jonger dan 8 jaar en wordt altijd opgenomen als deeltijdverlof. Het verschilt daarin van andere verlofvormen die rondom de geboorte van een kind gelden, zoals geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof.
- Geboorteverlof (partner): de partner van de moeder heeft recht op 1 week betaald geboorteverlof direct na de bevalling. Dit betaalt de werkgever volledig door.
- Aanvullend geboorteverlof: daarna kan de partner nog maximaal 5 weken extra verlof opnemen binnen 6 maanden na de geboorte. Het UWV vergoedt 70% van het loon.
- Zwangerschaps- en bevallingsverlof: dit geldt voor de moeder zelf en duurt minimaal 16 weken. De uitkering loopt via het UWV.
- Ouderschapsverlof: dit volgt later en is bedoeld voor de langdurige zorg voor het kind, verspreid over de eerste 8 levensjaren.
Het onderscheid is relevant voor de salarisadministratie en de aanvraagprocedure bij het UWV. Elke verlofvorm heeft eigen regels, eigen termijnen en een eigen uitkeringsgrondslag.
Wat moet je als werkgever regelen als een werknemer ouderschapsverlof opneemt?
Als een werknemer ouderschapsverlof aanvraagt, zijn er een aantal concrete stappen die je als werkgever moet zetten. Begin op tijd, want fouten in de administratie of een te late aanvraag bij het UWV kunnen je geld kosten.
- Bevestig de aanvraag schriftelijk en leg de afspraken over uren, duur en spreiding vast.
- Controleer de cao op aanvullende rechten of verplichtingen rondom doorbetaling.
- Dien de uitkeringsaanvraag in bij het UWV voor het betaalde deel, uiterlijk op de eerste dag van het verlof.
- Pas de salarisadministratie aan zodat het juiste deeltijdloon en de UWV-uitkering correct worden verwerkt.
- Regel vervanging of herverdeling van taken tijdig binnen je team.
- Plan een terugkeergesprek voor het einde van het verlof om de terugkeer soepel te laten verlopen.
Hoe meer personeel je hebt, hoe vaker je met dit soort situaties te maken krijgt. Zeker in sectoren met jonge medewerkers is het handig om een duidelijk intern beleid te hebben rondom verlofaanvragen.
Hoe wij je helpen met ouderschapsverlof en HR-administratie
Ouderschapsverlof correct afhandelen vraagt om kennis van wetgeving, cao-regels en de juiste communicatie met het UWV. Wij nemen dat als externe HR-afdeling volledig uit handen, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Dit is wat we voor je regelen:
- Begeleiding bij de aanvraag van de UWV-uitkering voor betaald ouderschapsverlof
- Correcte verwerking in de salarisadministratie, inclusief deeltijdloon en uitkering
- Controle op cao-verplichtingen rondom doorbetaling en pensioenopbouw
- Advies over terugkeer en functiegelijkwaardigheid na afloop van het verlof
- Eén overzichtelijke factuur voor alle HR-administratie, zonder verborgen kosten
Wij werken als goedkoper alternatief voor payrolling en salarisadministratie, waarbij je personeel gewoon op jouw loonlijst blijft staan. Wil je weten hoe we dat aanpakken voor jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
