Werkgever worden en je eerste werknemer in dienst nemen betekent dat je een reeks verplichtingen op je neemt, nog voordat iemand één dag heeft gewerkt. Je moet een loonheffingennummer aanvragen, een arbeidscontract opstellen, de juiste verzekeringen regelen en nagaan welke cao van toepassing is. Dit geldt voor elke werkgever in Nederland, ongeacht de sector of het aantal medewerkers. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat je als werkgever moet regelen.
Welke administratieve stappen moet je zetten vóór de eerste werkdag?
Voordat een nieuwe medewerker start, moet je als werkgever een aantal administratieve stappen zetten. De belangrijkste: vraag een loonheffingennummer aan bij de Belastingdienst, controleer de identiteit van je medewerker, laat een loonbelastingverklaring invullen en meld de medewerker aan bij de arbodienst. Zonder deze stappen kun je geen rechtsgeldige arbeidsrelatie starten.
Hier is een overzicht van de stappen die je concreet moet doorlopen:
- Loonheffingennummer aanvragen: Dit is je registratie als werkgever bij de Belastingdienst. Zonder dit nummer kun je geen loonheffingen afdragen.
- Identiteitscontrole: Je bent verplicht het identiteitsbewijs van je nieuwe medewerker te controleren en een kopie in je administratie te bewaren.
- Loonbelastingverklaring: Laat je medewerker dit formulier invullen zodat je weet welke loonheffingskorting van toepassing is.
- Aanmelding bij de arbodienst: Je bent als werkgever verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts voor begeleiding bij ziekteverzuim.
- Aanmelding bij het pensioenfonds: Controleer of je sector een verplicht bedrijfstakpensioenfonds heeft en meld je medewerker tijdig aan.
Zorg dat al deze stappen klaar zijn vóór de eerste werkdag. Fouten of vertragingen hierin kunnen leiden tot boetes of juridische problemen.
Wat moet er in een arbeidscontract staan?
Een arbeidscontract moet minimaal de namen van werkgever en werknemer bevatten, de startdatum, de functie, het salaris, de arbeidsduur en de contractduur. Daarnaast zijn er aanvullende verplichte vermeldingen, zoals de toepasselijke cao, de opzegtermijn en de proeftijd (als die van toepassing is). Een mondeling contract is juridisch geldig, maar een schriftelijk contract biedt veel meer zekerheid.
Bij het opstellen van een arbeidscontract let je op de volgende onderdelen:
- Contractvorm: Bepaal of je een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd aanbiedt, of een oproepcontract.
- Proeftijd: Bij contracten korter dan zes maanden is een proeftijd niet toegestaan. Bij contracten van zes maanden tot twee jaar mag de proeftijd maximaal één maand zijn.
- Concurrentiebeding: Dit is alleen geldig als het schriftelijk is vastgelegd en er een zwaarwichtig bedrijfsbelang is.
- Cao-verwijzing: Als er een cao van toepassing is, moet je dit in het contract vermelden.
- Opzegtermijn: Leg de opzegtermijn voor beide partijen vast.
Gebruik nooit een standaard template zonder dit aan te passen aan je specifieke situatie en de geldende cao. Een fout in het contract kan later duur uitpakken.
Welke verzekeringen zijn verplicht voor werkgevers in Nederland?
In Nederland zijn werkgevers verplicht om werknemersverzekeringen af te dragen via de loonheffingen. Dit zijn de WW (Werkloosheidswet), de WIA (arbeidsongeschiktheid) en de ZW (Ziektewet voor flexwerkers). Daarnaast ben je als werkgever aansprakelijk voor schade die een werknemer oploopt tijdens het werk, wat een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB) verstandig maakt.
Afhankelijk van je sector en contractvorm gelden aanvullende verplichtingen:
- Loondoorbetalingsverplichting bij ziekte: Je moet bij ziekte minimaal twee jaar het loon doorbetalen. Een verzuimverzekering dekt dit financiële risico.
- Pensioenpremie: In veel sectoren is aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds verplicht. Dit is geen verzekering in de klassieke zin, maar wel een verplichting.
- Arbodienst of bedrijfsarts: Je bent wettelijk verplicht een contract te hebben met een arbodienst voor verzuimbegeleiding.
Informeer bij je brancheorganisatie welke sectorspecifieke verplichtingen voor jou gelden. In arbeidsintensieve sectoren zoals de bouw of groenvoorziening zijn de risico’s en daarmee de verplichtingen groter.
Welke cao geldt voor jouw personeel en wat betekent dat?
De cao die van toepassing is op jouw personeel hangt af van de sector waarin je actief bent en of je bent aangesloten bij een werkgeversorganisatie. In veel sectoren is de cao algemeen verbindend verklaard (avv), wat betekent dat deze automatisch geldt voor alle werkgevers in die sector, ook zonder lidmaatschap van een brancheorganisatie.
Een cao legt onder andere vast:
- Minimumlonen per functiegroep en ervaringsjaren
- Werktijden en overwerkvergoedingen
- Vakantiedagen en vakantiegeld
- Toeslagen voor onregelmatige diensten
- Regels rondom ziekteverzuim en loondoorbetaling
Controleer via de website van de Rijksoverheid of er een avv-cao geldt in jouw sector. Werk je in de bouw, schildersbranche, klein-metaal of groenvoorziening? Dan is de kans groot dat er een verplichte cao van toepassing is. Het niet naleven van een cao kan leiden tot naheffingen, boetes en juridische geschillen met medewerkers.
Wat zijn je verplichtingen rondom ziekteverzuim bij een nieuwe medewerker?
Zodra een medewerker ziek is, ben je als werkgever verplicht het loon door te betalen voor maximaal twee jaar. Daarnaast moet je actief bijdragen aan de re-integratie van de zieke medewerker. Dit begint al op de eerste ziektedag: je bent verplicht de ziekmelding te registreren en contact te houden met je medewerker.
Je verplichtingen bij ziekteverzuim zijn concreet:
- Dag 1: Ziekmelding registreren en contact opnemen met de medewerker.
- Week 6: De arbodienst of bedrijfsarts moet een probleemanalyse opstellen.
- Week 8: Op basis van de probleemanalyse stel je samen met de medewerker een plan van aanpak op.
- Jaar 1: Regelmatige evaluaties en aanpassing van het re-integratieplan.
- Week 87: Je meldt de medewerker aan bij het UWV voor een WIA-beoordeling.
Sla je stappen over of documenteer je onvoldoende? Dan riskeer je een loonsanctie van het UWV, wat betekent dat je het loon een derde jaar moet doorbetalen. Een goede arbodienst en een verzuimverzekering helpen je om dit proces correct te doorlopen.
Wanneer is het slim om HR-administratie uit te besteden?
Het uitbesteden van HR-administratie is slim zodra de tijdsbesteding aan personeelszaken ten koste gaat van je kernactiviteiten, of zodra je merkt dat je compliance-risico’s loopt door een gebrek aan kennis. Voor de meeste mkb-ondernemers met meerdere medewerkers is dit al snel het geval. Zeker in sectoren met complexe cao’s en een hoog verzuimrisico weegt de investering in externe HR-ondersteuning voor mkb-ondernemers al snel op tegen de kosten van fouten.
Signalen dat uitbesteden verstandig is:
- Je besteedt meer dan een paar uur per week aan salarisadministratie en contractbeheer.
- Je bent niet zeker of je de juiste cao toepast.
- Je hebt geen duidelijk verzuimproces ingericht.
- Je mist subsidies of sectorvoordelen omdat je er geen zicht op hebt.
- Je groeit snel en de administratie groeit mee, maar je kennis niet.
Hoe wij je helpen als je personeel aanneemt
Wij begrijpen dat werkgever worden een grote stap is, zeker als je voor het eerst personeel aanneemt. Als externe HR-afdeling voor mkb-ondernemers nemen wij alle bovenstaande verplichtingen uit handen, van het opstellen van arbeidscontracten tot de volledige loon- en salarisadministratie, verzuimbegeleiding en cao-compliance. Dit zijn de voordelen van werken met ons:
- Jouw medewerkers blijven op jouw loonlijst, zodat je de controle behoudt
- Wij werken met lage sectorloonheffingen in plaats van dure uitzendsector-tarieven
- Eén overzichtelijke factuur voor alle HR-kosten, zonder verborgen opslagen
- Ondersteuning bij ziekteverzuim, pensioenaanmelding en subsidieaanvragen
- Een app waarmee jij en je medewerkers altijd toegang hebben tot loonstroken, verlofsaldi en meer
Dit maakt ons een kostenbewust alternatief voor traditionele payrolling, zonder dat je inlevert op kwaliteit of zekerheid. Wil je weten wat wij voor jouw situatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Welke cao's zijn van toepassing in de bouwsector?
- Wat zijn de voordelen van eigen werkgeverschap ten opzichte van payrolling?
- Hoe zet ik personeel op de loonlijst zonder zelf werkgever te worden via salarisadministratie uitbesteden?
- Hoe voldoe ik aan de CAO Bouw & Infra door mijn salarisadministratie uitbesteden?
- Hoe krijg ik mijn personeelskosten omlaag zonder in te leveren op kwaliteit?
