Een WKA-verklaring controleer je door het document te toetsen aan een aantal vaste kenmerken: de verklaring moet zijn afgegeven door de Belastingdienst, voorzien zijn van een geldige periode, en overeenkomen met de gegevens van de opdrachtnemer waarmee je samenwerkt. Controleer altijd of de verklaring actueel is en vraag bij twijfel een nieuwe op bij de opdrachtnemer. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de geldigheid van een WKA-verklaring en wat je als werkgever moet weten.
Waar vind je de WKA-verklaring van een opdrachtnemer?
De WKA-verklaring wordt afgegeven door de Belastingdienst en is op te vragen door de opdrachtnemer zelf. Als opdrachtgever vraag je de verklaring op bij de partij waarmee je samenwerkt. De opdrachtnemer kan de verklaring downloaden via het portaal van de Belastingdienst of opvragen via de Belastingtelefoon.
In de praktijk verwacht je als opdrachtgever dat een zelfstandige of onderaannemer de WKA-verklaring proactief aanlevert voordat de werkzaamheden beginnen. Doe je regelmatig zaken met dezelfde partij, dan is het verstandig om bij elke nieuwe opdracht of bij het verstrijken van de geldigheidsperiode opnieuw om de verklaring te vragen. Leg dit ook contractueel vast, zodat je bij een eventuele controle kunt aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld.
Wat staat er in een geldige WKA-verklaring?
Een geldige WKA-verklaring bevat de naam en het RSIN of BSN van de opdrachtnemer, een verklaring dat er op het moment van afgifte geen openstaande belastingschulden zijn, en de periode waarvoor de verklaring geldt. De verklaring is afgegeven door de Belastingdienst en draagt een officieel kenmerk.
Let bij het beoordelen van de verklaring op de volgende punten:
- Naam en identificatienummer: De gegevens moeten exact overeenkomen met de opdrachtnemer waarmee je werkt.
- Datum van afgifte: De verklaring heeft een vaste geldigheidsduur; een oude verklaring biedt geen bescherming meer.
- Afzender: De verklaring moet afkomstig zijn van de Belastingdienst, niet van de opdrachtnemer zelf.
- Betalingsgedrag: De verklaring bevestigt dat er geen achterstallige loonheffingen of omzetbelasting openstaan.
Een verklaring die op een van deze punten afwijkt of onvolledig is, biedt je als opdrachtgever geen vrijwaring van inlenersaansprakelijkheid of ketenaansprakelijkheid.
Hoe lang is een WKA-verklaring geldig?
Een WKA-verklaring is doorgaans drie maanden geldig vanaf de datum van afgifte. Na het verstrijken van die periode biedt de verklaring geen bescherming meer en moet de opdrachtnemer een nieuwe verklaring opvragen bij de Belastingdienst.
Voor lopende samenwerkingen betekent dit dat je de geldigheid actief in de gaten houdt. Drie maanden gaat snel, zeker bij projecten die langer duren. Zet de vervaldatum in je agenda of vraag bij het sluiten van een contract meteen om een verklaring die zo recent mogelijk is afgegeven. Een verklaring die op de eerste dag van een project al twee maanden oud is, verloopt halverwege het project. Dat is een risico dat je wilt vermijden.
Hoe controleer je of een WKA-verklaring echt is?
Je controleert de echtheid van een WKA-verklaring door de gegevens op het document te vergelijken met de officiële informatie van de opdrachtnemer en door contact op te nemen met de Belastingdienst als je twijfelt. De Belastingdienst kan bevestigen of een verklaring daadwerkelijk is afgegeven voor de betreffende partij.
Praktische stappen om de geldigheid van een WKA-verklaring te controleren:
- Vergelijk de naam en het identificatienummer op de verklaring met de gegevens in het contract of de offerte van de opdrachtnemer.
- Controleer de datum van afgifte en bereken of de verklaring nog binnen de geldigheidstermijn van drie maanden valt.
- Beoordeel de opmaak en het kenmerk van het document. Een echte WKA-verklaring heeft een officieel briefhoofd en een kenmerk van de Belastingdienst.
- Neem bij twijfel contact op met de Belastingtelefoon Ondernemers om de verklaring te laten verifiëren.
Bewaar ook altijd een kopie van de ontvangen verklaring in je administratie. Mocht de Belastingdienst later vragen stellen over een samenwerking, dan kun je aantonen dat je op het moment van de opdracht over een geldige WKA-verklaring beschikte.
Wat zijn de risico’s als een WKA-verklaring niet klopt?
Als een WKA-verklaring niet geldig, verlopen of vervalst blijkt te zijn, loop je als opdrachtgever het risico aansprakelijk gesteld te worden voor de onbetaalde loonheffingen van de opdrachtnemer. Dit heet inlenersaansprakelijkheid of ketenaansprakelijkheid, afhankelijk van de constructie.
De Belastingdienst kan in zo’n geval de openstaande belastingschuld van de opdrachtnemer bij jou als opdrachtgever verhalen. Dat kan gaan om aanzienlijke bedragen, zeker als de samenwerking lang heeft geduurd of veel uren omvatte. De WKA-vrijwaring die een geldige verklaring biedt, vervalt zodra de verklaring verlopen is of achteraf ongeldig blijkt.
Naast het financiële risico is er ook een administratief risico: als je bij een boekenonderzoek geen geldige verklaring kunt overleggen, sta je als werkgever zwakker, ook als je te goeder trouw hebt gehandeld. Het ontbreken van documentatie maakt het moeilijker om aan te tonen dat je de nodige zorgvuldigheid hebt betracht.
Wanneer is het storten op een g-rekening verstandig naast de WKA-verklaring?
Storten op een g-rekening is verstandig als de opdrachtnemer geen geldige WKA-verklaring kan overleggen, als je twijfelt over de financiële situatie van de partij waarmee je werkt, of als de aard van de werkzaamheden een verhoogd risico op ketenaansprakelijkheid met zich meebrengt.
Een g-rekening (geblokkeerde rekening) is een rekening waarop je een deel van de factuurwaarde stort. Dat bedrag is uitsluitend bestemd voor de betaling van loonheffingen en omzetbelasting door de opdrachtnemer. Door op een g-rekening te storten, verlaag je je eigen aansprakelijkheid voor het gestorte bedrag, ook als de opdrachtnemer zijn belastingverplichtingen niet nakomt.
De combinatie van een geldige WKA-verklaring en storten op een g-rekening biedt de sterkste bescherming. Een WKA-verklaring bevestigt dat er op het moment van afgifte geen schulden zijn; een g-rekening beschermt je voor de periode na afgifte. In sectoren met een hoog personeelsverloop en complexe onderaannemingsconstructies, zoals de bouw of techniek, is het gebruik van beide instrumenten een verstandige keuze.
Hoe wij je helpen bij werkgeversrisico’s en personeelsadministratie
Als mkb-ondernemer heb je genoeg aan je hoofd zonder dat je ook nog de geldigheid van verklaringen, ketenaansprakelijkheid en administratieve verplichtingen moet bijhouden. Wij nemen die last van je over als externe HR-afdeling voor jouw bedrijf.
Wat wij voor je regelen:
- Volledige loonadministratie en contractbeheer voor jouw medewerkers
- Ondersteuning bij ziekteverzuim, pensioen en cao-verplichtingen
- Transparante kostenstructuur met één overzichtelijke factuur per maand
- Toegang tot een digitale app voor jou en je medewerkers, voor verlof, loonstroken en meer
- Lagere kosten dan traditionele payrolling, dankzij sectorvoordelen
Jouw personeel blijft gewoon op jouw loonlijst, zonder de financiële risico’s en administratieve rompslomp. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
