Een WKA-verklaring is doorgaans drie maanden geldig. Dat betekent dat je bij lopende samenwerkingen met onderaannemers elke drie maanden een nieuwe verklaring moet opvragen om je vrijwaring onder de Wet Ketenaansprakelijkheid te behouden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de WKA-verklaring, de geldigheid ervan en hoe je dit proces praktisch beheert.
Hoe lang is een WKA-verklaring geldig?
Een WKA-verklaring is drie maanden geldig vanaf de datum van afgifte door de Belastingdienst. Na die periode verliest de verklaring haar geldigheid en biedt ze je geen bescherming meer tegen aansprakelijkheid voor onbetaalde loonheffingen of btw van je onderaannemer. Je moet dus elk kwartaal opnieuw een verklaring opvragen als je de samenwerking voortzet.
De reden voor deze korte geldigheidsduur is dat de financiële situatie van een onderaannemer snel kan veranderen. De Belastingdienst wil daarmee voorkomen dat werkgevers jarenlang vertrouwen op een verouderd document terwijl de onderliggende situatie is verslechterd. Door de verklaring elke drie maanden te vernieuwen, heb je actueel inzicht in of de onderaannemer zijn fiscale verplichtingen nakomt.
Wat is het verschil tussen een WKA-verklaring en een vrijwaringsverklaring?
Een WKA-verklaring is een document van de Belastingdienst dat bevestigt dat een onderaannemer op dat moment geen openstaande belastingschulden heeft. Een vrijwaringsverklaring is een bredere term die in de praktijk vaak hetzelfde document aanduidt, maar soms ook verwijst naar een contractuele verklaring tussen partijen onderling. Het belangrijkste verschil zit in de herkomst: de WKA-verklaring komt altijd van de Belastingdienst.
In de context van de Wet Ketenaansprakelijkheid is de WKA-verklaring van de Belastingdienst de enige die je daadwerkelijk vrijwaart van aansprakelijkheid. Een contractuele verklaring die een onderaannemer zelf opstelt, biedt geen wettelijke bescherming. Zorg er dus altijd voor dat je de officiële verklaring opvraagt via de Belastingdienst en niet vertrouwt op een door de onderaannemer zelf aangeleverd document.
Wanneer moet je een nieuwe WKA-verklaring opvragen bij een onderaannemer?
Je moet een nieuwe WKA-verklaring opvragen zodra de vorige verklaring drie maanden oud is, of bij de start van elke nieuwe opdracht of elk nieuw project met een onderaannemer. Werk je doorlopend samen, dan vraag je de verklaring dus elk kwartaal opnieuw op. Begin je een eenmalig project, dan volstaat één verklaring voor de duur van dat project, mits die niet verloopt tijdens de uitvoering.
Praktisch gezien is het verstandig om een vaste datum in de agenda te zetten, bijvoorbeeld aan het begin van elk kwartaal, waarop je alle lopende WKA-verklaringen controleert. Zo voorkom je dat je ongemerkt werkt met een verlopen document. Bij nieuwe onderaannemers vraag je de verklaring altijd op voordat de samenwerking begint, niet achteraf.
Hoe vraag je een WKA-verklaring aan bij de Belastingdienst?
Een WKA-verklaring vraag je aan via de Belastingdienst, en dat kan op twee manieren: de onderaannemer vraagt de verklaring zelf op en stuurt deze naar jou door, of jij vraagt de verklaring op namens de onderaannemer met diens toestemming. De meest gebruikelijke route is dat de onderaannemer de verklaring aanvraagt via het beveiligde portaal van de Belastingdienst en jou het document verstrekt.
Het proces verloopt als volgt:
- De onderaannemer logt in op het portaal van de Belastingdienst (Mijn Belastingdienst Zakelijk).
- Hij vraagt een verklaring betalingsgedrag aan onder de WKA.
- De Belastingdienst beoordeelt of er openstaande schulden zijn voor loonheffingen en btw.
- Bij een positieve beoordeling ontvangt de onderaannemer de verklaring en stuurt deze naar jou door.
- Jij bewaart de verklaring in je administratie als bewijs van vrijwaring.
Bewaar de verklaring altijd in je administratie, ook na afloop van de samenwerking. Bij een belastingcontrole of geschil moet je kunnen aantonen dat je op het moment van betaling beschikte over een geldige verklaring.
Wat zijn de risico’s als je werkt met een verlopen WKA-verklaring?
Als je werkt met een verlopen WKA-verklaring, verlies je je vrijwaring onder de Wet Ketenaansprakelijkheid. Dat betekent dat jij als hoofdaannemer aansprakelijk kunt worden gesteld voor onbetaalde loonheffingen en btw van je onderaannemer, ook als jij zelf alles correct hebt betaald. De Belastingdienst kan in dat geval bij jou aankloppen voor de openstaande schulden van de onderaannemer.
De financiële gevolgen kunnen aanzienlijk zijn, zeker als je met meerdere onderaannemers werkt of grote projecten uitvoert. Naast de directe financiële schade kost het ook veel tijd en energie om een aansprakelijkheidsclaim te betwisten. Voorkomen is hier letterlijk beter dan genezen: een verlopen verklaring tijdig vernieuwen kost je een paar minuten, een aansprakelijkheidsclaim kan je maanden kosten.
Hoe houd je WKA-verklaringen van meerdere onderaannemers bij?
Bij meerdere onderaannemers houd je WKA-verklaringen het beste bij met een overzichtelijk registratiesysteem, bijvoorbeeld een eenvoudige spreadsheet of een HR-tool. Noteer per onderaannemer de naam, het BSN of KVK-nummer, de datum van afgifte van de verklaring en de vervaldatum. Stel automatische herinneringen in vier tot zes weken voor het verlopen van elke verklaring.
Nuttige elementen in je registratie:
- Naam en contactgegevens van de onderaannemer
- Datum van afgifte van de WKA-verklaring
- Vervaldatum (drie maanden na afgifte)
- Status: geldig, verlopen of in aanvraag
- Locatie van het opgeslagen document
Hoe meer onderaannemers je inzet, hoe belangrijker het is om dit proces te standaardiseren. Maak er een vaste procedure van binnen je bedrijfsvoering, zodat het niet afhankelijk is van de herinnering van één persoon maar structureel geborgd is.
Hoe wij je helpen met werkgeversverplichtingen zoals de WKA
De Wet Ketenaansprakelijkheid is één van de vele werkgeversverplichtingen waar je als mkb-ondernemer mee te maken krijgt. Wij nemen als externe HR-afdeling de administratieve last rondom personeels- en werkgeverszaken volledig uit handen, zodat jij je kunt richten op je werk. Bekijk onze HR-oplossingen voor mkb-ondernemers en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
Wat wij voor je regelen:
- Volledige loonadministratie en contractbeheer
- Begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie
- Ondersteuning bij cao-verplichtingen en subsidieaanvragen
- Overzicht via één heldere factuur per maand
- Toegang tot onze app voor jou en je medewerkers
Wij werken daarbij als kostenefficiënt alternatief voor payrolling: je personeel blijft op jouw loonlijst, je profiteert van lage sectorpremies en je betaalt geen dure payroll-opslagen. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat is het verschil tussen de cao schilders en de cao afbouw?
- Wat is het verschil tussen een bedrijfscao en een algemeen verbindende cao?
- Wat houdt loonadministratie uitbesteden allemaal in?
- Hoe regel ik personeelszaken voor mijn schildersbedrijf door HR uitbesteden?
- Hoe verwerk ik belastingaangiftes zonder eigen personeel door salarisadministratie uitbesteden?
