Payrollbureaus bieden een handige oplossing voor bedrijven die hun personeelsadministratie willen uitbesteden, maar de kosten kunnen snel oplopen wanneer werknemers ziek worden. Vooral bij langdurig ziekteverzuim komen er extra kosten bij kijken die je als ondernemer misschien niet verwacht. Deze onvoorziene uitgaven kunnen je personeelskosten flink doen stijgen.
In dit artikel leggen we uit hoe de ziektedrempel bij payrollbureaus werkt, welke extra kosten je kunt verwachten en hoe je deze onvoorspelbare uitgaven kunt vermijden. Door goed geïnformeerd te zijn over de financiële risico’s van payrolling kun je betere beslissingen nemen voor je bedrijf.
Wat is de ziektedrempel bij een payrollbureau?
De ziektedrempel bij een payrollbureau is het punt waarop jij als inlenende werkgever verantwoordelijk wordt voor de doorbetaling van het loon van zieke werknemers. Deze drempel ligt meestal tussen de 2 en 8 weken ziekte, afhankelijk van de afspraken in je contract met het payrollbureau.
Tot aan deze drempel draagt het payrollbureau de kosten van ziekteverzuim. Zodra een werknemer langer ziek is dan de afgesproken periode, schuiven de loonkosten door naar jou als opdrachtgever. Dit betekent dat je naast het uurtarief aan het payrollbureau ook het volledige loon van de zieke werknemer moet betalen.
De hoogte van de drempel verschilt per payrollbureau en hangt vaak af van de sector waarin je actief bent. In arbeidsintensieve sectoren zoals de bouw, waar het verzuimrisico hoger is, hanteren bureaus vaak een lagere drempel. Dit beschermt hen tegen financiële risico’s, maar verhoogt wel jouw kostenrisico als werkgever.
Welke extra kosten komen er bij kijken bij ziekte boven de drempel?
Bij ziekte boven de drempel betaal je het volledige brutoloon van de zieke werknemer, plus alle bijbehorende werkgeverslasten, zoals sociale verzekeringen en pensioenpremies. Dit kan betekenen dat je voor één zieke werknemer dubbele personeelskosten hebt: zowel het payrolluurtarief als de volledige loonkosten.
De extra kosten bestaan uit verschillende componenten. Je betaalt het brutoloon van de zieke werknemer, inclusief vakantiegeld en eventuele toeslagen. Daarbovenop komen de werkgeverslasten, zoals sociale verzekeringspremies, pensioenpremies en mogelijk ook kosten voor re-integratietrajecten.
In de praktijk kan dit betekenen dat je voor een zieke werknemer met een brutoloon van 3.000 euro per maand, inclusief werkgeverslasten, ongeveer 4.000 euro extra kwijt bent. Als je tegelijkertijd een vervanger via hetzelfde payrollbureau inhuurt, betaal je dus dubbel. Deze onvoorziene kosten kunnen vooral voor kleinere bedrijven een flinke financiële impact hebben.
Hoe kun je ziekteverzuim en bijbehorende kosten voorspellen?
Ziekteverzuim is moeilijk exact te voorspellen, maar je kunt wel inschatten welke risico’s je loopt door te kijken naar sectorgemiddelden, de aard van het werk en historische verzuimcijfers. Het landelijke ziekteverzuimpercentage ligt rond de 4%, maar in fysiek belastende sectoren kan dit oplopen tot 6-8%.
Voor een betere inschatting kun je verschillende factoren meenemen in je planning. Kijk naar het ziekteverzuimpercentage in jouw sector en houd rekening met seizoensinvloeden. In de winter is er meestal meer verzuim door griep en verkoudheid. Ook de leeftijdsopbouw van je personeel speelt een rol, omdat ouder personeel gemiddeld vaker en langer ziek is.
Een praktische manier om kosten in te schatten is door uit te gaan van het sectorgemiddelde verzuimpercentage en dit te vermenigvuldigen met je totale loonsom. Reken vervolgens uit hoeveel procent van dit verzuim langer duurt dan je drempel bij het payrollbureau. Voor de bouwsector met een drempel van 4 weken kun je er bijvoorbeeld van uitgaan dat ongeveer 30% van het verzuim langer duurt, wat betekent dat je voor ongeveer 2% van je totale loonsom extra kosten kunt verwachten.
Wat zijn de alternatieven voor payrolling om deze kosten te vermijden?
Het belangrijkste alternatief voor payrolling is het personeel rechtstreeks in dienst nemen, met ondersteuning van een externe HR-dienstverlener. Hierdoor vermijd je de hoge payrollopslagen en behoud je controle over het beheer van ziektekosten, terwijl je toch professionele ondersteuning krijgt bij de personeelsadministratie.
Bij rechtstreekse dienstverbanden kun je gebruikmaken van sectorvoordelen, zoals lagere sociale lasten en verzuimpremies. In plaats van de dure uitzendsectortarieven die bij payrolling gelden, profiteer je van de tarieven van je eigen sector. Dit scheelt vaak aanzienlijk in de totale personeelskosten.
Een andere optie is het afsluiten van een ziekteverzuimverzekering. Deze verzekering dekt de loonkosten bij langdurig verzuim en geeft je financiële zekerheid. De premie hiervoor is vaak lager dan de extra kosten die je bij payrolling betaalt voor ziekte boven de drempel.
Je kunt ook kiezen voor een hybride model waarbij je vaste medewerkers rechtstreeks in dienst neemt en alleen voor tijdelijke pieken gebruikmaakt van payrolling. Dit beperkt je risico, omdat je de meeste ziekteverzuimkosten zelf in de hand houdt, terwijl je toch flexibiliteit behoudt voor drukke periodes.
Hoe MijnWerkgever.nl helpt met payrollkosten beheersen
Wij bieden een kostenbewust alternatief voor traditionele payrolling waarmee je de onvoorspelbare ziekteverzuimkosten vermijdt. Door je personeel rechtstreeks in dienst te nemen met onze HR-ondersteuning, behoud je controle over je personeelskosten en profiteer je van sectorvoordelen in plaats van dure uitzendbureautarieven.
Onze HR-oplossingen en personeelsadministratie helpen je op verschillende manieren kosten te beheersen:
- Transparante kostenstructuur met één overzichtelijke factuur per periode
- Geen onverwachte extra kosten bij ziekteverzuim boven een drempel
- Profijt van lagere sociale lasten en verzuimpremies in jouw sector
- Volledige ondersteuning bij ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie
- Duidelijk uurtarief per medewerker zonder verborgen opslagen
Wil je weten hoeveel je kunt besparen ten opzichte van payrolling? Bereken direct je tarief door drie simpele vragen te beantwoorden of plan een kennismaking om je specifieke situatie te bespreken.
Gerelateerde artikelen
- Hoe zeg ik mijn payrollcontract op zonder risico voor mijn personeel?
- Hoe houd ik personeelskosten laag in de afbouwsector?
- Hoe zet ik timmerlieden op de loonlijst zonder dure uitzendsector?
- Hoe stap ik over van payrolling naar een goedkopere oplossing?
- Hoe zorg ik dat mijn personeelsconstructie altijd juridisch in orde is?