Als mkb-werkgever mag je maximaal drie tijdelijke contracten aanbieden aan één werknemer, binnen een periode van drie jaar. Bereik je één van deze grenzen, dan ontstaat automatisch een vast dienstverband. Dit geldt voor de meeste arbeidsrelaties in Nederland, al biedt de wet ruimte voor uitzonderingen en kunnen cao’s afwijkende regels stellen.
De regels rondom tijdelijke contracten zijn vastgelegd in de zogenoemde ketenregeling. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen die werkgevers hierover hebben, zodat je weet waar je aan toe bent.
Wat is de ketenregeling en welke limieten gelden er?
De ketenregeling is de wettelijke regeling die bepaalt hoeveel tijdelijke contracten je achter elkaar mag aanbieden aan een werknemer, en over welke periode. De twee limieten zijn: maximaal drie opeenvolgende tijdelijke contracten, en een maximale totale duur van drie jaar. Overschrijd je één van beide grenzen, dan geldt het contract automatisch als een vast contract.
Concreet betekent dit: je kunt een werknemer een eerste contract geven van bijvoorbeeld één jaar, daarna een tweede van één jaar, en daarna nog een derde. Zodra dat derde contract afloopt of de driejaarstermijn wordt bereikt, moet je kiezen: je biedt een vast contract aan, of het dienstverband eindigt.
De ketenregeling geldt voor alle tijdelijke arbeidscontracten, ongeacht de duur van de afzonderlijke contracten. Zelfs als elk contract maar een paar maanden duurt, tellen ze mee in de keten.
Wanneer telt een contract mee in de keten?
Een tijdelijk contract telt mee in de keten zodra er een opvolgend contract is met een tussenpoos van zes maanden of minder. Is de onderbreking langer dan zes maanden, dan begint de keten opnieuw. De tussenpoos wordt berekend van de laatste dag van het vorige contract tot de eerste dag van het nieuwe contract.
Belangrijk: ook contracten bij een andere werkgever kunnen meetellen als die werkgever als “opvolgend werkgever” wordt beschouwd. Dit is het geval wanneer de nieuwe werkgever dezelfde of vergelijkbare werkzaamheden laat uitvoeren en er een duidelijke band bestaat tussen beide werkgevers, bijvoorbeeld bij een overname of bedrijfsreorganisatie.
Kortom: het gaat niet alleen om de contracten bij jou als werkgever, maar ook om de bredere arbeidshistorie van de werknemer in vergelijkbare functies.
Wat zijn de uitzonderingen op de ketenregeling?
Er zijn situaties waarin de standaard ketenregeling niet of anders van toepassing is. De belangrijkste uitzonderingen zijn:
- Uitzendkrachten: voor uitzendovereenkomsten gelden afwijkende regels, waarbij de keten pas later begint te tellen.
- Jongeren onder de 18 jaar: voor werknemers die maximaal twaalf uur per week werken en jonger zijn dan achttien jaar, geldt de ketenregeling niet.
- Bestuurders van rechtspersonen: statutaire bestuurders van bijvoorbeeld een bv vallen buiten de ketenregeling.
- Cao-afwijkingen: via een cao kunnen andere termijnen worden afgesproken, zowel ruimer als beperkter dan de wettelijke norm.
- Invalkrachten in het onderwijs: voor invallers bij ziekte in het primair onderwijs geldt een tijdelijke uitzondering.
Het is als werkgever verstandig om altijd te controleren of er voor jouw sector een cao geldt met afwijkende regels, zodat je niet onbedoeld een vast contract creëert of juist de rechten van werknemers schendt.
Wat gebeurt er als je de ketenregeling overschrijdt?
Als je de limieten van de ketenregeling overschrijdt, verandert het tijdelijke contract automatisch in een vast contract. Dit gebeurt van rechtswege, wat betekent dat er geen tussenkomst van een rechter of andere instantie nodig is. De werknemer heeft direct recht op een vaste arbeidsovereenkomst.
De gevolgen zijn concreet en direct voelbaar:
- Je kunt de werknemer niet meer zomaar laten gaan aan het einde van een contractperiode.
- Ontslag vereist een geldige ontslaggrond en de juiste procedure via UWV of de kantonrechter.
- Je bent verplicht de werknemer een transitievergoeding te betalen bij ontslag, afhankelijk van de duur van het dienstverband.
Dit soort situaties ontstaat vaak onbewust, bijvoorbeeld doordat contracten worden verlengd zonder goed bij te houden hoeveel er al zijn afgesloten of hoe lang de totale duur al is. Goede contractadministratie is daarom geen luxe maar een praktische noodzaak.
Hoe verschilt de ketenregeling per cao?
Via een cao kunnen sociale partners afwijken van de wettelijke ketenregeling. Zo kan een cao de maximale duur verlengen van drie naar maximaal zes jaar, of het maximale aantal contracten verhogen van drie naar zes. Ook kunnen cao’s de tussenpoos aanpassen waarna de keten opnieuw begint.
In arbeidsintensieve sectoren zoals de bouw, het schildersbedrijf of de groenvoorziening zijn cao-afwijkingen vrij gebruikelijk. Dit heeft te maken met de aard van het werk: projectgebonden opdrachten, seizoensschommelingen en wisselende personeelsbehoefte maken meer flexibiliteit wenselijk.
Controleer altijd de cao die van toepassing is op jouw sector. Als je niet zeker weet welke cao voor jouw bedrijf geldt of wat de specifieke bepalingen zijn, is het slim om dit na te laten kijken. Een fout hierin kan grote gevolgen hebben voor je personeelsbeleid.
Wanneer is een vast contract verplicht?
Een vast contract is verplicht zodra de ketenregeling wordt bereikt: na drie tijdelijke contracten of na drie jaar (of de in de cao vastgelegde termijn). Bied je daarna nog een nieuw contract aan, dan is dat automatisch een contract voor onbepaalde tijd, ook als je dat niet expliciet zo hebt opgesteld.
Daarnaast zijn er situaties waarbij een rechter kan oordelen dat een werknemer recht heeft op een vast contract, ook als de ketenregeling formeel niet is overschreden. Dit speelt bijvoorbeeld als er sprake is van een constructie waarbij tijdelijke contracten worden gebruikt om de ketenregeling te omzeilen, of als de feitelijke arbeidsrelatie kenmerken heeft van een vast dienstverband.
Als werkgever doe je er goed aan om tijdig te beslissen: wil je de werknemer langer aan je binden, dan is een vast contract de logische stap. Wacht je te lang of verleng je onbewust een keer te veel, dan wordt die beslissing voor je gemaakt.
Hoe wij je helpen met contractbeheer en ketenregeling
De ketenregeling overschrijden doe je sneller dan je denkt, zeker als je meerdere medewerkers hebt met verschillende contractdata. Wij nemen dit bijhouden volledig uit handen als jouw externe HR-afdeling. Bekijk onze oplossingen voor personeelsbeheer en ontdek wat we concreet voor je doen:
- We bewaken de looptijd en het aantal contracten per medewerker actief
- We signaleren tijdig wanneer een contract afloopt of wanneer de wettelijke grens nadert
- We adviseren je over de juiste contractvorm, ook rekening houdend met de cao in jouw sector
- We stellen contracten op die juridisch correct zijn en aansluiten bij de regels die voor jouw bedrijf gelden
- We regelen de volledige salarisadministratie, zodat jij je kunt richten op je werk
Dit alles zonder de hoge kosten van payrolling. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak voor jouw personeelssituatie.
