Een verzuimprotocol is een schriftelijk document waarin je als werkgever vastlegt welke stappen er gevolgd worden wanneer een werknemer zich ziek meldt. Het beschrijft de spelregels rondom ziekmelden, contactmomenten, re-integratie en de verplichtingen van zowel werknemer als werkgever. Voor mkb-ondernemers is een goed verzuimprotocol een praktisch hulpmiddel om ziekteverzuim gestructureerd en juridisch correct aan te pakken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen en toepassen van een verzuimprotocol.
Wat moet er in een verzuimprotocol staan?
Een verzuimprotocol bevat minimaal de procedure voor ziekmelden, de contactmomenten tussen werkgever en werknemer tijdens verzuim, de rol van de bedrijfsarts, en de stappen richting re-integratie. Hoe concreter je dit vastlegt, hoe minder ruimte er bestaat voor misverstanden en hoe sterker je positie is als werkgever.
Een volledig verzuimprotocol bevat doorgaans de volgende onderdelen:
- Ziekmelding: hoe en wanneer meldt een werknemer zich ziek (bij wie, op welk tijdstip, via welk kanaal)?
- Eerste contactmoment: wanneer neemt de werkgever contact op en wat wordt er besproken?
- Voortgangsgesprekken: hoe vaak vinden er gesprekken plaats tijdens het verzuim?
- Bedrijfsarts of arbodienst: wanneer wordt een werknemer doorverwezen en wie organiseert dit?
- Re-integratieplan: welke stappen worden gezet om de werknemer weer aan het werk te krijgen?
- Verplichtingen van de werknemer: wat wordt er van de zieke werknemer verwacht, zoals beschikbaarheid voor gesprekken?
- Verplichtingen van de werkgever: denk aan loondoorbetaling en het inschakelen van een bedrijfsarts bij zes weken verzuim.
- Sancties: wat zijn de gevolgen als de werknemer zich niet aan het protocol houdt?
Door al deze elementen op te nemen, bouw je een document dat zowel praktisch als juridisch houdbaar is. Het geeft je medewerkers duidelijkheid en geeft jou als werkgever een stevige basis om op terug te vallen.
Ben je als werkgever verplicht een verzuimprotocol te hebben?
Er bestaat geen wettelijke verplichting om een verzuimprotocol op te stellen. Wel ben je als werkgever wettelijk verplicht om een aantal verzuimgerelateerde stappen te zetten, zoals het inschakelen van een bedrijfsarts en het opstellen van een re-integratiedossier. Een verzuimprotocol helpt je om die verplichtingen structureel na te komen.
De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat werkgevers actief bijdragen aan de re-integratie van zieke werknemers. Doe je dat onvoldoende, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen, wat betekent dat je het loon van de werknemer een jaar langer moet doorbetalen. Een goed ingericht ziekteverzuimprotocol helpt je om aan die verplichtingen te voldoen en dergelijke sancties te voorkomen.
Hoewel het protocol zelf niet verplicht is, is het in de praktijk onverstandig om er geen te hebben. Zonder protocol is het lastig om aan te tonen dat je als werkgever de juiste stappen hebt gezet. Bij een eventueel geschil of UWV-controle sta je dan zwakker. Voor mkb-bedrijven, waar HR-kennis vaak beperkt aanwezig is, is een helder protocol extra waardevol.
Hoe verschilt een verzuimprotocol van een verzuimbeleid?
Een verzuimprotocol beschrijft de concrete stappen die gevolgd worden bij een ziekmelding. Een verzuimbeleid is breder en omvat de visie, doelstellingen en aanpak van de organisatie rondom ziekteverzuim als geheel. Het protocol is een uitwerking van het beleid in de praktijk.
Je kunt het zo zien: het verzuimbeleid beantwoordt de vraag waarom en wat je als werkgever wilt bereiken op het gebied van verzuim. Wil je verzuim terugdringen? Hoe ga je om met langdurig verzuim? Welke rol speelt preventie? Dit zijn beleidsvragen.
Het verzuimprotocol beantwoordt de vraag hoe. Het is de praktische handleiding die beschrijft welke acties er worden ondernomen, door wie en wanneer. Een werknemer die zich ziek meldt, heeft niets aan een beleidsdocument vol doelstellingen. Die heeft behoefte aan duidelijke instructies: bij wie meld ik me, hoe laat, en wat wordt er van me verwacht?
Voor kleine bedrijven is het verstandig om beide te hebben, maar als je moet kiezen, begin dan met het protocol. Dat is het document dat je dagelijks nodig hebt.
Wat zijn de gevolgen als een werknemer het verzuimprotocol niet volgt?
Als een werknemer het verzuimprotocol niet naleeft, mag je als werkgever in bepaalde gevallen de loondoorbetaling opschorten of stopzetten. Voorwaarde is wel dat je de werknemer eerst schriftelijk hebt gewaarschuwd en dat het protocol aantoonbaar aan de werknemer bekend is gemaakt.
De wet biedt werkgevers een aantal instrumenten bij niet-naleving:
- Opschorting van loon: je betaalt tijdelijk geen loon totdat de werknemer zich alsnog aan het protocol houdt, bijvoorbeeld door contact op te nemen of de bedrijfsarts te bezoeken.
- Stopzetting van loon: dit is een zwaardere maatregel en mag alleen als er sprake is van verwijtbaar gedrag van de werknemer.
- Disciplinaire maatregelen: in ernstige gevallen, zoals herhaaldelijke weigering om mee te werken aan re-integratie, kan dit leiden tot ontslag op staande voet.
Belangrijk is dat je als werkgever altijd zorgvuldig te werk gaat. Je moet kunnen aantonen dat de werknemer het protocol kende, dat je een waarschuwing hebt gegeven en dat je de maatregel schriftelijk hebt vastgelegd. Zonder die documentatie loop je juridisch risico. Het is daarom verstandig om nieuwe medewerkers het verzuimprotocol te laten ondertekenen bij indiensttreding.
Hoe stel je een verzuimprotocol op voor een klein bedrijf?
Voor een klein bedrijf stel je een verzuimprotocol op door de belangrijkste stappen rondom ziekmelden en re-integratie concreet en begrijpelijk op te schrijven. Je hoeft geen juridisch document te produceren, maar het moet wel volledig, duidelijk en aantoonbaar gecommuniceerd zijn aan je medewerkers.
Volg deze stappen bij het verzuimprotocol opstellen:
- Bepaal de ziekmeldingsprocedure: Wanneer moet een werknemer zich melden, bij wie en hoe? Stel een duidelijke deadline in, zoals voor 8:00 uur op de eerste ziektedag.
- Leg contactmomenten vast: Beschrijf wanneer jij als werkgever contact opneemt, bijvoorbeeld na dag één, na een week en daarna wekelijks.
- Verwijs naar de bedrijfsarts: Geef aan dat je bij zes weken verzuim een probleemanalyse laat opstellen door een arbodienst.
- Beschrijf re-integratiestappen: Leg vast hoe je werkt aan terugkeer naar werk, inclusief de mogelijkheid van aangepast werk.
- Vermeld de gevolgen bij niet-naleving: Maak duidelijk wat er gebeurt als een werknemer zich niet aan het protocol houdt.
- Laat medewerkers tekenen: Zorg dat iedere werknemer het protocol ontvangt en voor akkoord ondertekent.
Voor sectoren zoals bouw, techniek of groenvoorziening is het extra belangrijk om rekening te houden met cao-afspraken die aanvullende verplichtingen kunnen bevatten rondom ziekteverzuim en loondoorbetaling. Controleer altijd of de toepasselijke cao specifieke eisen stelt aan je verzuimbeleid en hr-oplossingen voor mkb.
Hoe wij mkb-werkgevers ondersteunen bij verzuim
Als externe HR-afdeling voor mkb-ondernemers nemen wij de volledige verzuimadministratie uit handen. Van het opstellen van een verzuimprotocol tot het bewaken van re-integratieverplichtingen: wij zorgen dat je als werkgever altijd compliant bent en geen sancties riskeert.
Wat wij concreet voor je doen:
- Opstellen en implementeren van een verzuimprotocol dat past bij jouw sector en cao
- Bewaken van de stappen volgens de Wet verbetering poortwachter
- Ondersteuning bij contact met de bedrijfsarts en het UWV
- Bijhouden van het re-integratiedossier zodat jij niets over het hoofd ziet
- Digitale toegang via onze app voor jou en je medewerkers
Wij werken met een transparant all-in tarief per medewerker per gewerkt uur, zonder de hoge opslagen van traditionele payrolling. Zo profiteer je van professionele HR-ondersteuning zonder hoge kosten. Wil je weten hoe wij jouw bedrijf kunnen ontzorgen? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe vind je de juiste loonschaal voor een nieuwe medewerker?
- Wat zijn de verschillen tussen een payrollbureau en een werkgeversservice?
- Hoe zit het met subsidies als je HR uitbesteedt?
- Hoe werkt salarisadministratie uitbesteden in de praktijk?
- Hoe neem ik medewerkers over van een payrollbureau door loonadministratie uitbesteden?
