Veel mkb-ondernemers worstelen met de hoge kosten van payrolling en zoeken naar een goedkopere HR-oplossing. Payrolling kan tot 70% duurder zijn dan nodig door opslagen en uitzendsectortarieven. Gelukkig bestaan er betaalbare alternatieven die dezelfde voordelen bieden, zonder de financiële nadelen.
De overstap van payrolling naar een kosteneffectieve HR-oplossing vraagt om de juiste timing en aanpak. Door de verschillen te begrijpen en een doordachte overstap te maken, bespaar je aanzienlijk op personeelskosten, terwijl je alle administratieve zorgen uit handen geeft.
Wat is het verschil tussen payrolling en andere HR-oplossingen?
Bij payrolling komen je medewerkers juridisch in dienst bij een payrollbedrijf, terwijl bij andere HR-oplossingen je werknemers gewoon bij jouw bedrijf in dienst blijven. Het grootste verschil zit in de kostenstructuur en de juridische constructie.
Payrolling werkt met een omrekenfactor tussen 1,70 en 2,00 boven op het brutoloon. Dit betekent dat je voor elke euro brutoloon tot twee euro betaalt aan het payrollbedrijf. Deze hoge kosten ontstaan omdat payrollbedrijven in de uitzendsector vallen, met hogere premies en administratiekosten.
Alternatieve HR-oplossingen bieden volledige personeelsadministratie tegen een transparant uurtarief per medewerker. Je behoudt het directe werkgeverschap, waardoor je profiteert van lagere sectorpremies en geen uitzendsectoropslagen betaalt. Bovendien houd je volledige controle over je personeel en behoud je de persoonlijke band met je medewerkers.
Hoeveel geld bespaart u door over te stappen van payrolling?
Door over te stappen van payrolling naar een alternatieve HR-oplossing bespaar je gemiddeld 20-40% op je totale personeelskosten. Bij een medewerker met een brutoloon van € 3.000 kan dit € 600-1.200 per maand schelen.
De besparing ontstaat doordat je niet langer de dure uitzendsectortarieven betaalt die bij payrolling gelden. In plaats van een omrekenfactor van 1,70-2,00 betaal je een vast, transparant tarief per gewerkt uur. Dit tarief bevat alle HR-diensten, zonder verborgen kosten of opslagen.
Daarnaast profiteer je van sectorvoordelen, zoals lagere verzuimpremies en loonheffingsreducties die specifiek gelden voor jouw branche. Bij payrolling mis je deze voordelen omdat je medewerkers onder de uitzendsector vallen. Voor een bedrijf met vijf medewerkers kan de totale jaarbesparing oplopen tot € 30.000-50.000.
Wanneer is het juiste moment om over te stappen van payrolling?
Het beste moment om over te stappen van payrolling is aan het einde van een contractperiode of bij verlenging van je payrollovereenkomst. Dit voorkomt boeteclausules en maakt de overgang soepeler voor je administratie.
Overweeg een overstap wanneer je payrollkosten structureel te hoog zijn geworden of wanneer je meer controle wilt over je personeelsbeleid. Ook bij groeiplannen is het verstandig om te switchen, omdat de kostenvoordelen bij meer personeel exponentieel toenemen.
Let wel op de opzegtermijnen in je huidige payrollcontract. Deze variëren meestal tussen één en drie maanden. Plan de overstap ruim van tevoren in om naadloos van de ene naar de andere oplossing over te gaan. Bij contractverlenging heb je vaak een bedenktijd waarin je zonder kosten kunt overstappen.
Hoe verloopt de overstap van payrolling naar een andere HR-oplossing?
De overstap van payrolling verloopt in drie stappen: opzegging van het payrollcontract, overdracht van personeelsgegevens en het opstellen van nieuwe arbeidsovereenkomsten. Het hele proces duurt gemiddeld 4-6 weken.
Eerst zeg je je payrollcontract op volgens de contractuele opzegtermijn. Tegelijkertijd regel je de overdracht van alle personeelsdossiers, loongegevens en contractinformatie. Je nieuwe HR-partner helpt bij het verzamelen van de benodigde documenten.
Vervolgens worden nieuwe arbeidsovereenkomsten opgesteld waarin je medewerkers direct bij jouw bedrijf in dienst komen. Dit gebeurt meestal naadloos, zodat werknemers geen nadeel ondervinden. Hun arbeidsvoorwaarden blijven gelijk of verbeteren zelfs door betere secundaire arbeidsvoorwaarden.
Tot slot wordt de volledige personeelsadministratie overgezet naar het nieuwe systeem. Dit omvat salarisverwerking, verlofregistratie, ziekteverzuim en alle wettelijke aangiften. Je krijgt toegang tot een digitaal platform waar je alle personeelsgegevens kunt inzien en beheren.
Hoe MijnWerkgever.nl helpt bij het overstappen van payrolling
Wij begeleiden je volledig bij de overstap van payrolling naar onze kosteneffectieve HR-oplossing. Onze aanpak zorgt voor een naadloze overgang, zonder zorgen voor jou of je medewerkers.
- Volledige begeleiding bij het opzeggen van het payrollcontract en de documentoverdracht
- Opstellen van nieuwe arbeidsovereenkomsten met behoud van arbeidsvoorwaarden
- Overzetten van alle personeelsgegevens naar ons digitale platform
- Transparant uurtarief zonder verborgen kosten of uitzendsectoropslagen
- Directe toegang tot onze app voor urenregistratie en personeelsgegevens
Benieuwd hoeveel je kunt besparen door over te stappen? Bereken direct je nieuwe tarief per medewerker door drie simpele vragen te beantwoorden. Plan een vrijblijvende kennismaking om te ontdekken hoe wij jouw personeelsadministratie volledig uit handen nemen tegen een eerlijke prijs. Neem contact op voor meer informatie.
Gerelateerde artikelen
- Hoe bouw ik een vast team op als kleine aannemer zonder eigen HR?
- Hoe bespaar ik 10 tot 15 procent op personeelskosten in de bouw?
- Hoe voorkom ik juridische problemen bij het aannemen van bouwpersoneel?
- Hoe neem ik meer vakmensen aan zonder dat mijn personeelskosten exploderen?
- Wat is het verschil tussen personeelsadministratie en HR-outsourcing?