Een arbeidscontract opstellen als kleine werkgever doe je door een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen met daarin de verplichte wettelijke onderdelen: naam en adres van werkgever en werknemer, de functie, het salaris, de arbeidsduur, de ingangsdatum en de contractduur. Als mkb-werkgever ben je wettelijk verplicht een aantal zaken schriftelijk vast te leggen, ook al is een mondeling contract juridisch gezien geldig.
Voor kleine werkgevers zonder interne HR-afdeling is het opstellen van een correct arbeidscontract vaak een uitdaging. De wet stelt eisen, cao’s voegen daar regels aan toe en fouten kunnen achteraf grote gevolgen hebben. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van een arbeidscontract als kleine werkgever.
Wat moet er verplicht in een arbeidscontract staan?
Een arbeidscontract moet verplicht de volgende gegevens bevatten: de naam en vestigingsplaats van de werkgever, de naam en woonplaats van de werknemer, de functieomschrijving, het salaris en de betalingstermijn, de arbeidsduur per week of dag, de startdatum en de duur van het contract. Dit zijn de wettelijke minimumvereisten voor een geldige arbeidsovereenkomst in Nederland.
Naast deze basisgegevens zijn er aanvullende onderdelen die je als werkgever schriftelijk moet vastleggen zodra ze van toepassing zijn. Denk hierbij aan:
- De proeftijdafspraak (en de duur ervan)
- Een eventueel concurrentiebeding of relatiebeding
- De toepasselijke cao
- Afspraken over overwerk en toeslagen
- Vakantiedagen en verlofrechten
- Pensioenregeling, indien van toepassing
Hoe specifieker je het contract opstelt, hoe minder ruimte er is voor misverstanden. Voor mkb-werkgevers is het verstandig om niet alleen de wettelijke minimumvereisten op te nemen, maar ook praktische afspraken over zaken als ziekteverzuim, werktijden en onkostenvergoedingen. Dat voorkomt discussies achteraf.
Wat is het verschil tussen een tijdelijk en vast contract?
Een tijdelijk contract heeft een vaste einddatum of is gekoppeld aan een specifieke opdracht of periode. Een vast contract loopt voor onbepaalde tijd en biedt de werknemer meer zekerheid. Het belangrijkste verschil zit in de ontslagbescherming: bij een tijdelijk contract eindigt het dienstverband automatisch, bij een vast contract heb je als werkgever een geldige ontslagreden nodig.
In Nederland gelden voor tijdelijke contracten de regels van de ketenregeling. Die houdt in dat je maximaal drie tijdelijke contracten mag aanbieden binnen een periode van drie jaar. Daarna ontstaat er automatisch een vast dienstverband, tenzij er een tussenperiode van meer dan zes maanden zit tussen de contracten.
Als kleine werkgever is het verstandig om bewust na te denken over welk contracttype je aanbiedt. Een tijdelijk contract geeft je meer flexibiliteit, maar brengt ook administratieve verplichtingen met zich mee, zoals de aanzegverplichting. Bij een contract van zes maanden of langer moet je de werknemer minimaal één maand voor het aflopen van het contract schriftelijk informeren of je het contract verlengt of niet. Doe je dat niet op tijd, dan ben je een vergoeding verschuldigd.
Hoe lang mag een proeftijd duren in een arbeidscontract?
De maximale proeftijd in een arbeidscontract hangt af van de contractduur. Bij een tijdelijk contract korter dan zes maanden is een proeftijd niet toegestaan. Bij een tijdelijk contract van zes maanden tot twee jaar geldt een maximale proeftijd van één maand. Bij een vast contract of een tijdelijk contract van twee jaar of langer mag de proeftijd maximaal twee maanden bedragen.
Een proeftijd moet altijd schriftelijk worden vastgelegd in het contract. Een mondeling afgesproken proeftijd is niet geldig. Beide partijen, zowel werkgever als werknemer, mogen tijdens de proeftijd het dienstverband direct beëindigen zonder opgave van reden en zonder opzegtermijn.
Let op: als je een werknemer een tweede contract aanbiedt na een eerder dienstverband bij jou, mag je in principe geen nieuwe proeftijd opnemen voor hetzelfde soort werk. Dit is een veelgemaakte fout bij kleine werkgevers die niet altijd op de hoogte zijn van deze regel.
Moet je een arbeidscontract schriftelijk vastleggen?
Juridisch gezien is een mondeling arbeidscontract geldig in Nederland. Toch ben je als werkgever verplicht om bepaalde afspraken schriftelijk te bevestigen, zoals de proeftijd, een concurrentiebeding en de toepasselijke cao. Bovendien moet je de werknemer uiterlijk op de eerste werkdag een schriftelijke opgave geven van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden.
In de praktijk is een volledig schriftelijk arbeidscontract de enige verstandige keuze. Mondelinge afspraken zijn moeilijk te bewijzen en leiden bij conflicten vrijwel altijd tot discussies. Een schriftelijk contract beschermt zowel jou als werkgever als de werknemer, en maakt duidelijk wat er is afgesproken over salaris, werktijden, vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden.
Sinds 2022 gelden er aangescherpte informatieverplichtingen vanuit de Europese Transparantierichtlijn. Werkgevers zijn sindsdien verplicht om werknemers nog uitgebreider te informeren over hun arbeidsvoorwaarden, onder andere over de arbeidsplaats, de werktijden en de opleiding waar de werknemer recht op heeft. Voor kleine werkgevers betekent dit dat een standaardcontract uit een oud sjabloon mogelijk niet meer voldoet aan de huidige eisen.
Welke cao is van toepassing op jouw arbeidscontract?
Welke cao van toepassing is op jouw arbeidscontract hangt af van de sector waarin je actief bent. Als jouw bedrijf valt onder een algemeen verbindend verklaarde cao, ben je verplicht die cao toe te passen, ook als je geen lid bent van een werkgeversorganisatie. De cao bepaalt dan minimumafspraken over salaris, werktijden, vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden.
Voor mkb-werkgevers in arbeidsintensieve sectoren is de toepasselijke cao vaak bepalend voor een groot deel van de arbeidskosten. Denk aan de cao Bouw, de cao Schilders, de cao Groen of de cao Metaal en Techniek. Elke cao heeft zijn eigen specifieke regels, loonschalen en toeslagen. Het is als werkgever jouw verantwoordelijkheid om te weten welke cao op jou van toepassing is en die correct toe te passen in het arbeidscontract.
Weet je niet zeker welke cao voor jouw bedrijf geldt? Je kunt dit opzoeken via de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, of je laat je hierover informeren door een externe HR-partner voor mkb-werkgevers die jouw sector goed kent.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opstellen van een arbeidscontract?
De meest voorkomende fouten bij het opstellen van een arbeidscontract zijn: een ongeldige proeftijdclausule, een ontbrekende of onjuiste cao-verwijzing, een concurrentiebeding in een tijdelijk contract zonder schriftelijke motivering, en het vergeten van de aanzegverplichting. Elk van deze fouten kan leiden tot juridische problemen of financiële gevolgen voor de werkgever.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Gebruik van een verouderd contractsjabloon dat niet voldoet aan de huidige wetgeving
- Geen duidelijke omschrijving van de functie en taken
- Onduidelijke afspraken over overwerk of onregelmatigheidstoeslag
- Vergeten om de arbeidsomvang te specificeren bij een oproepcontract
- Een proeftijd opnemen in een contract korter dan zes maanden
- Geen schriftelijke bevestiging van een mondelinge afspraak
Voor kleine werkgevers is het risico op fouten groter omdat zij vaak zonder juridische of HR-kennis een contract opstellen. Een fout in het contract merkt de werkgever soms pas op op het moment dat een werknemer vertrekt of er een conflict ontstaat. Op dat moment zijn de gevolgen veel groter dan wanneer het contract vooraf goed was opgesteld.
Hoe wij je helpen met het opstellen van een arbeidscontract
Als kleine werkgever heb je genoeg andere zaken aan je hoofd. Het opstellen van een juridisch correct arbeidscontract is tijdrovend en vereist actuele kennis van de wet en de toepasselijke cao. Wij nemen dat volledig uit handen als jouw externe HR-afdeling.
Dit is wat wij concreet voor je regelen:
- Opstellen van correcte arbeidscontracten die voldoen aan de huidige wet- en regelgeving
- Toepassing van de juiste cao voor jouw sector
- Bewaking van contracttermijnen en aanzegverplichtingen
- Volledige loonadministratie en contractbeheer via één overzichtelijke factuur
- Digitale toegang voor jou en je medewerkers via onze app
We werken specifiek voor mkb-werkgevers in sectoren als de bouw, schilders, groenvoorziening en techniek. Jouw medewerkers blijven gewoon bij jou in dienst, zonder de hoge kosten van payrolling. Wil je weten hoe we jouw personeelsadministratie kunnen overnemen? Neem contact met ons op en we vertellen je wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen.
