Payrolling lijkt vaak een eenvoudige oplossing voor mkb-ondernemers die personeel willen aannemen zonder gedoe. Toch betaal je als werkgever vaak meer dan nodig voor deze dienstverlening. De vraag is dan ook: wanneer loont het om te stoppen met payrolling en over te stappen op een alternatief?
In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over payrollingkosten en laten we zien hoe je kunt berekenen of een andere vorm van personeelsadministratie financieel voordeliger uitpakt. We kijken naar de werkelijke kosten, alternatieven en het juiste moment om de overstap te maken.
Wat zijn de werkelijke kosten van payrolling voor mkb-bedrijven?
De werkelijke kosten van payrolling voor mkb-bedrijven liggen tussen de 1,70 en 2,00 keer het bruto-uurloon van je medewerkers. Dit betekent dat je voor elke euro bruto loon tussen de 70 cent en 1 euro extra betaalt aan payrollkosten.
Deze hoge kosten ontstaan doordat payrollbedrijven verschillende opslagen hanteren. Ten eerste vallen je medewerkers onder de Uitzend-cao, die hogere tarieven kent dan sectorspecifieke cao’s. Daarnaast rekenen payrollbedrijven een winstmarge, administratiekosten en vaak ook kosten voor verzuimdekking.
Voor een medewerker die 20 euro per uur verdient, betaal je dus tussen de 34 en 40 euro per uur all-in. Bij een fulltime dienstverband van 40 uur per week betekent dit jaarlijkse kosten tussen de 70.720 en 83.200 euro per medewerker.
Hoe bereken je of stoppen met payrolling financieel voordelig is?
Je berekent het financiële voordeel van stoppen met payrolling door je huidige all-in-uurtarief te vergelijken met de kosten van een alternatief. Verzamel hiervoor je payrollfacturen van de afgelopen maanden en deel het totaalbedrag door het aantal gewerkte uren.
Maak vervolgens een berekening van de kosten bij een alternatieve oplossing. Hierbij tel je op:
- Het bruto-uurloon volgens de sector-cao (vaak lager dan de Uitzend-cao)
- Werkgeverslasten (ongeveer 25-30% van het bruto loon)
- Kosten voor externe personeelsadministratie
- Eventuele verzuimverzekering
Het verschil tussen beide bedragen toont je potentiële besparing per uur. Bij een besparing van 5 euro per uur scheelt dit al 10.400 euro per jaar per fulltime medewerker.
Welke alternatieven bestaan er voor payrolling in Nederland?
De drie belangrijkste alternatieven voor payrolling in Nederland zijn eigen personeelsadministratie, HR-outsourcing en een tussenvorm waarbij je externe ondersteuning inhuurt voor specifieke taken. Elk alternatief heeft verschillende voor- en nadelen qua kosten en werkdruk.
Eigen personeelsadministratie
Bij eigen personeelsadministratie neem je alle HR-taken in eigen beheer. Dit betekent dat je zelf salarissen berekent, belastingaangiftes doet en ziekteverzuim beheert. De kosten zijn het laagst, maar je hebt wel kennis nodig van arbeidsrecht en belastingzaken.
Volledige HR-outsourcing
HR-outsourcing betekent dat een externe partij je complete personeelsadministratie overneemt, terwijl je medewerkers op jouw loonlijst blijven staan. Je profiteert van sector-cao-tarieven en lagere werkgeverslasten, zonder de administratieve rompslomp.
Hybride oplossingen
Sommige ondernemers kiezen voor een combinatie: de basis van de personeelsadministratie zelf doen en complexe zaken, zoals ziekteverzuim of juridische vraagstukken, uitbesteden aan specialisten.
Wanneer is het het juiste moment om te stoppen met payrolling?
Het juiste moment om te stoppen met payrolling is wanneer je meer dan 30% kunt besparen op je huidige personeelskosten en je minimaal 3 medewerkers hebt. Bij kleinere teams wegen de overstapkosten vaak niet op tegen de besparing.
Overweeg de overstap vooral in deze situaties:
- Je payrollkosten zijn hoger dan 1,80 keer het bruto-uurloon
- Je hebt stabiel personeel dat langer dan een jaar bij je werkt
- Je wilt meer controle over arbeidsvoorwaarden en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Je merkt dat de Uitzend-cao duurder uitvalt dan je sector-cao
Let wel op contractuele opzegtermijnen bij je huidige payrollpartij. Meestal geldt een opzegtermijn van 1 tot 3 maanden. Plan de overstap daarom tijdig en zorg dat alle administratie goed wordt overgedragen.
Hoe MijnWerkgever.nl helpt met stoppen met payrolling
Wij maken stoppen met payrolling eenvoudig en kostenbesparend voor mkb-ondernemers. Als externe HR-afdeling nemen we alle personeelsadministratie uit je handen, terwijl je medewerkers op jouw loonlijst blijven staan.
Zo ondersteunen we jouw overstap:
- Complete ontzorging: van het opzeggen van het payrollcontract tot een startklare personeelsadministratie
- Lagere kosten door sector-cao-tarieven in plaats van de dure Uitzend-cao
- Volledige verzuimdekking via onze mkb-verzuimverzekering
- Transparante facturatie met één overzichtelijk uurtarief per medewerker
- Digitale tools, zodat jij en je medewerkers altijd inzicht hebben
Wil je weten hoeveel je kunt besparen door te stoppen met payrolling? Bereken direct je nieuwe uurtarief via onze HR-outsourcing oplossingen of plan een vrijblijvend gesprek om je situatie door te nemen via ons contact formulier.
Gerelateerde artikelen
- Hoe neem ik hoveniers aan zonder hoge payrollkosten?
- Hoe zet ik mijn personeel op de loonlijst zonder zelf werkgever te worden?
- Wat zijn de voordelen van verloning voor mkb-bedrijven?
- Hoe zorg ik voor een geldige WKA-verklaring als aannemer?
- Hoe regel ik de overstap van payrolling zonder gedoe voor mijn vakmensen?