Eigen werkgeverschap is in de meeste gevallen goedkoper dan payrolling. Het verschil zit in de kostenstructuur: bij payrolling betaal je een opslag die gebaseerd is op uitzendsectortarieven, terwijl je bij eigen werkgeverschap profiteert van de lagere loonheffingen en premies die gelden voor jouw eigen sector. Voor mkb-ondernemers in arbeidsintensieve branches kan dat verschil per medewerker flink oplopen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit waar die kostenverschillen vandaan komen en hoe je bepaalt welk model het beste past bij jouw situatie.
Wat zijn de werkelijke kosten van payrolling?
Bij payrolling betaal je een zogenaamde omrekenfactor over het brutoloon van je medewerker. In Nederland ligt die factor bij reguliere payrollbedrijven vaak tussen de 1,70 en 2,00. Dat betekent dat je voor een medewerker met een brutoloon van €2.500 per maand al snel €4.250 tot €5.000 per maand betaalt. Die opslag dekt de kosten van het payrollbedrijf, maar ook de premies die gelden voor de uitzendsector.
En dat laatste is precies waar de hoge kosten vandaan komen. Payrollbedrijven vallen juridisch gezien onder de uitzendsector, en die sector kent relatief hoge sociale premies en werkgeverslasten. Je betaalt dus niet alleen voor de administratieve dienstverlening, maar ook voor de dure sectorindeling van het payrollbedrijf zelf. Bovendien rekenen veel payrollbedrijven extra kosten voor zaken als ziekteverzuimbegeleiding, contractbeheer of het aanvragen van subsidies, terwijl die diensten bij eigen werkgeverschap vaak al inbegrepen zijn.
Hoe werkt eigen werkgeverschap en wat kost het?
Bij eigen werkgeverschap blijven je medewerkers juridisch op jouw loonlijst staan. Je schakelt een externe partij in die de volledige salarisadministratie, contracten, verzuimbegeleiding en andere HR-taken voor je uitvoert, maar jij blijft formeel de werkgever. Daardoor profiteer je van de loonheffingen en premies die gelden voor jouw eigen sector, in plaats van de uitzendsectortarieven van een payrollbedrijf.
De kosten van eigen werkgeverschap zijn doorgaans opgebouwd als een all-in tarief per medewerker per gewerkt uur, of als een vaste maandelijkse fee. Wat je betaalt, dekt de loonadministratie, contractbeheer, verzuimondersteuning en digitale tools. Omdat je als werkgever in je eigen sector bent ingedeeld, zijn de loonheffingen en premies lager dan bij payrolling. Dat maakt eigen werkgeverschap voor veel mkb-bedrijven een aantrekkelijkere optie, zeker als je personeel in dienst hebt in sectoren zoals bouw, techniek, groenvoorziening of schoonmaak.
Wat is het verschil tussen eigen werkgeverschap en payrolling?
Het belangrijkste verschil tussen eigen werkgeverschap en payrolling is het juridisch werkgeverschap. Bij payrolling draagt het payrollbedrijf het formele werkgeverschap over van jou naar zichzelf. Bij eigen werkgeverschap blijf jij de juridische werkgever en schakel je alleen een externe partij in voor de administratieve uitvoering. Dat verschil heeft directe gevolgen voor de kosten, de risicoverdeling en de arbeidsrelatie met je medewerkers.
- Juridisch werkgeverschap: bij eigen werkgeverschap blijf jij werkgever, bij payrolling wordt het payrollbedrijf de formele werkgever.
- Sectorindeling: bij eigen werkgeverschap gelden de premies van jouw eigen sector, bij payrolling de hogere uitzendsectortarieven.
- Kosten: eigen werkgeverschap is doorgaans goedkoper, omdat de omrekenfactor lager uitvalt.
- Controle: bij eigen werkgeverschap houd je meer directe zeggenschap over je medewerkers en hun arbeidsvoorwaarden.
- Risico: bij payrolling draagt het payrollbedrijf bepaalde werkgeversrisico’s, maar dat voordeel weegt voor veel mkb-bedrijven niet op tegen de hogere kosten.
Voor mkb-ondernemers die hun personeel willen behouden en kosten willen beheersen, biedt eigen werkgeverschap dus meer controle tegen lagere kosten. Payrolling biedt meer afstand tot het werkgeverschap, maar dat gaat gepaard met een fors hogere factuur.
Waarom is eigen werkgeverschap vaak goedkoper dan payrolling?
Eigen werkgeverschap is goedkoper dan payrolling omdat je als werkgever gebruikmaakt van de loonheffingen en premies die gelden voor jouw eigen sector. Payrollbedrijven vallen onder de uitzendsector, en die sector kent hogere werkgeverslasten. Dat verschil in sectorindeling vertaalt zich direct in een lagere omrekenfactor en dus lagere totale personeelskosten.
Daarnaast zijn de diensten bij eigen werkgeverschap vaak transparanter geprijsd. Je betaalt een all-in tarief voor de HR-administratie, zonder verborgen opslagen voor extra diensten. Bij payrolling komen kosten voor verzuimbegeleiding, subsidieaanvragen of contractwijzigingen er regelmatig bovenop. Eigen werkgeverschap bundelt die diensten vaker in één overzichtelijk tarief, wat het makkelijker maakt om je personeelskosten te plannen en te bewaken.
Tot slot speelt schaalgrootte een rol. Veel externe HR-partners werken met sectorspecifieke kennis en zijn ingericht op branches zoals bouw, techniek of groenvoorziening. Daardoor kunnen zij efficiënter werken en profiteren van specifieke sectorvoordelen, zoals lage verzuimpremies of gunstige cao-afspraken, die ze doorgeven aan hun klanten. Bekijk onze eigen werkgeverschap en HR-oplossingen voor mkb voor een overzicht van wat wij bieden.
Wanneer is payrolling toch de betere keuze?
Payrolling kan de betere keuze zijn als je als ondernemer tijdelijk personeel wilt inzetten zonder enig werkgeversrisico te willen dragen, of als je medewerkers wilt uitproberen voordat je ze een vast contract aanbiedt. In die situaties biedt het formeel overdragen van het werkgeverschap aan een payrollbedrijf een duidelijk voordeel: jij bent juridisch niet verantwoordelijk als werkgever.
Payrolling kan ook zinvol zijn als je snel wilt opschalen zonder tijd te investeren in contracten, cao-kennis of administratieve inrichting. Voor projectmatig werk of kortlopende opdrachten waarbij je flexibiliteit belangrijker vindt dan kostenbesparing, kan de hogere omrekenfactor acceptabel zijn.
Maar voor de meeste mkb-ondernemers met structureel personeel geldt: de hogere kosten van payrolling wegen niet op tegen de beperkte extra voordelen. Zodra medewerkers langer dan een paar maanden in dienst zijn, wordt eigen werkgeverschap financieel aantrekkelijker.
Hoe bereken je welk model het goedkoopst is voor jouw situatie?
Om te bepalen of eigen werkgeverschap of payrolling goedkoper is voor jouw bedrijf, vergelijk je de totale werkgeverskosten per medewerker per maand. Neem het brutoloon als uitgangspunt en bereken de omrekenfactor die elk model toepast. Tel daarna eventuele extra kosten op, zoals verzuimbegeleiding, contractbeheer of subsidieaanvragen, die bij het ene model inbegrepen zijn en bij het andere niet.
- Bepaal het brutoloon van je medewerker(s) per maand of per uur.
- Vraag de omrekenfactor op bij het payrollbedrijf en vergelijk die met de all-in tarieven van een externe HR-partner.
- Inventariseer bijkomende kosten zoals verzuimverzekering, pensioenopbouw en administratiekosten die mogelijk apart in rekening worden gebracht.
- Houd rekening met sectorpremies: vraag na welke sectorindeling van toepassing is en wat dat betekent voor de werkgeverslasten.
- Bereken het totaal op jaarbasis, zodat kleine maandelijkse verschillen duidelijk zichtbaar worden.
Voor veel mkb-bedrijven in arbeidsintensieve sectoren resulteert die berekening in een duidelijke uitkomst: eigen werkgeverschap is structureel goedkoper, zeker als je meerdere medewerkers in dienst hebt.
Hoe wij helpen met eigen werkgeverschap als alternatief voor payrolling
Wij zijn de externe HR-afdeling voor mkb-ondernemers die professionele personeelsondersteuning willen zonder de hoge kosten van payrolling. Als externe HR-partner ondersteunen wij organisaties bij hun werkgeverschap en HR-processen, terwijl jij werkgever blijft en profiteert van de loonheffingen en premies van jouw eigen sector.
Wat wij voor je regelen:
- Volledige loonadministratie en salarisverwerking
- Contractbeheer en cao-compliance
- Begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie
- Ondersteuning bij subsidieaanvragen
- Digitale app voor werkgevers en medewerkers, met toegang tot loonstroken, verlofaanvragen en personeelsgegevens
- Één overzichtelijke factuur, zonder verborgen opslagen
We werken specifiek voor branches zoals bouw, afbouw, techniek, klein-metaal, groenvoorziening en schoonmaak, precies de sectoren waar kostenbeheersing en cao-kennis het meeste verschil maken. Wil je weten hoeveel jij kunt besparen ten opzichte van je huidige payrollconstructie? Neem contact op voor een vrijblijvende berekening op maat.
