Wat gebeurt er als je de ketenregeling overschrijdt?

Als je de ketenregeling overschrijdt, heeft je werknemer automatisch recht op een vast contract. Dat betekent dat een tijdelijk contract van rechtswege wordt omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, ook als je dat als werkgever niet had bedoeld. De ketenregeling stelt grenzen aan het aantal tijdelijke contracten en de totale duur ervan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat er precies gebeurt als je die grenzen overschrijdt en hoe je dat voorkomt.

Wat zijn de gevolgen voor het arbeidscontract?

Als je de ketenregeling overschrijdt, verandert het tijdelijke contract automatisch in een vast contract. Dit gebeurt van rechtswege, dus zonder dat er een nieuwe overeenkomst getekend hoeft te worden. De werknemer heeft vanaf dat moment alle rechten die horen bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, inclusief ontslagbescherming.

De ketenregeling bepaalt dat je maximaal drie tijdelijke contracten mag sluiten binnen een periode van drie jaar. Overschrijd je die grens, dan geldt het volgende:

• Een vierde tijdelijk contract wordt automatisch een vast contract.
• Een tijdelijk contract dat de drie jaar overschrijdt, wordt op de dag van overschrijding een vast contract.
• Je kunt de werknemer niet zomaar meer ontslaan. Daarvoor heb je een geldige ontslaggrond nodig en moet je de juiste procedure volgen via het UWV of de kantonrechter.

Voor mkb-werkgevers is dit een belangrijk aandachtspunt. Een onbedoeld vast contract kan grote financiële en juridische gevolgen hebben, zeker als de werknemer niet meer past binnen je organisatie of als je bedrijfssituatie verandert.

Wanneer telt een onderbreking niet mee voor de ketenregeling?

Een onderbreking telt niet mee voor de ketenregeling als de periode tussen twee tijdelijke contracten korter is dan zes maanden. Pas bij een tussenpoos van meer dan zes maanden begint de keten opnieuw te tellen. Duurt de onderbreking zes maanden of korter, dan tellen de eerdere contracten gewoon mee.

Dit is een veelgemaakte fout onder werkgevers. Ze denken dat een korte pauze de teller reset, maar dat is niet zo. Alleen een echte onderbreking van meer dan zes maanden doorbreekt de keten. Bovendien kijkt de wet naar de feitelijke situatie. Constructies waarbij je een werknemer via een derde partij laat doorwerken terwijl er formeel een onderbreking is, kunnen door de rechter als een doorlopende keten worden beschouwd.

Let ook op dit: de ketenregeling geldt voor opvolgende arbeidsovereenkomsten, ook als die zijn gesloten bij verschillende werkgevers die redelijkerwijs als elkaars opvolger worden beschouwd. Neemt een werknemer dienst bij jou nadat hij hetzelfde werk deed bij een andere werkgever in dezelfde branche, dan kunnen die eerdere contracten meetellen.

Welke sectoren hebben afwijkende ketenregelingsregels?

Sommige sectoren mogen bij cao afwijken van de standaard ketenregeling. Dit kan zowel gunstiger als ongunstiger uitpakken voor werkgevers en werknemers. De afwijkingen moeten altijd in een cao zijn vastgelegd en gelden alleen voor de sectoren waarvoor die cao van toepassing is.

Mogelijke afwijkingen die in een cao kunnen worden opgenomen:

• Het maximale aantal tijdelijke contracten mag worden uitgebreid van drie naar zes.
• De maximale duur van de keten mag worden verlengd van drie naar vier jaar.
• De onderbrekingstermijn mag worden verkort van zes naar drie maanden, maar alleen in sectoren waar het werk van nature tijdelijk of seizoensgebonden is.

Sectoren zoals de bouw, de schoonmaak, de hovenierssector en de techniek, die ook tot de kernmarkten van MijnWerkgever.nl behoren, hebben allemaal eigen cao’s met specifieke afspraken. Het is belangrijk dat je als werkgever weet welke cao op jouw sector van toepassing is en welke afwijkende regels daarin staan. Gebruik je de verkeerde regels, dan loop je alsnog het risico op een onbedoeld vast contract.

Wat moet je doen als je de ketenregeling al hebt overschreden?

Als je de ketenregeling al hebt overschreden, is het eerste wat je moet doen de situatie erkennen en juridisch advies inwinnen. Het contract is op dat moment al automatisch omgezet naar een vast contract. Je kunt dat niet terugdraaien door simpelweg een nieuw tijdelijk contract aan te bieden.

Stap voor stap zijn dit je opties:

1. Bevestig de situatie schriftelijk. Stuur de werknemer een brief of e-mail waarin je erkent dat het contract voor onbepaalde tijd is. Dit voorkomt onduidelijkheid en mogelijke claims achteraf.
2. Bespreek de situatie met de werknemer. Wil je toch afscheid nemen van de werknemer, dan kun je proberen in goed overleg tot een beëindigingsovereenkomst (vaststellingsovereenkomst) te komen.
3. Volg de juiste ontslagprocedure als dat nodig is. Wil je de werknemer ontslaan en stemt hij of zij niet in met een vaststellingsovereenkomst, dan heb je een geldige ontslaggrond nodig. Afhankelijk van de reden loopt dit via het UWV of de kantonrechter.
4. Leer van de situatie. Zorg dat je contractbeheer beter inricht, zodat dit in de toekomst niet opnieuw gebeurt.

Wat je in ieder geval niet moet doen: de werknemer vertellen dat zijn contract gewoon afloopt terwijl dat juridisch niet meer het geval is. Dit kan leiden tot claims voor loon, schadevergoeding en een transitievergoeding.

Hoe voorkom je dat je de ketenregeling overschrijdt?

Je voorkomt overschrijding van de ketenregeling door een strak contractbeheer bij te houden. Dat betekent dat je voor elke werknemer bijhoudt hoeveel tijdelijke contracten er zijn gesloten, wat de startdatum van het eerste contract was en wanneer de drie jaar verlopen.

Praktische maatregelen om overschrijding te voorkomen:

• Gebruik een digitaal HR-systeem of personeelsadministratie die je automatisch waarschuwt als een contract bijna de limiet bereikt.
• Plan contractgesprekken ruim van tevoren in, zodat je bewust kunt kiezen voor verlenging, omzetting naar vast of beëindiging.
• Ken de cao die op jouw sector van toepassing is en weet welke afwijkende regels daarin staan.
• Houd rekening met opvolgend werkgeverschap als je iemand aanneemt die eerder hetzelfde werk deed bij een andere werkgever.
• Leg alle afspraken rondom tijdelijke contracten schriftelijk vast en bewaar deze zorgvuldig.

Een goed contractbeheer kost tijd, maar voorkomt kostbare fouten. Zeker voor mkb-werkgevers zonder interne HR-afdeling is dit lastig om zelfstandig bij te houden.

Hoe wij je helpen met de ketenregeling

Als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers nemen wij het contractbeheer volledig uit handen. Zo loop je geen risico op onbedoelde vaste contracten door een gemiste deadline of een verkeerde berekening. Wat wij voor je doen:

• We bewaken de looptijd en het aantal tijdelijke contracten per medewerker.
• We informeren je tijdig als een contract bijna de grens van de ketenregeling bereikt.
• We adviseren je over de cao die op jouw sector van toepassing is en de bijbehorende afwijkende regels.
• We regelen de volledige personeelsadministratie, van contracten tot loonstroken, via één overzichtelijke factuur.
• Via onze app hebben jij en je medewerkers altijd toegang tot actuele personeelsgegevens.

Dit alles tegen een all-in tarief per medewerker per gewerkt uur, zonder de hoge opslagen van traditionele payrolling. Wil je weten wat onze hr-oplossingen voor werkgevers voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen

• Hoe lang mag je iemand op een tijdelijk contract houden?
• Hoe voorkom ik dat vakpersoneel vertrekt door HR uitbesteden in plaats van payrolling?
• Waarom stappen steeds meer bedrijven af van payrolling?
• Kan je als zzp-werkgever ook loonadministratie uitbesteden?
• Hoe zorg ik voor volledige dekking bij ziekte van mijn vakpersoneel?