Bijzonder verlof is betaald verlof dat een werknemer mag opnemen bij bijzondere persoonlijke omstandigheden, zoals een huwelijk, het overlijden van een familielid of de geboorte van een kind. Het verschilt van reguliere vakantiedagen omdat het gaat om situaties buiten de invloedsfeer van de werknemer. De exacte regels staan doorgaans in de cao of arbeidsovereenkomst. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over bijzonder verlof, zodat je als werkgever precies weet waar je aan toe bent.
Welke situaties geven recht op bijzonder verlof?
Bijzonder verlof geldt bij persoonlijke gebeurtenissen die een werknemer niet zelf kan plannen of vermijden. Denk aan het overlijden van een naaste, een huwelijk, de bevalling van een partner of een verhuizing. De wet noemt deze situaties niet allemaal expliciet, maar de cao of arbeidsovereenkomst regelt ze wel.
Veelvoorkomende situaties die recht geven op bijzonder verlof zijn:
- Overlijden van een partner, kind, ouder of naast familielid
- Huwelijk of geregistreerd partnerschap van de werknemer zelf
- Bevalling van de partner (aanvullend op het geboorteverlof)
- Huwelijk van een kind, broer, zus of ouder
- 25- of 40-jarig huwelijksjubileum van de werknemer of diens ouders
- Verhuizing naar een nieuwe woning
- Artsbezoek dat niet buiten werktijd kan plaatsvinden
De precieze lijst verschilt per cao en per bedrijf. Als werkgever is het verstandig om duidelijke afspraken vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wat wel en niet onder bijzonder verlof valt.
Hoeveel dagen bijzonder verlof heeft een werknemer recht op?
Het aantal dagen bijzonder verlof verschilt per situatie en per cao. Er is geen wettelijk vastgesteld minimumaantal voor de meeste situaties. Wel bepaalt de wet bij sommige vormen, zoals geboorteverlof, een minimum. Voor overige gevallen geldt wat de cao of arbeidsovereenkomst voorschrijft.
Als richtlijn hanteren veel cao’s de volgende aantallen:
- Overlijden partner of kind: 4 dagen
- Overlijden ouder, schoonouder of broer/zus: 2 tot 4 dagen
- Huwelijk van de werknemer zelf: 2 dagen
- Huwelijk van een kind of familielid: 1 dag
- Verhuizing: 1 dag (soms eenmaal per jaar)
- Artsbezoek: de benodigde tijd, inclusief reistijd
Controleer altijd de toepasselijke cao voor je sector. In de bouw, techniek of groenvoorziening kunnen de aantallen afwijken van de algemene richtlijnen hierboven.
Wat is het verschil tussen bijzonder verlof en calamiteitenverlof?
Bijzonder verlof is verlof bij voorzienbare of planbare persoonlijke gebeurtenissen, zoals een huwelijk of een begrafenis. Calamiteitenverlof is bedoeld voor acute, onvoorziene situaties die onmiddellijk ingrijpen vereisen, zoals een lekkende waterleiding of een plotseling ziek kind dat direct opgehaald moet worden.
Het onderscheid zit in twee aspecten:
- Voorzienbaarheid: bijzonder verlof is (deels) te plannen, calamiteitenverlof niet.
- Duur: calamiteitenverlof duurt zo kort als nodig is om de acute situatie op te lossen, bijzonder verlof heeft een vaste duur per situatie.
Calamiteitenverlof is wettelijk verankerd in artikel 4:1 van de Wet arbeid en zorg. De werknemer heeft recht op kortverzuimverlof voor een korte, naar billijkheid te berekenen tijd. Bijzonder verlof vloeit voort uit de cao of de arbeidsovereenkomst en kent vaak een vaste duur per situatie. Beide vormen zijn in principe betaald, maar de wettelijke basis en de toepasselijke regels verschillen.
Moet een werkgever bijzonder verlof altijd doorbetalen?
Ja, bijzonder verlof is in de meeste gevallen betaald verlof. Zolang de cao of arbeidsovereenkomst een situatie aanmerkt als bijzonder verlof, heeft de werknemer recht op doorbetaling van het loon over die dagen. De werkgever mag dit verlof niet aftrekken van de reguliere vakantiedagen.
Er zijn wel uitzonderingen. Als de cao geen specifieke regeling bevat voor een bepaalde situatie, heeft de werknemer niet automatisch recht op betaald bijzonder verlof voor die situatie. De werkgever en werknemer kunnen dan in onderling overleg een oplossing vinden, bijvoorbeeld door vakantiedagen in te zetten of onbetaald verlof te verlenen.
Als werkgever is het verstandig om nooit zomaar bijzonder verlof te weigeren zonder de cao of arbeidsovereenkomst te raadplegen. Doe je dat wel, dan loop je het risico op een conflict of zelfs een juridische procedure. Twijfel je over wat verplicht is in jouw situatie? Raadpleeg dan een HR-specialist of controleer de toepasselijke cao.
Hoe vraagt een werknemer bijzonder verlof aan?
Een werknemer vraagt bijzonder verlof aan door de werkgever zo snel mogelijk te informeren over de situatie en het gewenste verlof. Bij voorzienbare situaties, zoals een huwelijk, doet de werknemer dit bij voorkeur ruim van tevoren. Bij onverwachte situaties, zoals een overlijden, meldt de werknemer dit zodra dat mogelijk is.
Een goede aanvraagprocedure ziet er als volgt uit:
- Melding doen: de werknemer informeert de leidinggevende mondeling of schriftelijk over de situatie.
- Onderbouwing: de werkgever mag vragen om bewijs, zoals een overlijdensakte, trouwakte of verhuisbevestiging.
- Bevestiging: de werkgever bevestigt het verlof en de duur schriftelijk of via het personeelssysteem.
- Verwerking: het verlof wordt geregistreerd als bijzonder verlof, niet als vakantiedagen.
Als werkgever helpt het om een heldere procedure op te nemen in het personeelshandboek. Zo weten werknemers wat ze moeten doen en voorkom je discussies achteraf.
Wat als de cao geen regels heeft over bijzonder verlof?
Als de toepasselijke cao geen regels bevat over bijzonder verlof, geldt de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Is ook daarin niets geregeld, dan heeft de werknemer in de meeste situaties geen wettelijk afdwingbaar recht op betaald bijzonder verlof, behalve voor situaties die expliciet in de wet staan.
In de praktijk betekent dit dat werkgever en werknemer samen tot een oplossing moeten komen. Dat kan via:
- Het inzetten van reguliere vakantiedagen
- Onbetaald verlof in overleg
- Een interne beleidsregel die de werkgever opstelt
Het ontbreken van cao-regels is overigens een signaal om als werkgever zelf beleid te maken. Leg in het personeelshandboek vast welke situaties recht geven op bijzonder verlof en hoeveel dagen je per situatie toekent. Zo voorkom je onduidelijkheid en zorg je voor een eerlijk en transparant personeelsbeleid.
Hoe wij je helpen met bijzonder verlof en personeelsadministratie
Bijzonder verlof correct registreren en doorbetalen klinkt eenvoudig, maar in de praktijk levert het regelmatig vragen op. Welke cao geldt er? Hoeveel dagen zijn verplicht? En hoe verwerk je het verlof zonder dat het ten koste gaat van de vakantiedagen van je medewerker? Dat soort vragen kost tijd die je als mkb-ondernemer liever in je bedrijf steekt.
Wij nemen die administratieve last van je over als jouw externe HR-afdeling. Concreet betekent dat:
- Correcte toepassing van de cao-regels voor bijzonder verlof in jouw sector
- Automatische verwerking van verlofaanvragen via onze app, voor jou en je medewerkers
- Inzicht in verlofsaldi, loonstroken en personeelsgegevens op één plek
- Persoonlijk advies bij twijfelgevallen, zoals het ontbreken van cao-regels
- Lagere kosten dan traditionele payrolling, met één overzichtelijke factuur
Wil je weten wat onze oplossingen voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies en ontdek hoe je als werkgever volledig ontzorgd kunt worden op het gebied van personeelsadministratie.
Gerelateerde artikelen
- Hoe controleer je of een WKA-verklaring geldig is?
- Welke soorten eigen werkgeverschap zijn er?
- Hoe kan het uitbesteden van HR-administratieve diensten een kostenvoordeel opleveren voor een organisatie?
- Wat moet je regelen voordat je loonadministratie kunt uitbesteden?
- Hoe verwerk ik belastingaangiftes zonder eigen personeel door salarisadministratie uitbesteden?
