Personeelsdossiers moeten in Nederland over het algemeen twee jaar na uitdiensttreding bewaard worden, maar voor salarisgegevens en fiscale documenten geldt een langere termijn van zeven jaar. De exacte bewaartermijn hangt af van het type document: sommige gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht, andere onder arbeidsrechtelijke of privacywetgeving. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de bewaarplicht voor het personeelsdossier, zodat je als werkgever compliant blijft.
Welke documenten vallen onder een personeelsdossier?
Een personeelsdossier bevat alle documenten die betrekking hebben op de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer. Dit omvat documenten van voor de aanstelling tot en met het einde van het dienstverband, inclusief alles wat daartussen gebeurt.
Concreet gaat het om de volgende categorieën:
- Arbeidscontracten en eventuele aanpassingen of verlengingen
- Sollicitatieformulieren en correspondentie rondom indiensttreding
- Kopieën van identiteitsbewijzen (voor loonheffingskorting en identificatieplicht)
- Loonstroken, jaaropgaven en salarisafspraken
- Beoordelingsgesprekken en functioneringsverslagen
- Ziekteverzuimmeldingen en re-integratiedocumenten
- Waarschuwingen, disciplinaire maatregelen en correspondentie
- Ontslagdocumenten, vaststellingsovereenkomsten en uitdiensttredingsbrieven
- Opleidingen, certificaten en gevolgde cursussen
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen documenten die je verplicht moet bewaren en documenten die je mag bewaren. Zo mag je geen medische informatie in een personeelsdossier opslaan, tenzij de werknemer hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft of de wet dit vereist in het kader van re-integratie.
Hoe lang moeten salarisgegevens bewaard worden?
Salarisgegevens moeten minimaal zeven jaar bewaard worden. Dit vloeit voort uit de fiscale bewaarplicht die de Belastingdienst oplegt aan werkgevers. De salarisadministratie valt onder de financiële administratie van een bedrijf, en daarvoor geldt een bewaartermijn van zeven jaar na het einde van het boekjaar.
Tot de salarisadministratie die zeven jaar bewaard moet worden, behoren:
- Loonstroken en loonberekeningen
- Jaaropgaven
- Loonjournaalposten en loonbelastingaangiften
- Gegevens over vergoedingen, toeslagen en inhoudingen
- Pensioenopgaven en pensioenpremieberekeningen
Let op: voor stamgegevens van werknemers, zoals het BSN-nummer en de identiteitsbewijsgegevens die nodig zijn voor de loonheffing, geldt ook de fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Zorg er dus voor dat je deze gegevens niet te vroeg verwijdert, ook al is de werknemer al lang uit dienst.
Welke bewaartermijnen gelden er per type document?
De bewaartermijnen voor personeelsdossiers zijn niet voor alle documenten gelijk. Afhankelijk van het type document gelden er verschillende wettelijke termijnen, gebaseerd op arbeidsrecht, belastingwetgeving en privacywetgeving.
Hier een overzicht van de meest voorkomende documenten en hun bewaartermijnen:
- Salarisadministratie en fiscale documenten: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar na uitdiensttreding (Wet op de loonbelasting)
- Arbeidscontracten: 2 jaar na uitdiensttreding (aanbevolen, soms langer afhankelijk van geschilrisico)
- Ziekteverzuimgegevens: maximaal 2 jaar na herstel of uitdiensttreding
- Re-integratiedossier (UWV): 2 jaar na afronding van het re-integratietraject
- Beoordelingsgesprekken en functioneringsverslagen: 2 jaar na uitdiensttreding
- Ontslagdocumenten en vaststellingsovereenkomsten: minimaal 2 jaar, bij een juridisch geschil langer aan te raden
- Pensioenadministratie: 7 jaar
Als vuistregel geldt: bewaar documenten met een fiscale of financiële grondslag altijd zeven jaar. Voor overige personeelsdocumenten is twee jaar na uitdiensttreding de standaard, tenzij er een lopend geschil of juridische procedure speelt. In dat geval is het verstandig documenten langer te bewaren totdat de zaak is afgerond.
Wat zegt de AVG over het bewaren van personeelsdossiers?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor personeelsdossiers betekent dit dat je als werkgever een duidelijke grondslag moet hebben voor het bewaren van elk document, en dat je gegevens verwijdert zodra de bewaartermijn is verstreken.
De AVG heeft directe gevolgen voor hoe je met personeelsdossiers omgaat:
- Doelbinding: Gegevens mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een sollicitatiebrief van iemand die niet is aangenomen, mag je in principe niet langer dan vier weken bewaren, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor een langere bewaartermijn (maximaal één jaar).
- Dataminimalisatie: Je mag niet meer gegevens bewaren dan nodig. Medische diagnoses horen dus niet in een personeelsdossier thuis.
- Inzagerecht: Werknemers hebben het recht hun personeelsdossier in te zien en onjuiste gegevens te laten corrigeren.
- Beveiliging: Personeelsdossiers moeten beveiligd worden opgeslagen, zowel fysiek als digitaal. Toegang moet beperkt zijn tot bevoegde personen.
De AVG en de wettelijke bewaarplichten kunnen soms op gespannen voet staan. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar gaat voor op de AVG-verplichting om gegevens te verwijderen. Je bent dus verplicht salarisgegevens zeven jaar te bewaren, ook als een werknemer verzoekt zijn gegevens te laten verwijderen.
Wat moet er gebeuren met een dossier na uitdiensttreding?
Na uitdiensttreding hoef je het personeelsdossier niet direct te vernietigen, maar je mag het ook niet onbeperkt bewaren. De standaardaanpak is om het dossier te archiveren en per documenttype de van toepassing zijnde bewaartermijn te volgen, waarna je de gegevens actief verwijdert of vernietigt.
Een praktische aanpak na uitdiensttreding ziet er als volgt uit:
- Archiveer het dossier op een beveiligde locatie, gescheiden van de actieve personeelsdossiers.
- Markeer de uitdiensttredingsdatum duidelijk, zodat je bewaartermijnen kunt berekenen.
- Splits het dossier op basis van documenttype en bijbehorende bewaartermijn.
- Stel een verwijderkalender in zodat je op het juiste moment gegevens actief verwijdert of vernietigt.
- Vernietig documenten aantoonbaar, zeker als het gaat om gevoelige persoonsgegevens. Digitale bestanden verwijder je definitief; papieren documenten shred je.
Bewaar na uitdiensttreding in elk geval de salarisadministratie en fiscale documenten zeven jaar. Overige documenten kun je na twee jaar verwijderen, tenzij er een lopende juridische procedure is of de werknemer een claim heeft ingediend. In dat geval is het verstandig alle relevante documenten te bewaren totdat de zaak volledig is afgerond.
Wat zijn de gevolgen van het niet naleven van de bewaarplicht?
Het niet naleven van de bewaarplicht voor het personeelsdossier kan leiden tot boetes van de Belastingdienst of de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), afhankelijk van welke verplichting je schendt. Het te vroeg vernietigen van fiscale documenten kan resulteren in een naheffing of boete. Het te lang bewaren van persoonsgegevens zonder grondslag is een overtreding van de AVG.
De risico’s zijn concreet:
- Fiscale boetes: Als je bij een belastingcontrole de vereiste salarisadministratie niet kunt overleggen, kan de Belastingdienst een naheffing opleggen en een boete uitschrijven.
- AVG-boetes: De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij ernstige overtredingen boetes opleggen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet. Voor mkb-bedrijven zijn de boetes lager, maar ook een waarschuwing of last onder dwangsom kan grote impact hebben.
- Juridische kwetsbaarheid: Als je bij een arbeidsconflict geen documentatie meer hebt omdat je die te vroeg hebt vernietigd, sta je als werkgever juridisch zwak. Bewijs van gemaakte afspraken of disciplinaire maatregelen is dan niet meer beschikbaar.
- Reputatieschade: Een datalek of klacht van een werknemer bij de AP kan publiekelijk worden gemaakt, wat je reputatie als werkgever schaadt.
De bewaarplicht is dus een balanceeract: te kort bewaren brengt fiscale en juridische risico’s met zich mee, te lang bewaren schendt de privacy van je (ex-)medewerkers. Een gestructureerd archiveringssysteem met duidelijke verwijderkalenders helpt je om aan beide kanten compliant te blijven.
Hoe wij je helpen met de bewaarplicht personeelsdossier
Als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers nemen wij de volledige personeelsadministratie uit handen, inclusief het correct beheren en archiveren van personeelsdossiers. Zo hoef jij als ondernemer niet bij te houden welk document wanneer vernietigd moet worden of welke bewaartermijn voor welk type document geldt.
Wat we voor je regelen:
- Digitale opslag van personeelsdossiers via onze beveiligde app, toegankelijk voor jou en je medewerkers
- Automatisch bijhouden van bewaartermijnen per documenttype
- Compliant beheer van salarisadministratie en fiscale documenten conform de zevenjaarstermijn
- Ondersteuning bij ziekteverzuim, re-integratiedossiers en contractbeheer
- Eén overzichtelijke factuur voor alle HR-administratie, zonder de hoge kosten van traditionele payrolling
Wil je weten hoe wij jouw personeelsadministratie kunnen overnemen? Bekijk onze HR-oplossingen voor mkb-werkgevers en neem contact met ons op om te ontdekken wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe zit de beveiliging bij HR uitbesteden?
- Hoe zeg ik mijn payrollcontract op en stap ik over naar loonadministratie uitbesteden?
- Hoe zet ik personeel op de loonlijst zonder zelf werkgever te worden via salarisadministratie uitbesteden?
- Hoe neem ik vakpersoneel aan zonder financiële verrassingen door salarisadministratie uitbesteden?
- Hoe weet ik of stoppen met payrolling ook voor mij goedkoper uitpakt?
