Verzuim omvat alle situaties waarin een werknemer niet beschikbaar is voor werk, om welke reden dan ook. Dat gaat verder dan alleen ziek zijn: ook ongeoorloofd afwezig zijn, een arbeidsconflict of overspannenheid vallen eronder. Voor mkb-werkgevers is het belangrijk om de verschillende vormen te kennen, want de verplichtingen en aanpak verschillen per type. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over verzuim.
Wat is het verschil tussen verzuim en ziekteverzuim?
Verzuim is de overkoepelende term voor alle vormen van afwezigheid van een werknemer, ongeacht de oorzaak. Ziekteverzuim is daar een specifiek onderdeel van: het gaat uitsluitend om afwezigheid door ziekte of gezondheidsklachten. Alle ziekteverzuim is dus verzuim, maar niet al het verzuim is ziekteverzuim.
Het onderscheid is praktisch relevant. Bij ziekteverzuim gelden wettelijke verplichtingen rondom loondoorbetaling, re-integratie en de Wet verbetering poortwachter. Bij andere vormen van verzuim, zoals ongeoorloofd afwezig zijn of een arbeidsconflict, gelden andere regels. Als werkgever is het verstandig om beide categorieën apart bij te houden in je personeelsadministratie.
Welke soorten verzuim zijn er?
Er zijn meerdere soorten verzuim, elk met een eigen oorzaak en aanpak. De meest voorkomende vormen zijn ziekteverzuim, situationeel verzuim, frequent kortdurend verzuim en ongeoorloofd verzuim. Daarnaast bestaat er geoorloofd verzuim voor zaken als calamiteitenverlof of doktersbezoek.
- Ziekteverzuim: Afwezigheid door lichamelijke of psychische klachten. Dit is de meest bekende vorm.
- Situationeel verzuim: De werknemer is niet ziek, maar kan of wil door omstandigheden op het werk niet functioneren. Denk aan een conflict met een leidinggevende.
- Frequent kortdurend verzuim: Regelmatige korte ziekmeldingen die samen een patroon vormen. Dit kan wijzen op een onderliggende oorzaak.
- Ongeoorloofd verzuim: De werknemer verschijnt zonder geldige reden of toestemming niet op het werk.
- Geoorloofd verlof: Afwezigheid met een geldige reden die wettelijk of contractueel is vastgelegd, zoals zorgverlof of calamiteitenverlof.
Voor arbeidsintensieve sectoren zoals de bouw, groenvoorziening of schoonmaak is het herkennen van deze categorieën extra relevant. Het personeelsverloop en de fysieke belasting liggen hoger, waardoor verzuim sneller oploopt en de financiële impact groter is.
Valt burnout ook onder verzuim?
Ja, burnout valt onder verzuim, en specifiek onder ziekteverzuim. Een werknemer met een burnout is arbeidsongeschikt door psychische klachten en meldt zich ziek. Dit activeert de wettelijke verplichtingen rondom loondoorbetaling en re-integratie, net als bij lichamelijke klachten.
Burnout kent doorgaans een langere herstelperiode dan een fysieke blessure. Dat maakt het voor mkb-werkgevers een van de kostbaarste vormen van verzuim. De wet verplicht je als werkgever om samen met de werknemer en een bedrijfsarts een re-integratietraject op te zetten. Vroegtijdig signaleren van overbelasting, stress of werkdruk kan helpen om een volledige burnout te voorkomen.
Overspannenheid, werkstress en andere psychische klachten vallen in dezelfde categorie. Ze worden behandeld als ziekteverzuim, ook al is er geen lichamelijke aandoening.
Wat is situationeel verzuim en hoe herken je het?
Situationeel verzuim is afwezigheid waarbij de werknemer niet medisch ziek is, maar zich door omstandigheden op of rondom het werk niet in staat voelt te functioneren. Een arbeidsconflict, een onveilige werksituatie of een verstoorde werkrelatie zijn veelvoorkomende oorzaken. De werknemer meldt zich ziek, maar de oorzaak ligt in de werksituatie.
Het herkennen van situationeel verzuim is soms lastig, omdat het zich voordoet als een gewone ziekmelding. Een aantal signalen kan je helpen:
- De ziekmelding volgt direct op een conflict of een ingrijpende verandering op het werk
- De bedrijfsarts constateert geen medische oorzaak
- De werknemer geeft aan niet ziek te zijn, maar het werk niet te kunnen of willen hervatten
- Er is een patroon van meldingen rondom specifieke taken, collega’s of leidinggevenden
Bij situationeel verzuim is mediation of een gesprek met een neutrale derde vaak effectiever dan een re-integratietraject via de bedrijfsarts. Als werkgever heb je de verplichting om actief te zoeken naar een oplossing, ook als er geen sprake is van ziekte in medische zin.
Welke verplichtingen heeft een werkgever bij verzuim?
Bij ziekteverzuim heeft een werkgever in Nederland de plicht om het loon door te betalen, een re-integratietraject op te starten en de Wet verbetering poortwachter te volgen. Deze wet schrijft voor welke stappen je wanneer moet zetten, met als doel de werknemer zo snel mogelijk terug te laten keren naar werk.
De belangrijkste verplichtingen op een rij:
- Loondoorbetaling: Bij ziekte betaal je minimaal 70% van het loon door, gedurende maximaal twee jaar. Veel cao’s schrijven een hoger percentage voor.
- Ziekmelding bij de arbodienst: Je meldt de werknemer aan bij de bedrijfsarts of arbodienst.
- Probleemanalyse: Uiterlijk in week zes stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op.
- Plan van aanpak: In week acht stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op voor re-integratie.
- Eerstejaarsevaluatie: Na 52 weken evalueer je de voortgang en pas je het plan zo nodig aan.
- WIA-aanvraag: Na twee jaar ziekte vraagt de werknemer een WIA-uitkering aan bij het UWV.
Voldoe je niet aan deze verplichtingen, dan riskeer je een loonsanctie van het UWV. Dat betekent dat je het loon een derde jaar moet doorbetalen. Goede dossiervorming en tijdige actie zijn daarom geen luxe maar noodzaak.
Hoe bereken je het verzuimpercentage?
Het verzuimpercentage bereken je door het totale aantal verzuimde uren te delen door het totale aantal beschikbare arbeidsuren, en dat te vermenigvuldigen met 100. De formule is: (verzuimde uren / beschikbare arbeidsuren) x 100. Dit geeft je inzicht in hoe groot het verzuim is ten opzichte van de totale werkcapaciteit.
Een voorbeeld: als je tien medewerkers hebt die elk 1.800 uur per jaar beschikbaar zijn, is het totaal 18.000 uur. Als er in totaal 540 uur verzuimd is, is het verzuimpercentage 3%. Het landelijk gemiddelde in Nederland ligt rond de 5%, maar dit verschilt sterk per sector. In fysiek belastende sectoren zoals de bouw of groenvoorziening ligt het gemiddelde doorgaans hoger.
Naast het algemene verzuimpercentage is het nuttig om ook de verzuimfrequentie bij te houden: het gemiddeld aantal keer dat een medewerker zich per jaar ziekmeldt. Een hoge frequentie bij een laag percentage wijst op veel kortdurend verzuim, wat een ander soort aanpak vraagt dan langdurig verzuim.
Hoe wij je helpen bij verzuim als mkb-werkgever
Verzuim correct afhandelen kost tijd, vraagt actuele kennis van wet- en regelgeving en brengt financiële risico’s met zich mee. Als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers nemen wij die last van je over. Concreet doen wij het volgende voor je:
- Volledige begeleiding bij ziekmeldingen en re-integratietrajecten
- Correcte toepassing van de Wet verbetering poortwachter, zodat je geen loonsancties riskeert
- Bijhouden van verzuimregistratie en dossiervorming
- Ondersteuning bij cao-verplichtingen rondom loondoorbetaling
- Toegang tot onze app, zodat jij en je medewerkers altijd inzicht hebben in verzuim en verlof
- Lagere kosten dan payrolling voor mkb-werkgevers, dankzij sectorvoordelen en een transparant all-in tarief
Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen op het gebied van verzuimbeheer en personeelsadministratie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de voordelen van HR uitbesteden voor mkb-ondernemers?
- Hoe dek ik ziekteverzuim volledig af door HR uitbesteden in plaats van payrolling?
- Hoe bereken je de ROI van loonadministratie uitbesteden?
- Hoe krijg ik één overzichtelijk uurtarief per medewerker zonder verrassingen?
- Hoe krijg ik mijn personeelskosten omlaag zonder in te leveren op kwaliteit?
