Bij payrolling geldt in principe de cao van de inlener, niet die van de uitzend- of payrollsector. Dat heet de inlenersbeloning: payrollmedewerkers hebben wettelijk recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks bij jou in dienst zijn. Dit geldt voor loon, toeslagen, werktijden en vrijwel alle andere primaire arbeidsvoorwaarden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de cao-verplichting bij payrolling en wat dat in de praktijk voor jou als werkgever betekent.
Welke cao geldt voor payrollmedewerkers?
Voor payrollmedewerkers geldt de cao van de inlener, ook wel de inlenersbeloning genoemd. Dat betekent dat een payrollmedewerker recht heeft op dezelfde beloning als een werknemer die in dezelfde functie rechtstreeks bij jou in dienst is. De payroll-cao speelt daarin een beperkte rol: die geldt alleen voor arbeidsvoorwaarden die de sector-cao niet dekt.
De inlenersbeloning omvat in elk geval:
- Het geldende functieloon of minimumloon op basis van de cao van de inlener
- Toeslagen voor overwerk, ploegendienst of onregelmatige uren
- Initiële loonsverhogingen die in de cao zijn vastgelegd
- Kostenvergoedingen zoals reiskosten
- Periodieken die bij de functie horen
In de praktijk betekent dit dat een schilder die via payrolling werkt, recht heeft op de arbeidsvoorwaarden uit de cao voor het Schilders-, Afwerkings- en Glaszetbedrijf, net zoals zijn collega die direct bij jou op de loonlijst staat.
Wat veranderde er door de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA), die in 2026 verder wordt ingevoerd, verplicht uitzendbureaus en payrollbedrijven om een toelating te hebben van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Zonder die toelating mogen zij geen arbeidskrachten meer ter beschikking stellen. Dit vergroot de druk op naleving van de inlenersbeloning en de cao-verplichtingen aanzienlijk.
Wat verandert er concreet voor werkgevers die gebruikmaken van payrolling?
- Je bent verplicht om uitsluitend samen te werken met gecertificeerde payrollbedrijven
- Niet-gecertificeerde aanbieders zijn verboden, ook voor werkgevers die inlenen
- Handhaving wordt strenger, met boetes voor zowel de payroller als de inlener
- Transparantie over de toegepaste cao en inlenersbeloning wordt een formele eis
De wet is bedoeld om schijnconstructies en onderbetaling aan te pakken. Voor jou als mkb-ondernemer betekent dit dat de administratieve verantwoordelijkheid rondom payrolling zwaarder wordt, niet lichter.
Wat is het verschil tussen de payroll-cao en de sector-cao?
De payroll-cao is de cao die specifiek geldt voor het payrollbedrijf als werkgever. De sector-cao is de cao die hoort bij de branche waarin de medewerker feitelijk werkt. Bij payrolling prevaleert de sector-cao via de inlenersbeloning: de arbeidsvoorwaarden van de sector gaan voor op die van de payroll-cao.
Zo werkt het onderscheid in de praktijk:
- Sector-cao (inlenersbeloning): bepaalt het loon, de toeslagen en de primaire arbeidsvoorwaarden. Dit is het uitgangspunt voor elke payrollmedewerker.
- Payroll-cao: vult aan waar de sector-cao niets over zegt, bijvoorbeeld over pensioenopbouw via de payroller of bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden.
De payroll-cao biedt dus geen alternatief voor de sector-cao. Je kunt als werkgever niet via een payrollconstructie lagere arbeidsvoorwaarden afspreken dan die uit de sector-cao voortvloeien. Dat is precies waar de inlenersbeloning voor bedoeld is.
Wat zijn de risico’s als de verkeerde cao wordt toegepast?
Als de verkeerde cao wordt toegepast bij payrolling, loop je als inlener het risico op naheffingen, claims van medewerkers en boetes van de inspectie. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij het payrollbedrijf: ook jij als werkgever die inleent, kunt aansprakelijk worden gesteld als blijkt dat medewerkers te weinig hebben ontvangen.
De meest voorkomende risico’s zijn:
- Loonvorderingen: medewerkers kunnen met terugwerkende kracht het verschil opeisen tussen wat zij ontvingen en waar zij recht op hadden
- Naheffingen loonheffing: de Belastingdienst kan bijheffingen opleggen als de loonkosten niet correct zijn berekend
- Boetes van de Nederlandse Arbeidsinspectie: bij geconstateerde onderbetaling of onjuiste cao-toepassing
- Reputatieschade: zeker in sectoren waar vakbonden actief zijn, kan een cao-overtreding snel breed bekend worden
In arbeidsintensieve sectoren zoals de bouw, techniek of groenvoorziening zijn cao-controles regelmatig. Het risico op een verkeerde toepassing is daar groter, juist omdat de cao-structuren complex zijn en regelmatig worden aangepast.
Is payrolling nog voordelig als de inlenersbeloning verplicht is?
De financiële aantrekkelijkheid van payrolling is door de verplichte inlenersbeloning sterk afgenomen. Vroeger konden payrollbedrijven goedkopere arbeidsvoorwaarden bieden dan de sector-cao voorschreef. Dat voordeel bestaat niet meer. Wat overblijft zijn de administratieve ontzorging en de flexibiliteit, maar die gaan gepaard met hogere kosten dan veel werkgevers verwachten.
Bij reguliere payrolling betaal je een omrekenfactor die in Nederland vaak tussen de 1,70 en 2,00 ligt. Dat betekent dat je per euro bruto loon tot twee keer zoveel betaalt aan de payroller. Die marge dekt de administratie, de werkgeverslasten en de winstmarge van de payroller. Met de inlenersbeloning als verplicht vertrekpunt wordt die marge moeilijker te rechtvaardigen.
Voordelen van payrolling die nog resten:
- Administratieve ontzorging voor werkgevers zonder eigen HR-afdeling
- Formeel werkgeverschap ligt bij de payroller, niet bij jou
Nadelen die zwaarder zijn gaan wegen:
- Hoge omrekenfactor door gebruik van uitzendsector-tarieven
- Minder directe controle over je medewerkers
- Toenemende administratieve verplichtingen door de WTTA
Wanneer is een alternatief voor payrolling verstandiger?
Een alternatief voor payrolling is verstandiger zodra je medewerkers structureel inzet, de cao-verplichtingen toch al voor jou gelden en je de hoge omrekenfactor wilt vermijden. Voor de meeste mkb-werkgevers in arbeidsintensieve sectoren is dat al vrij snel het geval.
Signalen dat je beter kunt overstappen:
- Je medewerkers werken langer dan een paar maanden voor je
- Je wilt meer grip op de arbeidsrelatie en de kosten
- De payrollkosten lopen op terwijl de toegevoegde waarde onduidelijk is
- Je wilt profiteren van sectorvoordelen in loonheffing en verzuimpremie
In die situaties is het verstandiger om medewerkers op je eigen loonlijst te zetten en de administratie uit te besteden aan een externe HR-partner. Zo behoud je de voordelen van professionele ondersteuning, zonder de hoge kosten van een payrollconstructie. Bekijk onze HR-oplossingen voor mkb-werkgevers als alternatief voor payrolling.
Hoe wij je helpen als alternatief voor payrolling
Wij zijn de externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers die professioneel werkgever willen zijn zonder een dure payrollconstructie. Je medewerkers blijven gewoon bij jou op de loonlijst, maar wij nemen alle administratie over. Concreet betekent dat:
- Volledige loonadministratie en contractbeheer, inclusief cao-toepassing die klopt
- Begeleiding bij ziekteverzuim, pensioen en subsidieaanvragen
- Lage sector loonheffing en lage verzuimpremie in plaats van dure uitzendsector-tarieven
- Een transparante factuur per medewerker per gewerkt uur, zonder verborgen opslagen
- Een app waarmee jij en je medewerkers altijd toegang hebben tot verlofaanvragen, loonstroken en personeelsgegevens
Wij werken voor werkgevers in de bouw, schildersbranche, klein-metaal, afbouw, hoveniers en meer. Wil je weten wat dit voor jouw situatie betekent? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw personeel en jouw sector.
Gerelateerde artikelen
- Hoe vermijd ik onverwachte kosten bij het aannemen van personeel door HR uitbesteden?
- Hoe zit het met subsidies als je HR uitbesteedt?
- Hoe bouw ik een vast team op als kleine aannemer door HR uitbesteden?
- Hoe zit het met loonheffingen als je salarisadministratie uitbesteedt?
- Hoe blijf ik compliant met wet- en regelgeving zonder eigen HR-afdeling?
