Roostervrije dagen zijn extra vrije dagen die een werknemer krijgt bovenop de wettelijke vakantiedagen, op basis van afspraken in een cao of arbeidsovereenkomst. Ze worden vaak aangeduid als RVD-verlof en zijn bedoeld om werknemers extra rust en herstel te geven, met name in fysiek belastende sectoren. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over roostervrije dagen, zodat je als werkgever precies weet waar je aan toe bent.
Wat is het verschil tussen roostervrije dagen en vakantiedagen?
Vakantiedagen zijn wettelijk verplicht: elke werknemer heeft recht op minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Roostervrije dagen zijn een aanvulling hierop, vastgelegd in een cao of arbeidscontract, en gelden niet als wettelijk verlof. Het belangrijkste verschil is de juridische grondslag: vakantiedagen zijn een wettelijk recht, roostervrije dagen zijn een contractuele afspraak.
In de praktijk voelen roostervrije dagen voor werknemers hetzelfde als vakantiedagen, maar in de salarisadministratie behandel je ze anders. Vakantiedagen vallen onder de wettelijke verlofregels, inclusief de verjaringstermijn van zes maanden voor wettelijke vakantiedagen. Roostervrije dagen kennen doorgaans een langere of afwijkende vervaltermijn, afhankelijk van wat er in de cao staat.
Een ander verschil zit in de opbouw. Vakantiedagen bouw je op over alle gewerkte uren. Roostervrije dagen worden vaak toegekend als een vast aantal per jaar of per periode, ongeacht het exacte aantal gewerkte uren. Dit maakt de administratie voor roostervrije dagen soms eenvoudiger, maar vraagt wel om een aparte registratie.
Hoe worden roostervrije dagen opgebouwd?
Roostervrije dagen worden opgebouwd op basis van de afspraken in de toepasselijke cao of het arbeidscontract. In de meeste gevallen krijgt een werknemer aan het begin van een jaar of kwartaal een vast aantal roostervrije dagen toegekend. Soms worden ze per gewerkt uur opgebouwd, vergelijkbaar met vakantiedagen, maar dat verschilt per sector en cao.
In sectoren zoals de bouw of het schildersbedrijf werkt de opbouw vaak via een verlofspaarsysteem. De werknemer spaart uren op een verlofrekening, die hij vervolgens kan opnemen als roostervrije dag. In andere sectoren geldt een vaste toekenning per jaar, bijvoorbeeld tien of vijftien roostervrije dagen, die gelden voor iedereen die het hele jaar in dienst is.
Bij deeltijdwerkers worden roostervrije dagen doorgaans naar rato berekend. Werkt iemand vier dagen per week in plaats van vijf, dan heeft die werknemer recht op 80% van het aantal roostervrije dagen dat een voltijdwerker krijgt. Controleer altijd de specifieke cao voor de exacte berekeningswijze, want dit verschilt per sector.
Welke cao’s bevatten roostervrije dagen?
Roostervrije dagen komen voor in veel cao’s, met name in sectoren met fysiek zwaar werk. Bekende voorbeelden zijn de cao Bouw & Infra, de cao Schilders, de cao Metaal & Techniek en de cao Groenvoorziening. In al deze cao’s is RVD-verlof een standaard onderdeel van de arbeidsvoorwaarden.
De reden dat juist deze sectoren roostervrije dagen kennen, is historisch en praktisch. Het werk is fysiek belastend, en extra rustdagen helpen om ziekteverzuim te beperken en medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Roostervrije dagen zijn in die context niet alleen een arbeidsvoorwaarde, maar ook een instrument voor duurzame inzetbaarheid.
Het aantal roostervrije dagen verschilt per cao. In de cao Bouw & Infra kunnen werknemers recht hebben op een aanzienlijk aantal extra vrije dagen bovenop de wettelijke vakantiedagen. In de cao Schilders geldt een vergelijkbare regeling. Raadpleeg altijd de meest actuele versie van de cao die op jouw bedrijf van toepassing is, want aantallen en voorwaarden worden bij cao-onderhandelingen regelmatig bijgesteld.
Mogen roostervrije dagen worden uitbetaald in plaats van opgenomen?
Of roostervrije dagen mogen worden uitbetaald in plaats van opgenomen, hangt af van de cao of de individuele arbeidsovereenkomst. In sommige cao’s is uitbetaling volledig toegestaan, in andere cao’s is het juist verboden of alleen onder bepaalde voorwaarden mogelijk, bijvoorbeeld bij het einde van het dienstverband.
Bij de cao Bouw & Infra geldt bijvoorbeeld dat verlofuren worden bijgehouden via een centraal systeem, waarbij uitbetaling mogelijk is onder specifieke omstandigheden. In andere cao’s geldt dat roostervrije dagen primair bedoeld zijn om op te nemen en niet zomaar kunnen worden afgekocht. Dit is een bewuste keuze: het doel van RVD-verlof is herstel en rust, niet een financiële bonus.
Als werkgever is het verstandig om hier duidelijke afspraken over te maken in het arbeidscontract of het personeelshandboek, voor zover de cao dit toestaat. Onduidelijkheid hierover leidt regelmatig tot discussies bij uitdiensttreding. Leg vast wat er met openstaande roostervrije dagen gebeurt als een werknemer vertrekt.
Wat gebeurt er met roostervrije dagen bij ziekte of ontslag?
Bij ziekte lopen roostervrije dagen in de meeste gevallen gewoon door. Een zieke werknemer bouwt zijn roostervrije dagen op, tenzij de cao of het arbeidscontract anders bepaalt. Roostervrije dagen die al gepland stonden op het moment van ziekmelding, worden in de meeste gevallen niet automatisch omgezet naar ziektedagen, maar dit verschilt per cao.
Bij ontslag geldt dat openstaande roostervrije dagen doorgaans moeten worden opgenomen tijdens de opzegtermijn, of worden uitbetaald bij het einde van het dienstverband. Hoe dit precies werkt, hangt opnieuw af van de cao en de individuele afspraken. In de cao Bouw & Infra worden verlofuren bij ontslag afgerekend via het centrale fonds. In andere sectoren regelt de werkgever dit rechtstreeks met de werknemer.
Als werkgever is het belangrijk om het verlofsaldo van vertrekkende medewerkers goed bij te houden. Een onverwachte nabetaling van tientallen roostervrije dagen kan een flinke kostenpost zijn. Zorg dus dat je de verlofadministratie actueel houdt gedurende het hele dienstverband.
Hoe registreer je roostervrije dagen correct in de salarisadministratie?
Roostervrije dagen registreer je in de salarisadministratie als een aparte verlofsoort, los van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Dit is belangrijk omdat de regels voor verval, uitbetaling en overdracht per verlofsoort kunnen verschillen. Gebruik in je salarissoftware een aparte verlofcode voor RVD-verlof zodat je altijd een helder overzicht hebt.
Concreet vraagt een correcte registratie het volgende van je:
- Leg het aantal toegekende roostervrije dagen per werknemer vast op basis van de cao of het contract.
- Registreer opname van roostervrije dagen direct in het systeem, bij voorkeur via een digitale verlofaanvraag.
- Houd het saldo actueel en controleer periodiek of er dagen dreigen te vervallen.
- Verwerk uitbetaling van roostervrije dagen als loon in de verloning van de betreffende periode.
- Documenteer afspraken over overdracht of afkoop schriftelijk in het dossier van de werknemer.
Een veelgemaakte fout is het samenvoegen van roostervrije dagen met vakantiedagen in één verlofpot. Dit maakt het moeilijk om achteraf te bepalen welke regels van toepassing zijn en kan leiden tot fouten bij de eindafrekening of bij een controle van de Belastingdienst.
Hoe wij je helpen met roostervrije dagen en verlofadministratie
Verlofadministratie klinkt eenvoudig, maar de combinatie van cao-afspraken, verschillende verlofsoorten en wisselende dienstverbanden maakt het snel complex. Wij nemen deze administratie volledig van je over als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers.
- We registreren roostervrije dagen, vakantiedagen en andere verlofsoorten apart en correct in de salarisadministratie.
- We houden de cao bij die op jouw sector van toepassing is, zodat je altijd compliant bent.
- Via onze app kunnen jouw medewerkers eenvoudig verlof aanvragen en hun saldo inzien, zonder extra administratie voor jou.
- We signaleren tijdig als verlof dreigt te vervallen of als er een nabetaling aankomt bij uitdiensttreding.
- Je ontvangt één overzichtelijke factuur, zonder verborgen kosten of payroll-opslagen.
Wil je weten hoe wij dit voor jouw bedrijf kunnen regelen? Neem contact met ons op en ontdek wat wij als goedkoper alternatief voor payrolling voor je kunnen betekenen. Bekijk ook onze oplossingen voor verlof en salarisadministratie om te zien hoe wij mkb-werkgevers ontzorgen.
