Vakantiedagen en roostervrije dagen (RVD) zijn twee verschillende vormen van verlof. Vakantiedagen zijn wettelijk verplicht en bouw je op op basis van gewerkte uren. Roostervrije dagen worden vastgesteld via de cao of een bedrijfsregeling en gelden voor iedereen in dezelfde functie of sector, ongeacht het aantal gewerkte uren.
Het onderscheid is belangrijk voor werkgevers in het mkb, omdat beide verlofdagen andere regels kennen voor opbouw, opname, registratie en uitbetaling bij einde dienstverband. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit verschil, zodat je als werkgever precies weet waar je aan toe bent.
Hoe worden vakantiedagen en roostervrije dagen opgebouwd?
Vakantiedagen bouw je als werknemer op op basis van het aantal gewerkte uren. De wettelijke norm is vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Iemand die 40 uur per week werkt, heeft recht op minimaal 20 vakantiedagen. Roostervrije dagen worden niet opgebouwd, maar vooraf vastgesteld via de cao of een interne regeling.
Het verschil zit dus in de manier waarop de dagen ontstaan. Bij vakantiedagen geldt: hoe meer uren je werkt, hoe meer dagen je opbouwt. Bij roostervrije dagen is dat anders. Die worden aan het begin van het jaar of per kwartaal vastgesteld en gelden voor iedereen die onder dezelfde cao of regeling valt, ongeacht hoeveel uur iemand werkt.
In veel cao’s binnen sectoren als de bouw, groenvoorziening of schildersbedrijven is het aantal roostervrije dagen expliciet vastgelegd. Soms zijn dat er vijf, soms tien of meer. Als werkgever ben je verplicht die cao-afspraken na te leven, ook als je er zelf geen actieve keuze in hebt gemaakt.
Wat zijn roostervrije dagen precies?
Roostervrije dagen zijn vrije dagen die voortvloeien uit een cao-afspraak of bedrijfsregeling, en die bovenop de wettelijke vakantiedagen komen. Ze worden ook wel ADV-dagen of RVD-dagen genoemd. Het doel is werknemers extra rust te geven, vaak als compensatie voor een hogere werkdruk of een langere werkweek.
In de praktijk zien we roostervrije dagen veel terug in arbeidsintensieve sectoren. In de bouw of de techniek werken medewerkers soms 40 uur per week, terwijl de cao is gebaseerd op een gemiddelde van 36 of 38 uur. De extra uren worden dan omgezet in roostervrije dagen. Zo krijgt de medewerker compensatie zonder dat het salaris omlaag gaat.
Roostervrije dagen zijn dus geen vakantiedagen, maar ze voelen voor de werknemer vaak hetzelfde: een vrije dag met behoud van loon. Het grote verschil zit in de juridische basis en de manier waarop je ze als werkgever moet administreren.
Mogen werknemers roostervrije dagen zelf kiezen?
Of werknemers roostervrije dagen zelf mogen kiezen, hangt af van wat er in de cao of bedrijfsregeling staat. Soms worden de dagen collectief vastgesteld, bijvoorbeeld als brugdag of tijdens de bouwvakvakantie. In andere gevallen mag de werknemer zelf bepalen wanneer hij of zij de dag opneemt, in overleg met de werkgever.
Bij vakantiedagen ligt de regie sterker bij de werknemer. Werknemers mogen vakantiedagen in principe zelf aanvragen, en de werkgever kan die alleen weigeren als er een zwaarwegend bedrijfsbelang is. Bij roostervrije dagen is dat anders: de werkgever of de cao bepaalt vaak al een deel van de planning.
Als werkgever is het verstandig om dit onderscheid helder te communiceren naar je medewerkers. Maak duidelijk welke dagen collectief zijn vastgesteld en welke dagen de werknemer zelf kan inplannen. Dat voorkomt misverstanden en discussies achteraf.
Wat gebeurt er met niet-opgenomen vakantiedagen en roostervrije dagen?
Niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij de werknemer ze redelijkerwijs niet heeft kunnen opnemen. Bovenwettelijke vakantiedagen en roostervrije dagen hebben een langere verjaringstermijn van vijf jaar, maar dat hangt ook af van wat er in de cao staat.
Voor vakantiedagen geldt dus een strikte vervaltermijn. Als werkgever ben je verplicht je medewerkers actief te wijzen op het opnemen van hun verlof. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de dagen niet vervallen en je ze later alsnog moet uitbetalen of compenseren.
Roostervrije dagen vervallen in de meeste cao’s aan het einde van het jaar als ze niet zijn opgenomen. Ze worden zelden meegenomen naar het volgende jaar. Dat maakt het voor werkgevers belangrijk om het saldo gedurende het jaar goed bij te houden en medewerkers tijdig te herinneren aan het opnemen van hun RVD-dagen.
Moeten werkgevers beide verlofdagen apart registreren?
Ja, werkgevers moeten vakantiedagen en roostervrije dagen apart registreren in de personeelsadministratie. Ze hebben een andere juridische basis, andere vervaltermijnen en andere regels bij uitbetaling. Door ze samen te registreren, loop je als werkgever het risico op fouten bij het berekenen van saldi of bij uitdiensttreding.
Een goede verlofregistratie is niet alleen nuttig voor de administratie, maar ook voor de naleving van de cao. Veel cao’s verplichten werkgevers om het verlofsaldo inzichtelijk te maken voor de werknemer. Als je vakantiedagen en roostervrije dagen door elkaar haalt, voldoe je mogelijk niet aan die verplichting.
In de praktijk zien we bij mkb-bedrijven regelmatig dat verlof in één pot wordt bijgehouden. Dat lijkt handig, maar het levert problemen op zodra een medewerker uit dienst gaat of er een conflict ontstaat over het saldo. Aparte registratie is daarmee niet alleen netjes, maar ook juridisch veiliger.
Wat is het verschil bij uitbetaling bij einde dienstverband?
Bij einde dienstverband moeten niet-opgenomen vakantiedagen altijd worden uitbetaald. Dat geldt zowel voor wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen. Voor roostervrije dagen is dat niet altijd het geval: of ze worden uitbetaald, hangt af van wat de cao of de arbeidsovereenkomst hierover bepaalt.
Vakantiedagen zijn een wettelijk recht van de werknemer. Als die dagen bij uitdiensttreding nog openstaan, moet je ze als werkgever vergoeden in geld. Doe je dat niet, dan riskeer je een claim van de (ex-)werknemer.
Roostervrije dagen zijn juridisch gezien een aanvulling op de basisarbeidsvoorwaarden. Sommige cao’s bepalen dat ze bij uitdiensttreding worden uitbetaald, andere cao’s schrijven voor dat ze vervallen als ze niet tijdig zijn opgenomen. Als werkgever is het verstandig om dit vooraf goed te controleren in de toepasselijke cao, zodat je bij uitdiensttreding niet voor verrassingen staat.
Hoe wij je helpen met verlofregistratie en personeelsadministratie
Het bijhouden van vakantiedagen en roostervrije dagen klinkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis, zeker als je werkt met meerdere medewerkers, wisselende roosters of een complexe cao. Wij nemen die administratieve last graag van je over als externe HR-afdeling voor mkb-werkgevers.
- We registreren vakantiedagen en roostervrije dagen apart en correct, afgestemd op de geldende cao in jouw sector
- Via onze app hebben jij en je medewerkers altijd inzicht in het actuele verlofsaldo
- We bewaken vervaltermijnen en attenderen je op openstaande saldi
- Bij uitdiensttreding berekenen we correct wat er uitbetaald moet worden
- We zorgen dat je voldoet aan de wettelijke en cao-verplichtingen rondom verlofregistratie
Wil je weten hoe wij de personeelsadministratie voor jouw bedrijf kunnen overnemen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Is het verplicht om een verzuimverzekering af te sluiten?
- Welke garanties krijg je bij HR uitbesteden?
- Hoe neem ik metaalwerkers aan zonder payrollmarge door loonadministratie uitbesteden?
- Wat verandert er voor je werknemers als je salarisadministratie uitbesteedt?
- Hoe neem ik mijn medewerkers over van een payrollbureau?
