Een WKA-verklaring is een officieel document van de Belastingdienst dat aantoont dat een bedrijf of zelfstandige geen openstaande schulden heeft voor loonheffingen en omzetbelasting. De afkorting WKA staat voor Wet Ketenaansprakelijkheid, een wet die regelt wie er aansprakelijk is als er in een keten van opdrachtgevers en aannemers belastingschulden ontstaan. Als je als opdrachtgever werkt met onderaannemers of uitzendbureaus, beschermt een geldige WKA-verklaring je tegen onverwachte naheffingen van de Belastingdienst. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de WKA-verklaring.
Wanneer ben je als werkgever verplicht een WKA-verklaring te vragen?
Je bent als opdrachtgever verplicht een WKA-verklaring op te vragen wanneer je werk uitbesteedt waarbij personeel wordt ingezet op jouw locatie of voor jouw rekening. Dit geldt bij het inhuren van onderaannemers, uitzendkrachten of andere derden die arbeid verrichten in het kader van jouw bedrijfsactiviteiten. De verplichting vloeit voort uit de Wet Ketenaansprakelijkheid.
Concreet speelt de WKA-verklaring een rol in situaties zoals:
- Het inhuren van een onderaannemer voor bouw- of installatiewerkzaamheden
- Het inlenen van personeel via een uitzendbureau of payrollbedrijf
- Het uitbesteden van schoonmaak, schilderwerk of groenvoorziening aan externe partijen
- Elke situatie waarbij een derde partij arbeid levert die direct verband houdt met jouw omzet
De verplichting geldt niet als je een product of dienst inkoopt waarbij geen sprake is van het inlenen van arbeidskrachten. Koop je bijvoorbeeld kantoorartikelen of laat je een softwarepakket installeren zonder dat er personeel op jouw locatie werkt, dan is een WKA-verklaring niet nodig.
Wat zijn de risico’s als je geen WKA-verklaring hebt?
Als je geen geldige WKA-verklaring hebt van de partij die arbeid voor je levert, loop je het risico aansprakelijk te worden gesteld voor onbetaalde loonheffingen en btw van die partij. De Belastingdienst kan jou als opdrachtgever aanslaan voor de belastingschulden van je onderaannemer of inlener, ook al heb je zelf niets fout gedaan. Dit heet inlenersaansprakelijkheid.
De financiële gevolgen kunnen fors zijn. De naheffing kan oplopen tot een percentage van de factuurwaarde van het uitbestede werk, en de Belastingdienst hoeft daarvoor niet eerst de onderaannemer aan te spreken. Je bent als opdrachtgever hoofdelijk aansprakelijk, wat betekent dat de vordering rechtstreeks bij jou terechtkomt.
Naast de financiële schade brengt het ontbreken van een WKA-verklaring ook reputatierisico met zich mee. In sectoren zoals bouw, techniek en groenvoorziening controleren opdrachtgevers steeds vaker of hun partners aan de WKA-verplichtingen voldoen. Een ontbrekende verklaring kan leiden tot verlies van opdrachten of contracten.
Hoe vraag je een WKA-verklaring aan bij de Belastingdienst?
Een WKA-verklaring vraag je aan via het online portaal van de Belastingdienst, specifiek via het onderdeel voor Verklaring Betalingsgedrag. De aanvraag doet de opdrachtnemer zelf, niet de opdrachtgever. Als opdrachtgever vraag je de opdrachtnemer om de verklaring te overleggen voordat je met hen in zee gaat.
De stappen voor de opdrachtnemer zijn als volgt:
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning
- Ga naar het onderdeel voor het aanvragen van een Verklaring Betalingsgedrag
- Dien de aanvraag in en wacht op de beoordeling door de Belastingdienst
- Ontvang de verklaring digitaal en deel deze met de opdrachtgever
De Belastingdienst beoordeelt of de aanvrager geen openstaande schulden heeft voor loonheffingen en omzetbelasting. Als dat het geval is, wordt de verklaring afgegeven. Zijn er wel schulden, dan kan de verklaring worden geweigerd of onder voorbehoud worden afgegeven. Als opdrachtgever is het verstandig om de verklaring altijd te bewaren in je administratie als bewijs van vrijwaring.
Hoe lang is een WKA-verklaring geldig?
Een WKA-verklaring is in de regel drie maanden geldig vanaf de datum van afgifte. Na deze periode is de verklaring verlopen en moet je als opdrachtgever een nieuwe verklaring opvragen bij de opdrachtnemer. Houd je hier geen rekening mee, dan vervalt de vrijwaring die de verklaring biedt.
Bij langlopende samenwerkingen is het daarom verstandig om een vaste controlefrequentie in te bouwen. Vraag bij iedere nieuwe opdracht of elk nieuw kwartaal een actuele verklaring op. Sommige opdrachtgevers leggen dit vast in hun inkoopvoorwaarden, zodat de opdrachtnemer automatisch verplicht is om een geldige verklaring te overleggen.
Wat is het verschil tussen een WKA-verklaring en een G-rekening?
Een WKA-verklaring en een G-rekening zijn beide instrumenten om inlenersaansprakelijkheid te beperken, maar ze werken op een fundamenteel andere manier. Een WKA-verklaring is een verklaring die aantoont dat er geen schulden zijn. Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening waarop je als opdrachtgever een deel van de factuur stort, zodat de opdrachtnemer dat bedrag kan gebruiken om loonheffingen te betalen.
Wanneer gebruik je een WKA-verklaring?
Een WKA-verklaring gebruik je als bewijs dat de opdrachtnemer financieel betrouwbaar is en geen openstaande belastingschulden heeft. Het is een momentopname van de fiscale situatie. Je vraagt de verklaring op voorafgaand aan of tijdens de samenwerking en bewaart deze in je administratie als bewijs van due diligence.
Wanneer gebruik je een G-rekening?
Een G-rekening gebruik je als aanvullende zekerheid naast of in plaats van de WKA-verklaring. Door een deel van het factuurbedrag op de G-rekening te storten, zorg je ervoor dat de loonheffingen worden afgedekt, ook als de opdrachtnemer later toch in financiële problemen komt. Stortingen op een G-rekening geven je als opdrachtgever een extra vrijwaring bovenop de WKA-verklaring.
In de praktijk worden beide instrumenten naast elkaar gebruikt, zeker bij grotere projecten of bij opdrachtnemers die je nog niet goed kent.
Wie is verantwoordelijk voor de WKA-verklaring: opdrachtgever of opdrachtnemer?
De verantwoordelijkheid voor het aanvragen van de WKA-verklaring ligt bij de opdrachtnemer. Alleen de opdrachtnemer kan de verklaring aanvragen bij de Belastingdienst, omdat het om zijn eigen fiscale situatie gaat. De verantwoordelijkheid voor het opvragen en bewaren van de verklaring ligt echter bij de opdrachtgever.
Als opdrachtgever ben jij degene die het risico loopt als de verklaring ontbreekt of verlopen is. Het is daarom jouw taak om:
- Bij iedere nieuwe opdrachtnemer een geldige WKA-verklaring op te vragen
- Te controleren of de verklaring actueel is en niet verlopen
- De verklaring te bewaren in je administratie als bewijs van vrijwaring
- Bij langlopende samenwerkingen periodiek een nieuwe verklaring op te vragen
De opdrachtnemer heeft er zelf ook belang bij om een geldige verklaring te kunnen overleggen, omdat een ontbrekende verklaring opdrachten kan kosten. In de praktijk is het dus een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij beide partijen baat hebben bij een correcte afhandeling.
Hoe wij je helpen met werkgeversverplichtingen rondom de WKA
De WKA-verklaring is één van de vele verplichtingen waar je als werkgever mee te maken krijgt. Wij nemen als externe HR-afdeling voor mkb-ondernemers de administratieve en juridische complexiteit rondom werkgeverschap uit handen. Concreet helpen wij je met onze oplossingen voor werkgevers en personeelsadministratie:
- Volledige loonadministratie en contractbeheer, zodat jouw medewerkers op jouw loonlijst blijven
- Ondersteuning bij ziekteverzuim, pensioen en subsidieaanvragen
- Toegang tot onze digitale app voor werkgevers en medewerkers, met inzicht in loonstroken, verlofsaldi en personeelsgegevens
- Een transparante kostenstructuur met één overzichtelijke factuur, zonder de hoge opslagen van traditionele payrolling
Wil je weten hoe wij jouw personeelsadministratie kunnen vereenvoudigen? Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen.
