Hoe lang moet je loon doorbetalen bij ziekte van een werknemer?

Als werkgever in Nederland ben je verplicht om een zieke werknemer gedurende maximaal twee jaar loon door te betalen. Dit geldt vanaf de eerste ziektedag en is vastgelegd in de wet. De hoogte van de doorbetaling bedraagt minimaal 70% van het loon, waarbij veel cao’s in de eerste periode een hoger percentage voorschrijven. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over loondoorbetaling bij ziekte, zodat je als werkgever precies weet waar je aan toe bent.

Hoelang duurt de loondoorbetalingsplicht bij ziekte?

De loondoorbetalingsplicht bij ziekte duurt in Nederland maximaal twee jaar, oftewel 104 weken. De teller begint op de eerste dag dat je werknemer zich ziek meldt. Gedurende deze hele periode blijf je als werkgever verantwoordelijk voor het doorbetalen van loon en het begeleiden van je werknemer naar herstel of re-integratie.

Belangrijk om te weten: als een werknemer herstelt en binnen vier weken opnieuw ziek wordt met dezelfde klachten, tellen die ziekteperioden samen. De klok loopt dan gewoon door, zonder dat er een nieuwe wachttijd van twee jaar begint. Dit voorkomt dat werknemers de loondoorbetalingsperiode omzeilen door een korte onderbreking.

Voor kleine werkgevers met minder dan 25 medewerkers geldt dat zij zich kunnen aansluiten bij een verzekering via het UWV of een private verzekeraar om de financiële impact van langdurig ziekteverzuim te beperken. Dit is geen verplichting, maar wel verstandig om te overwegen.

Hoeveel loon moet je doorbetalen tijdens ziekte?

Tijdens ziekte ben je als werkgever verplicht om minimaal 70% van het loon door te betalen, en dit geldt voor beide ziektejaren. In het eerste ziektejaar schrijven de meeste cao’s voor dat je minimaal 100% doorbetaalt. In het tweede jaar zakt dit vaak terug naar 70%. Het wettelijk minimumloon geldt daarbij als ondergrens: het nettoloon mag daar nooit onder komen.

Wat je precies moet betalen, hangt af van een aantal factoren:

• De toepasselijke cao: veel cao’s in sectoren zoals de bouw, techniek of groenvoorziening schrijven hogere percentages voor dan de wettelijke minimums.
• De arbeidsovereenkomst: individuele afspraken kunnen gunstiger zijn voor de werknemer dan de wettelijke norm.
• Het loonbegrip: vaste toeslagen en vakantiegeld tellen in de meeste gevallen mee bij de berekening van het door te betalen loon.

Let op: je mag als werkgever een wachtdag afspreken, maar dat moet dan wel contractueel vastgelegd zijn. Wettelijk gezien heb je recht op maximaal één wachtdag per ziektegeval, maar veel cao’s verbieden dit of beperken de toepassing ervan.

Wat zijn de uitzonderingen op de loondoorbetalingsplicht?

Er zijn situaties waarin je als werkgever het loon mag stopzetten of korten, ook al is de werknemer nog ziek. De loondoorbetalingsplicht vervalt of wordt opgeschort wanneer de werknemer door zijn eigen gedrag het actief meewerken aan zijn herstel belemmert. Dit zijn de belangrijkste uitzonderingen:

• De werknemer weigert passende arbeid: als je werknemer geschikt werk weigert te verrichten dat aangeboden wordt tijdens zijn herstel, mag je het loon stopzetten.
• De werknemer werkt niet mee aan re-integratie: het niet opvolgen van redelijke instructies van de bedrijfsarts of het weigeren van een re-integratieplan geeft jou als werkgever het recht om de betaling te staken.
• De ziekte is door opzet veroorzaakt: als de werknemer de ziekte aantoonbaar zelf heeft veroorzaakt, vervalt de doorbetalingsplicht.
• De werknemer verhindert controle: als je werknemer de bedrijfsarts niet toelaat of controleafspraken structureel niet nakomt, kun je de betaling opschorten totdat hij meewerkt.

Wil je het loon stopzetten, dan moet je dit altijd schriftelijk melden aan de werknemer en de reden duidelijk communiceren. Doe je dit niet, dan loop je het risico op een loonsanctie van het UWV later in het traject.

Wat zijn de re-integratieverplichtingen van de werkgever?

Als werkgever heb je tijdens de ziekte van een werknemer actieve re-integratieverplichtingen. Je bent verplicht om samen met de werknemer te werken aan terugkeer naar werk, zowel binnen als buiten jouw bedrijf. Dit is geen vrijblijvend advies, maar een wettelijke verplichting die het UWV streng controleert.

De re-integratieverplichtingen omvatten concreet:

1. Verzuimmelding bij de bedrijfsarts: binnen zes weken na de ziekmelding moet een probleemanalyse worden opgesteld door de bedrijfsarts.
2. Plan van aanpak: uiterlijk in week acht stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op met concrete re-integratiedoelen.
3. Voortgangsgesprekken: elke zes weken evalueer je de voortgang en pas je het plan aan waar nodig.
4. Eerstejaarsevaluatie: aan het einde van het eerste ziektejaar beoordeel je samen met de werknemer het re-integratietraject.
5. Re-integratie tweede spoor: als terugkeer naar jouw bedrijf niet mogelijk is, ben je verplicht om re-integratie bij een andere werkgever te onderzoeken en te ondersteunen.

Voldoe je niet aan deze verplichtingen, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je verplicht wordt het loon een derde jaar door te betalen, ook al is de twee jaarstermijn al verstreken. Dat is een aanzienlijk financieel risico dat je wilt vermijden.

Wat gebeurt er na twee jaar ziekte?

Na twee jaar ziekte eindigt de loondoorbetalingsplicht voor de werkgever. De werknemer kan dan een WIA-uitkering aanvragen bij het UWV. Het UWV beoordeelt of de werknemer recht heeft op een uitkering op basis van zijn arbeidsongeschiktheid. Als werkgever ben je op dat moment niet langer verantwoordelijk voor de loondoorbetaling, maar er zijn wel enkele zaken waar je rekening mee moet houden.

Na twee jaar ziekte mag je in principe de arbeidsovereenkomst opzeggen, maar alleen met toestemming van het UWV. Dat is niet automatisch het geval. Het UWV toetst of je als werkgever voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Zijn die inspanningen onvoldoende geweest, dan kan het UWV de toestemming weigeren of een loonsanctie opleggen die de doorbetaling met maximaal een jaar verlengt.

Bovendien geldt er na twee jaar een opzegverbod voor werknemers die nog ziek zijn. Dit verbod vervalt pas als de werknemer hersteld is of als het UWV toestemming geeft voor ontslag. Houd hier rekening mee bij je personeelsplanning.

Hoe beperk je als werkgever de kosten bij langdurige ziekte?

Langdurig ziekteverzuim is een van de grootste kostenposten voor mkb-werkgevers. De kosten bestaan niet alleen uit het doorbetaalde loon, maar ook uit de kosten voor vervanging, begeleiding en eventuele loonsancties. Gelukkig zijn er concrete stappen die je kunt zetten om deze kosten te beheersen.

• Sluit een verzuimverzekering af: een goede verzuimverzekering dekt de loonkosten bij langdurige ziekte en geeft je financiële zekerheid.
• Werk met een vaste bedrijfsarts: vroege interventie door een bedrijfsarts verkleint de kans op langdurig verzuim aanzienlijk.
• Volg het re-integratieproces nauwgezet: zorg dat je dossier altijd op orde is, zodat je nooit een loonsanctie riskeert.
• Maak gebruik van subsidies en regelingen: er zijn subsidies beschikbaar voor werkgevers die investeren in duurzame inzetbaarheid en re-integratie, zoals de no-riskpolis voor bepaalde doelgroepen.
• Zorg voor een helder verzuimbeleid: een duidelijk beleid rondom ziekmelding, begeleiding en re-integratie voorkomt misverstanden en verlaagt het verzuimrisico structureel.

Hoe wij je helpen met loondoorbetaling bij ziekte

Ziekteverzuim beheersen en tegelijkertijd voldoen aan alle wettelijke verplichtingen rondom loondoorbetaling is voor veel mkb-ondernemers een tijdrovende en complexe taak. Wij nemen dat als externe HR-afdeling volledig uit handen. Dit is wat wij concreet voor je doen via onze HR-oplossingen voor mkb-werkgevers:

• We bewaken de re-integratieverplichtingen en zorgen dat je dossier altijd op orde is.
• We begeleiden je bij ziekteverzuim, van de eerste ziekmelding tot en met het UWV-traject na twee jaar.
• We verwerken de salarisadministratie correct, inclusief de juiste loonberekeningen tijdens ziekte.
• We ondersteunen je bij subsidieaanvragen en verzekeringen die de kosten van verzuim beperken.
• We werken met een transparante, all-in factuur zonder verborgen payroll-opslagen.

Je personeel blijft gewoon op jouw loonlijst, en jij behoudt de controle. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Wat is het verschil tussen een bedrijfscao en een algemeen verbindende cao?
• Wanneer is eigen werkgeverschap een beter alternatief dan payrolling?
• Welke valkuilen zijn er bij salarisadministratie uitbesteden?
• Hoe zit het met personeelsdossiers bij HR uitbesteden?
• Hoe stap ik over van payrolling naar een goedkopere oplossing?