Als werkgever heb je bij ziekte van een werknemer een reeks wettelijke verplichtingen: je moet het loon doorbetalen, actief bijdragen aan re-integratie en een vast protocol volgen. Deze verplichtingen gelden voor vrijwel alle werkgevers in Nederland en lopen door gedurende maximaal twee jaar. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de verplichtingen van een werkgever bij ziekteverzuim.
Hoelang moet een werkgever loon doorbetalen bij ziekte?
Een werkgever is verplicht om bij ziekte van een werknemer maximaal twee jaar lang loon door te betalen. In het eerste ziektejaar geldt doorgaans een loondoorbetaling van minimaal 70% van het loon, maar niet minder dan het wettelijk minimumloon. In het tweede jaar mag dit worden verlaagd naar 70% van het loon, ook als dat onder het minimumloon uitkomt.
De exacte hoogte van de loondoorbetaling hangt af van de cao die van toepassing is op jouw sector. In veel cao’s, zoals die voor de bouw of het schildersbedrijf, zijn aanvullende afspraken gemaakt die afwijken van de wettelijke minimumnorm. Het is daarom belangrijk om de toepasselijke cao goed te kennen.
Na twee jaar ziekte stopt de loondoorbetalingsplicht en kan de werknemer in aanmerking komen voor een WIA-uitkering via het UWV. Als werkgever draag je gedurende die twee jaar niet alleen financieel bij, maar ook actief bij aan het herstelproces van de werknemer.
Wat zijn de re-integratieverplichtingen van een werkgever?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om actief mee te werken aan de re-integratie van een zieke werknemer. Dit betekent dat je samen met de werknemer en de bedrijfsarts een Plan van Aanpak opstelt en dit regelmatig evalueert. Re-integratie richt zich eerst op terugkeer in de eigen functie (spoor 1), en als dat niet mogelijk is, op ander werk bij een andere werkgever (spoor 2).
De concrete re-integratieverplichtingen zijn:
- Tijdig contact opnemen met de bedrijfsarts of arbodienst
- Binnen zes weken een probleemanalyse laten opstellen door de bedrijfsarts
- Binnen acht weken een Plan van Aanpak opstellen samen met de werknemer
- Elke zes weken het re-integratiedossier bijhouden en evalueren
- Na een jaar ziekte een eerstejaarsevaluatie uitvoeren
- Uiterlijk in week 87 een re-integratieverslag samenstellen voor de WIA-aanvraag
Het UWV toetst aan het einde van de twee jaar of jij als werkgever voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Heb je dat onvoldoende gedaan, dan riskeer je een loonsanctie.
Wat moet een werkgever doen op de eerste ziektedag?
Op de eerste ziektedag van een werknemer moet je als werkgever de ziekmelding registreren en binnen een week contact opnemen met de zieke werknemer. Je bent verplicht om de ziekmelding ook door te geven aan je arbodienst of bedrijfsarts, zodat het verzuimproces direct in gang wordt gezet.
Een aantal concrete stappen die je op en direct na de eerste ziektedag zet:
- Registreer de ziekmelding met de datum en eventuele bijzonderheden in je administratie
- Neem contact op met de werknemer om te informeren naar het welzijn en de verwachte duur van het verzuim
- Meld de ziekte bij je arbodienst of bedrijfsarts, zodat begeleiding kan starten
- Informeer jezelf over de cao-verplichtingen die gelden voor jouw sector
Wat je als werkgever niet mag doen: vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Dat is wettelijk niet toegestaan. Je mag wel vragen hoe lang de werknemer verwacht afwezig te zijn en of er aanpassingen nodig zijn bij terugkeer.
Wanneer mag een werkgever een zieke werknemer ontslaan?
Gedurende de eerste twee jaar van ziekte geldt een ontslagverbod. Je mag een zieke werknemer in die periode niet ontslaan vanwege de ziekte zelf. Deze beschermingsperiode is wettelijk vastgelegd en geldt ook als de werknemer al langere tijd ziek is.
Na twee jaar ziekte vervalt dit opzegverbod en kun je als werkgever een ontslagprocedure starten via het UWV. Voorwaarde is dan wel dat je kunt aantonen dat re-integratie voldoende is geprobeerd en dat er geen passend werk beschikbaar is, noch bij jou noch bij een andere werkgever.
Er zijn enkele uitzonderingen waarbij ontslag tijdens ziekte wel mogelijk is:
- Bij ontslag om dringende reden (op staande voet), als de werknemer ernstig wangedrag vertoont
- Bij bedrijfseconomisch ontslag, mits het UWV toestemming geeft en de ziekte geen rol speelt
- Bij wederzijds goedvinden, als de werknemer zelf instemt met het ontslag
Wat zijn de gevolgen van een loonsanctie door het UWV?
Als het UWV oordeelt dat je als werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd, kan het een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je het loon van de zieke werknemer maximaal een jaar langer moet doorbetalen, bovenop de twee jaar die al verplicht zijn. Dat is een forse financiële consequentie die je als mkb-werkgever zwaar kan treffen.
Een loonsanctie wordt opgelegd als het UWV bij de WIA-beoordeling vaststelt dat je:
- Te laat contact hebt opgenomen met de bedrijfsarts
- Geen of een onvolledig Plan van Aanpak hebt opgesteld
- Onvoldoende passend werk hebt aangeboden
- Re-integratie bij een andere werkgever (spoor 2) niet tijdig hebt opgestart
- Het re-integratiedossier niet goed hebt bijgehouden
Je kunt bezwaar maken tegen een loonsanctie, maar de kans op succes is klein als het dossier onvolledig is. Voorkomen is hier echt beter dan genezen: zorg dat je het verzuimproces strak en gedocumenteerd bijhoudt vanaf dag één.
Hoe kan een werkgever ziekteverzuim voorkomen?
Ziekteverzuim volledig voorkomen is niet mogelijk, maar je kunt als werkgever wel actief sturen op een lager verzuim. Een goed verzuimbeleid, een veilige werkomgeving en aandacht voor het welzijn van medewerkers zijn de meest effectieve manieren om ziekteverzuim te beperken.
Praktische maatregelen die bijdragen aan minder verzuim:
- Voer regelmatige gesprekken met medewerkers over werkdruk, werkplezier en gezondheid
- Investeer in veilige werkomstandigheden, zeker in fysiek belastende sectoren zoals bouw en groenvoorziening
- Zet in op preventief medisch onderzoek via de bedrijfsarts
- Reageer snel op signalen van overbelasting of onvrede, voordat een werknemer uitvalt
- Maak gebruik van een verzuimprotocol zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht bij ziekte
In arbeidsintensieve sectoren met een hoog verzuimrisico is een proactieve aanpak extra relevant. Hoe sneller je ingrijpt bij de eerste signalen, hoe groter de kans dat een werknemer snel terugkeert en langdurig verzuim wordt voorkomen.
Hoe wij je helpen bij ziekteverzuim en werkgeversverplichtingen
Ziekteverzuim brengt voor mkb-werkgevers veel administratieve en juridische verantwoordelijkheden met zich mee. Wij nemen die last bij je weg als jouw externe HR-afdeling. Wat wij concreet voor je regelen:
- Registratie en opvolging van ziekmeldingen vanaf dag één
- Begeleiding van het re-integratieproces en het bijhouden van het verzuimdossier
- Tijdige communicatie met bedrijfsarts en UWV om loonsancties te voorkomen
- Inzicht in je verzuimcijfers via onze digitale app, altijd en overal beschikbaar
- Ondersteuning bij cao-verplichtingen die gelden in jouw sector
Jouw medewerkers blijven gewoon bij jou in dienst, zonder de dure opslagen van traditionele payrolling. Bekijk onze oplossingen voor werkgevers bij verzuim en wil je weten hoe wij jou kunnen ontzorgen bij ziekteverzuim en andere werkgeversverplichtingen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
