Payrolling is een constructie waarbij een payrollbedrijf formeel als juridisch werkgever optreedt voor medewerkers die jij als ondernemer werft en aanstuurt. Het payrollbedrijf neemt de salarisadministratie, contracten en werkgeversverplichtingen over, terwijl jij de dagelijkse leiding houdt. Voor mkb-ondernemers lijkt dit aantrekkelijk, maar er kleven ook flinke kosten en nadelen aan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over payrolling, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
Hoe werkt payrolling in de praktijk?
Bij payrolling sluit je als ondernemer een overeenkomst met een payrollbedrijf. Jij werft en selecteert de medewerker zelf, maar het payrollbedrijf neemt hem of haar formeel in dienst. Het payrollbedrijf betaalt het salaris, draagt belastingen en premies af, en beheert het arbeidscontract. Jij betaalt het payrollbedrijf een all-in tarief per gewerkt uur.
In de praktijk ziet het er zo uit: je spreekt een medewerker aan, bepaalt de werktijden en geeft dagelijkse instructies, precies zoals bij een gewone arbeidsrelatie. Het verschil zit achter de schermen. Het payrollbedrijf regelt de loonstroken, zorgt voor de afdracht van loonheffingen en handelt zaken zoals vakantiegeld en pensioen af. Voor de medewerker verandert er weinig zichtbaars, maar juridisch gezien is het payrollbedrijf de werkgever.
Payrolling wordt vaak ingezet door bedrijven die snel willen opschalen zonder een eigen HR-administratie op te bouwen, of door ondernemers die de risico’s van werkgeverschap willen beperken.
Wie is juridisch gezien de werkgever bij payrolling?
Bij payrolling is het payrollbedrijf de juridische werkgever, niet de ondernemer die de medewerker dagelijks aanstuurt. Dit betekent dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het arbeidscontract, de loondoorbetaling bij ziekte en alle wettelijke werkgeversverplichtingen. De ondernemer is de feitelijke werkgever, maar draagt de formele verantwoordelijkheid over aan het payrollbedrijf.
Dit onderscheid heeft praktische gevolgen. Omdat het payrollbedrijf juridisch werkgever is, valt de medewerker onder de cao en de arbeidsvoorwaarden die het payrollbedrijf hanteert. Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks bij de inlenende onderneming in dienst zijn. Dit heeft de flexibiliteit van payrolling aanzienlijk beperkt en de kosten verhoogd.
Wat zijn de kosten van payrolling voor een mkb-werkgever?
De kosten van payrolling voor een mkb-werkgever liggen doorgaans hoger dan bij een directe arbeidsrelatie. Payrollbedrijven rekenen een omrekenfactor, ook wel de inlenersvergoeding of marge genoemd, die in Nederland vaak uitkomt tussen de 1,70 en 2,00 ten opzichte van het brutoloon. Dit betekent dat je voor elke euro brutoloon tot twee euro betaalt aan het payrollbedrijf.
Die hogere kosten komen door meerdere factoren:
- Het payrollbedrijf valt onder de uitzend-cao, met bijbehorende premies en reserveringen
- De marge van het payrollbedrijf zelf voor administratie en winst
- Hogere sectorpremies voor de uitzendsector in vergelijking met reguliere mkb-sectoren
- Verplichte gelijkstelling van arbeidsvoorwaarden door de WAB
Voor een mkb-ondernemer in de bouw of techniek, waar marges al onder druk staan, kunnen deze kosten flink oplopen. Het is daarom verstandig om de totale werkgeverslasten bij payrolling te vergelijken met alternatieven zoals HR-outsourcing voor mkb.
Wat zijn de nadelen van payrolling?
De nadelen van payrolling zijn voor mkb-werkgevers vaak groter dan verwacht. De hoge kosten zijn het meest zichtbare nadeel, maar er zijn ook minder voor de hand liggende bezwaren die de dagelijkse bedrijfsvoering raken.
De belangrijkste nadelen op een rij:
- Hogere kosten: De omrekenfactor van payrollbedrijven maakt personeel duurder dan bij een directe arbeidsrelatie
- Minder controle over arbeidsvoorwaarden: De medewerker valt onder de afspraken van het payrollbedrijf, niet jouw eigen cao of arbeidsvoorwaardenbeleid
- Afstand tot je medewerker: Juridisch gezien werkt de medewerker niet bij jou, wat de betrokkenheid en loyaliteit kan beïnvloeden
- Afhankelijkheid van een derde partij: Bij problemen, zoals ziekte of conflicten, ben je afhankelijk van hoe het payrollbedrijf handelt
- Beperkte flexibiliteit na de WAB: De gelijkstellingsplicht maakt payrolling minder aantrekkelijk als goedkope flexibele schil
- Minder binding met jouw bedrijfscultuur: Medewerkers identificeren zich formeel met het payrollbedrijf, niet met jouw organisatie
Voor bedrijven die langdurig met vaste medewerkers werken, is payrolling daardoor zelden de meest voordelige keuze.
Wat is het verschil tussen payrolling en HR-outsourcing?
Het belangrijkste verschil tussen payrolling en HR-outsourcing is wie de juridische werkgever is. Bij payrolling neemt het payrollbedrijf de werkgeversfunctie formeel over. Bij HR-outsourcing blijven de medewerkers op jouw loonlijst staan, maar besteed je de administratieve en juridische HR-taken uit aan een externe partij.
Dit onderscheid heeft grote praktische gevolgen:
- Eigenaarschap: Bij HR-outsourcing ben jij de werkgever en houd je volledige controle over je personeel en arbeidsvoorwaarden
- Kosten: HR-outsourcing werkt doorgaans met een transparant tarief per medewerker, zonder de dure uitzendpremies van payrolling
- Sectorvoordelen: Bij HR-outsourcing profiteer je van de premies en cao-voorwaarden van jouw eigen sector, in plaats van de duurdere uitzendsector
- Relatie met medewerkers: Je medewerkers werken voor jou, niet voor een payrollbedrijf, wat de betrokkenheid ten goede komt
HR-outsourcing biedt daarmee de ontzorging van payrolling, maar zonder de juridische tussenpersoon en zonder de bijbehorende kostenopslag.
Wanneer is payrolling een goede keuze?
Payrolling is een goede keuze in specifieke situaties, met name wanneer je tijdelijk personeel nodig hebt, snel wilt opstarten zonder eigen HR-infrastructuur, of wanneer je als startende ondernemer nog niet weet of een medewerker langdurig bij je past. In die gevallen biedt payrolling snelheid en administratieve eenvoud.
Payrolling werkt het best wanneer:
- Je kortdurende projecten hebt waarbij je tijdelijk extra mensen nodig hebt
- Je als starter de risico’s van werkgeverschap nog niet volledig wilt dragen
- Je geen tijd hebt om een eigen salarisadministratie op te zetten
- De medewerker al via een payrollbedrijf beschikbaar is
Voor mkb-ondernemers met vaste medewerkers in sectoren zoals bouw, techniek of groenvoorziening is payrolling op de lange termijn echter zelden de meest voordelige route. De hoge omrekenfactor en het verlies van de directe werkgeversrelatie wegen dan zwaarder dan het gemak van uitbesteding.
Hoe wij helpen als alternatief voor payrolling
Wij bieden mkb-ondernemers een kostenbewust alternatief voor payrolling. Je medewerkers blijven gewoon op jouw loonlijst staan, terwijl wij alle HR-administratie volledig uit handen nemen. Geen dure uitzendtarieven, geen tussenpersoon als juridisch werkgever, maar professionele ondersteuning die aansluit bij jouw sector.
Wat we voor je regelen:
- Volledige loonadministratie en salarisverwerking
- Contractbeheer en cao-compliance
- Begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie
- Pensioen en subsidieaanvragen
- Één overzichtelijke factuur per maand
- Een app waarmee jij en je medewerkers altijd toegang hebben tot verlofaanvragen, loonstroken en jaaropgaven
We werken specifiek voor sectoren zoals bouw, schilders, timmerbedrijven, klein-metaal, afbouw en hoveniers. Door gebruik te maken van de lage sectorpremies in jouw branche, in plaats van de dure uitzendsector-tarieven van payrolling, bespaar je structureel op je personeelskosten. Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Welke ondersteuning krijg je bij ziekte van werknemers door HR uitbesteden?
- Hoe dek ik ziekteverzuim volledig af door HR uitbesteden in plaats van payrolling?
- Wat valt er allemaal onder verzuim?
- Hoe krijg ik een externe HR-afdeling door HR uitbesteden?
- Hoe regel ik verzuimbeheer zonder eigen HR-medewerker?
