Een verzuimprotocol opstellen als kleine werkgever doe je door de wettelijk verplichte stappen rondom ziekmelding, begeleiding en re-integratie schriftelijk vast te leggen. Je hoeft geen juridisch expert te zijn om dit goed te doen, maar je moet wel weten wat er minimaal in moet staan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van een verzuimprotocol voor mkb-werkgevers.
Wat moet er verplicht in een verzuimprotocol staan?
Een verzuimprotocol moet minimaal de procedure voor ziekmelding bevatten, de regels rondom contact tussen werkgever en zieke werknemer, de stappen voor re-integratie en de rol van de bedrijfsarts. Voor kleine werkgevers geldt dezelfde wettelijke basis als voor grote bedrijven: de Wet verbetering poortwachter bepaalt wat er minimaal geregeld moet zijn.
Concreet moet je verzuimprotocol de volgende onderdelen bevatten:
- Ziekmelding: hoe en wanneer meldt een werknemer zich ziek (bij wie, voor welk tijdstip)?
- Contactmomenten: hoe vaak neem je contact op met de zieke werknemer en op welke manier?
- Probleemanalyse: wanneer schakel je de bedrijfsarts in (uiterlijk in week 6)?
- Plan van aanpak: wie stelt dit op en wanneer (uiterlijk in week 8)?
- Re-integratieverplichtingen: wat wordt er van de werknemer verwacht en wat bied jij als werkgever aan?
- Sancties: wat zijn de gevolgen als de werknemer de afspraken niet nakomt?
- Privacyregels: welke informatie mag je wel en niet vragen bij ziekte?
Houd er rekening mee dat je als werkgever geen medische informatie mag opvragen. Je mag alleen vragen of de werknemer verwacht snel te herstellen en of er aanpassingen nodig zijn op de werkvloer.
Hoe stel je stap voor stap een verzuimprotocol op?
Je stelt een verzuimprotocol op door eerst de wettelijke kaders in kaart te brengen, vervolgens de interne afspraken te formuleren en het document te laten controleren door een HR-professional of arbodienst. Voor de meeste kleine werkgevers is een helder, overzichtelijk document van twee tot vier pagina’s voldoende.
Volg deze stappen om je protocol op te stellen:
- Breng de wettelijke verplichtingen in kaart. Lees de Wet verbetering poortwachter en controleer of jouw cao aanvullende eisen stelt aan ziekteverzuimbegeleiding.
- Bepaal de interne procedures. Wie is het eerste aanspreekpunt bij ziekmelding? Wie volgt de voortgang op? Leg dit vast per functie of rol.
- Schrijf het protocol in begrijpelijke taal. Gebruik korte zinnen en vermijd juridisch jargon. Het document moet voor iedere medewerker leesbaar zijn.
- Laat het controleren. Een arbodienst of HR-adviseur kan controleren of je niets vergeet en of het protocol juridisch klopt.
- Communiceer het protocol actief. Deel het bij indiensttreding, bespreek het in een teamoverleg en zorg dat het makkelijk terug te vinden is.
- Laat medewerkers tekenen voor ontvangst. Dit is niet verplicht, maar het geeft je een sterke positie als er later discussie ontstaat.
Wat zijn de gevolgen als je geen verzuimprotocol hebt?
Als je geen verzuimprotocol hebt, loop je als werkgever het risico op een loonsanctie van het UWV. Dit betekent dat je verplicht kunt worden om het loon van een zieke werknemer een jaar langer door te betalen dan de standaard twee jaar. Dat is een aanzienlijk financieel risico, zeker voor kleine werkgevers.
Zonder protocol is het ook moeilijker om duidelijke afspraken te maken met een zieke werknemer. Als een medewerker niet meewerkt aan re-integratie, maar er zijn geen schriftelijke afspraken, dan sta je juridisch zwak. Het UWV beoordeelt bij langdurig verzuim altijd of de werkgever zijn verplichtingen heeft nageleefd. Een ontbrekend of onvolledig protocol telt daarin zwaar mee.
Daarnaast kan een gebrek aan duidelijke procedures leiden tot misverstanden, conflicten en onnodige uitval. Werknemers weten dan niet wat er van hen wordt verwacht bij ziekte, wat de begeleiding vertraagt en de kans op succesvolle re-integratie verkleint.
Hoe vaak moet je een verzuimprotocol updaten?
Je moet een verzuimprotocol minimaal eens per twee jaar beoordelen en updaten wanneer de wet- of regelgeving verandert, wanneer je cao wordt herzien, of wanneer de interne organisatie wijzigt. Er is geen wettelijke termijn voor verplichte herziening, maar een verouderd protocol kan je in de problemen brengen.
Praktische momenten om je protocol te herzien zijn:
- Na een wijziging in de Wet verbetering poortwachter of de Ziektewet
- Na een nieuwe cao-ronde in jouw sector
- Na een reorganisatie of groei van je bedrijf
- Na een verzuimgeval waarbij bleek dat het protocol tekortschoot
- Bij een wisseling van arbodienst of bedrijfsarts
Noteer de datum van de laatste herziening in het document zelf. Zo laat je zien dat je het protocol actief beheert en weet je wanneer het tijd is voor een nieuwe check.
Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en een verzuimbeleid?
Een verzuimprotocol beschrijft de concrete stappen die worden gezet bij ziekte van een werknemer. Een verzuimbeleid is breder en omvat de visie, doelstellingen en maatregelen van de organisatie rondom het voorkomen en beheersen van ziekteverzuim. Het protocol is een uitwerking van het beleid.
Simpel gezegd: het verzuimbeleid beschrijft wat je wilt bereiken en waarom, het verzuimprotocol beschrijft hoe je dat in de praktijk doet. Een klein bedrijf kan beide in één document combineren, maar het is nuttig om het onderscheid te begrijpen.
Een verzuimbeleid kan ook preventieve maatregelen bevatten, zoals aandacht voor werkdruk, veiligheid op de werkvloer of een open gesprekscultuur. Het protocol is meer reactief: het treedt in werking zodra een medewerker zich ziek meldt. Beide documenten versterken elkaar en samen vormen ze een stevige basis voor verantwoord werkgeverschap.
Wie is verantwoordelijk voor het naleven van het verzuimprotocol?
Zowel de werkgever als de werknemer zijn verantwoordelijk voor het naleven van het verzuimprotocol. De werkgever zorgt voor begeleiding, tijdige inschakeling van de bedrijfsarts en een plan van aanpak. De werknemer is verplicht mee te werken aan re-integratie en zich te houden aan de afgesproken procedures.
Als werkgever ben jij eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het protocol. Dat betekent dat je ook verantwoordelijk bent als een leidinggevende of HR-medewerker de stappen niet correct uitvoert. Leg daarom duidelijk vast wie welke taak heeft binnen het verzuimproces.
De bedrijfsarts speelt een onafhankelijke rol: die beoordeelt de belastbaarheid van de werknemer en adviseert over re-integratiemogelijkheden. Jij als werkgever bepaalt uiteindelijk welke passende arbeid je aanbiedt, maar je kunt het advies van de bedrijfsarts niet zomaar naast je neerleggen zonder dat dit consequenties heeft.
Hoe wij kleine werkgevers helpen met ziekteverzuim en personeelsadministratie
Een goed verzuimprotocol opstellen en naleven kost tijd en vraagt om actuele kennis van wet- en regelgeving. Dat is precies waar wij als externe HR-afdeling het verschil maken voor mkb-werkgevers. Wij nemen de volledige personeelsadministratie uit handen, inclusief begeleiding bij ziekteverzuim.
Wat wij voor je regelen:
- Opstellen en actueel houden van je verzuimprotocol
- Begeleiding bij ziekmelding en contactmomenten met de zieke werknemer
- Aansturing van het re-integratieproces conform de Wet verbetering poortwachter
- Loonadministratie en contractbeheer in één overzichtelijke factuur
- Toegang tot een digitale app voor werkgevers en medewerkers
- Ondersteuning bij subsidieaanvragen en sectorvoordelen
We werken als goedkoper alternatief voor payrolling: je medewerkers blijven op jouw loonlijst, maar jij profiteert van lage sectorpremies en professionele HR-ondersteuning voor mkb-werkgevers zonder de hoge kosten van traditionele payrollconstructies. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Hoe voorkom je hoge kosten bij langdurig ziekteverzuim?
- Wat is een WKA-verklaring en waarom heb je die nodig?
- Welke cao's zijn van toepassing in de bouwsector?
- Hoe zeg ik mijn payrollcontract op en stap ik over naar loonadministratie uitbesteden?
- Hoe beperk ik mijn financiële risico bij langdurig ziekteverzuim?
