Payrolling lijkt voor veel mkb-ondernemers een gemakkelijke oplossing om personeel aan te nemen zonder de complexiteit van het werkgeverschap. Maar veel ondernemers ontdekken al snel dat ze meebetalen aan de dure uitzendsector, met tarieven die soms 70 tot 100% hoger liggen dan de werkelijke loonkosten. Deze hoge kosten ontstaan doordat payrollbedrijven je personeel juridisch in dienst nemen onder de uitzend-cao, waar hogere premies en opslagen gelden.
Gelukkig zijn er alternatieven die je helpen deze hoge kosten te vermijden. Door bewust te kiezen voor andere modellen kun je als ondernemer flink besparen op personeelskosten, zonder in te leveren op professionaliteit of juridische zekerheid.
Waarom is payrolling zo duur en wat betaal je precies?
Payrolling is duur omdat je meebetaalt aan de uitzendsector, waar hogere premies en opslagen gelden. Bij payrolling betaal je vaak een omrekenfactor tussen 1,70 en 2,00 boven op het bruto-uurloon van je medewerker.
Deze hoge kosten ontstaan door verschillende factoren. Ten eerste valt je personeel onder de uitzend-cao, die vaak hogere loonkosten kent dan sectorale cao’s. Daarnaast betaal je hogere WW-premies omdat uitzendbureaus een hoger risicoprofiel hebben. Ook de winstmarge van het payrollbedrijf zit in deze omrekenfactor verwerkt.
Concreet betekent dit dat je voor een medewerker met een bruto-uurloon van € 20 al snel € 34 tot € 40 per uur kwijt bent. Deze extra kosten bestaan uit sociale lasten, verzekeringen, administratiekosten en de winstmarge van het payrollbedrijf. Voor een mkb-ondernemer met meerdere medewerkers kunnen deze opslagen duizenden euro’s per maand schelen.
Wat is het verschil tussen payrolling en zelf werkgever zijn?
Bij payrolling neemt een extern bedrijf je personeel juridisch in dienst en factureert alle kosten aan jou door. Als je zelf werkgever bent, neem je personeel rechtstreeks in dienst en regel je alle personeelszaken zelf of met externe ondersteuning.
Het grootste verschil zit in de kostenstructuur en de mate van controle. Bij payrolling betaal je de dure uitzendtarieven en heb je minder directe invloed op contractvoorwaarden. Je personeel heeft formeel geen arbeidsovereenkomst met jou, maar met het payrollbedrijf.
Als je zelf werkgever bent, profiteer je van sectorvoordelen, zoals lagere cao-lonen en lagere verzuimpremies. Je hebt volledige controle over arbeidsvoorwaarden en kunt direct met je personeel communiceren over contractzaken. Het nadeel is dat je zelf verantwoordelijk bent voor alle administratie, of dat je dit moet uitbesteden aan een specialist.
Ook juridisch gezien zijn er verschillen. Bij payrolling draagt het payrollbedrijf formeel de werkgeversrisico’s, maar in de praktijk worden veel kosten doorberekend. Als je zelf werkgever bent, ben je volledig verantwoordelijk, maar kun je ook alle voordelen benutten, zoals subsidies en fiscale aftrekposten.
Welke alternatieven zijn er voor dure payrolling?
Er zijn drie hoofdalternatieven voor payrolling: zelf werkgever worden met externe HR-ondersteuning, gebruikmaken van een PEO-constructie, of kiezen voor gespecialiseerde personeelsadministratie die je ontzorgt zonder payrollopslagen.
De eerste optie is het aannemen van eigen personeel met ondersteuning van een externe HR-dienstverlener. Hierbij blijf je juridisch werkgever, maar krijg je professionele hulp bij alle personeelszaken. Dit combineert de kostenvoordelen van eigen personeel met de expertise van specialisten.
Een tweede alternatief is een PEO-model (Professional Employer Organization), waarbij een externe partij de administratieve werkgeverstaken overneemt, maar je personeel formeel bij jou in dienst blijft. Dit biedt meer controle dan traditionele payrolling, tegen lagere kosten.
Ook kun je kiezen voor modulaire HR-diensten, waarbij je alleen die onderdelen uitbesteedt waarbij je hulp nodig hebt. Denk aan alleen loonadministratie of alleen ziekteverzuimbegeleiding. Dit geeft je de flexibiliteit om kosten te beheersen, terwijl je toch professionele ondersteuning krijgt.
Hoe kun je als mkb-ondernemer werkgeverskosten besparen?
Je kunt werkgeverskosten besparen door gebruik te maken van sectorvoordelen, subsidies te benutten en te kiezen voor transparante HR-ondersteuning zonder payrollopslagen. Dit kan je maandelijks honderden tot duizenden euro’s schelen.
Sectorvoordelen leveren een van de grootste besparingen op. Door personeel in dienst te nemen onder de juiste cao profiteer je van lagere loonkosten en premies. In de bouw, techniek en groenvoorziening kunnen deze voordelen aanzienlijk zijn vergeleken met uitzendtarieven.
Subsidies vormen een tweede belangrijke besparing. Denk aan loonkostensubsidies voor bepaalde doelgroepen, opleidingssubsidies of fiscale voordelen. Bij payrolling gaan deze voordelen vaak naar het payrollbedrijf in plaats van naar jou als opdrachtgever.
Ook een goede ziekteverzuimpolis kan je veel geld besparen. Als eigen werkgever kun je kiezen voor een polis die past bij jouw risicoprofiel, in plaats van mee te betalen aan het hogere verzuimrisico van de uitzendsector.
Wanneer is het slim om over te stappen van payrolling naar een ander model?
Het is slim om over te stappen wanneer je structureel personeel nodig hebt voor meer dan zes maanden, of wanneer je payrollkosten meer dan 30% hoger liggen dan de werkelijke personeelskosten. Ook bij groeiplannen loont een overstap vaak.
Voor tijdelijke projecten van enkele weken kan payrolling nog steeds praktisch zijn, ondanks de hogere kosten. Maar zodra je personeel structureel nodig hebt, wegen de besparingen van eigen werkgeverschap op tegen de extra administratieve lasten.
Een overstap is ook verstandig wanneer je meer controle wilt over arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid. Bij payrolling ben je afhankelijk van de procedures van het payrollbedrijf, terwijl je als eigen werkgever direct kunt sturen op prestaties en ontwikkeling.
Let wel op de overgangskosten en juridische aspecten. Personeel dat via payrolling werkt, moet formeel ontslag krijgen bij het payrollbedrijf voordat je het in eigen dienst kunt nemen. Plan deze overgang zorgvuldig om continuïteit te waarborgen.
Hoe MijnWerkgever.nl helpt met werkgeverskosten besparen
Wij bieden een goedkoper alternatief voor payrolling door je te helpen met eigen werkgeverschap tegen transparante tarieven. Je personeel komt bij jou in dienst, maar wij regelen alle administratie, zodat je profiteert van sectorvoordelen zonder de complexiteit.
Onze aanpak bespaart je geld door:
- Gebruik van sectorale cao’s in plaats van dure uitzend-cao’s
- Lagere verzuimpremies door een beter risicoprofiel
- Automatische subsidieaanvragen die bij jou terechtkomen
- Transparante tarieven zonder verborgen opslagen
- Volledige ontzorging in personeelsadministratie en ziekteverzuim
Met onze digitale tools behoud je overzicht en controle, terwijl wij zorgen voor juridische zekerheid en compliance. Zo combineer je de kostenvoordelen van eigen personeel met de expertise van een professionele HR-afdeling. Bekijk onze HR-oplossingen voor werkgevers en bereken direct je tarief. Voor persoonlijk advies over jouw situatie kun je contact met ons opnemen en ontdek hoeveel je kunt besparen ten opzichte van payrolling.
Gerelateerde artikelen
- Hoe voorkom ik dat ziekteverzuim mij als bouwbedrijf financieel raakt?
- Hoe regel ik HR voor mijn schoonmaakbedrijf zonder eigen afdeling?
- Hoe houd ik mijn personeelszaken overzichtelijk als drukke DGA in de bouw?
- Hoe beperk ik mijn financiële risico bij langdurig ziekteverzuim?
- Hoe zorg ik voor een geldige WKA-verklaring als aannemer?