Payrolling kost gemiddeld tussen de 1,70 en 2,00 keer het brutoloon van een werknemer per maand. Dat betekent dat je voor een medewerker met een brutoloon van 2.500 euro al snel 4.250 tot 5.000 euro per maand betaalt. Dit tarief geldt als omrekenfactor en dekt loonkosten, werkgeverslasten en de marge van het payrollbedrijf. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over payrollingkosten, tarieven en alternatieven.
Hoe worden payrollingkosten berekend?
Payrollingkosten worden berekend via een omrekenfactor die wordt toegepast op het brutoloon van de werknemer. Je betaalt niet alleen het brutoloon zelf, maar ook een opslag voor werkgeverslasten, risico’s en de marge van het payrollbureau. In Nederland ligt die factor doorgaans tussen de 1,70 en 2,00, afhankelijk van de sector, het loonpeil en de gekozen aanbieder.
De berekening werkt in de praktijk als volgt: stel dat een medewerker 15 euro bruto per uur verdient. Met een factor van 1,85 betaal je het payrollbedrijf 27,75 euro per gewerkt uur. Bij een fulltime dienstverband van 160 uur per maand komt dat neer op ruim 4.400 euro per maand voor die ene medewerker.
Belangrijk om te weten: de omrekenfactor is geen vaste prijs. Payrollbureaus hanteren eigen tariefstructuren en kunnen extra kosten in rekening brengen voor zaken als verzuimbegeleiding, administratie of onboarding. Vergelijk aanbieders dus altijd op basis van de totale kosten, niet alleen op de gepubliceerde factor.
Wat is een realistisch payrollingtarief per werknemer per maand?
Een realistisch payrollingtarief ligt in 2026 tussen de 1,75 en 2,00 keer het brutoloon per maand. Voor een werknemer met een modaal loon van circa 3.000 euro bruto betekent dit een maandelijkse factuur van 5.250 tot 6.000 euro. Dit tarief varieert sterk per sector, contractvorm en het type payrollbedrijf dat je kiest.
In sectoren zoals de bouw, schoonmaak of groenvoorziening liggen de tarieven vaak aan de hogere kant. Dit komt doordat payrollbureaus in deze branches werken onder de cao voor uitzendkrachten, wat hogere premies en reserveringen met zich meebrengt. Denk aan reserveringen voor vakantiegeld, kort verzuim en feestdagen die allemaal in de factor zijn verwerkt.
Houd er ook rekening mee dat de omrekenfactor voor deeltijdwerkers of medewerkers met een wisselend rooster anders kan uitpakken dan voor fulltime medewerkers. Vraag bij het vergelijken van aanbieders altijd om een concreet rekenvoorbeeld op basis van jouw specifieke situatie.
Welke kosten zijn inbegrepen in een payrollingcontract?
In een payrollingcontract zijn doorgaans alle werkgeverslasten inbegrepen die anders voor jouw rekening zouden komen. Dat betekent dat het payrollbureau juridisch werkgever is en verantwoordelijk is voor de loonadministratie, afdrachten aan de Belastingdienst en het pensioen. Jij betaalt één tarief en het bureau regelt de rest.
Concreet zijn de volgende onderdelen vaak inbegrepen in de payrollingprijs:
- Brutoloon van de werknemer
- Werkgeverspremies voor sociale verzekeringen (WW, WAO/WIA)
- Vakantiegeld en vakantiedagenreservering
- Pensioenopbouw via het payrollbureau
- Loonadministratie en salarisverwerking
- Verzuimverzekering (soms als optie)
Wat er niet altijd in zit, zijn kosten voor actieve verzuimbegeleiding, re-integratie bij langdurig ziekteverzuim, juridische ondersteuning bij conflicten of specifieke cao-toeslagen. Lees het contract goed door en vraag expliciet welke diensten wel en niet zijn inbegrepen in het opgegeven tarief.
Waarom zijn payrollingkosten vaak hoger dan verwacht?
Payrollingkosten vallen in de praktijk vaak hoger uit dan verwacht omdat de omrekenfactor gebaseerd is op de cao voor uitzendkrachten, die hogere premies kent dan reguliere sector-cao’s. Bovendien verwerken payrollbureaus risico-opslagen en hun eigen marge in het tarief, kosten die je als werkgever niet altijd direct ziet aankomen.
Een aantal oorzaken die ondernemers regelmatig verrassen:
- Uitzend-cao-premies: Payrollbureaus vallen wettelijk onder de uitzendbranche, wat hogere loonheffing en hogere verzuimpremies betekent dan in veel andere sectoren.
- Verborgen toeslagen: Cao-toeslagen voor onregelmatige werktijden, overwerk of bijzondere omstandigheden worden doorberekend bovenop de basisomrekenfactor.
- Indexatie: Loonverhogingen op basis van de cao leiden automatisch tot hogere facturen, ook als jij daar niet om gevraagd hebt.
- Reserveringen: Vakantiegeld, feestdagen en kort verzuim worden gereserveerd en doorberekend, soms op een manier die de maandelijkse kosten onregelmatig maakt.
Het gevolg is dat de werkelijke kosten per medewerker per maand soms 20 tot 30 procent hoger uitvallen dan de initiële offerte deed vermoeden. Vraag daarom altijd om een gedetailleerde kostenopbouw voordat je een payrollingcontract tekent.
Wat zijn de alternatieven voor payrolling en wat kosten die?
De belangrijkste alternatieven voor payrolling zijn zelf werkgever zijn met ondersteuning van een externe HR-dienstverlener, werken met een salarisadministratiekantoor, of tijdelijk gebruikmaken van een uitzendbureau. Elk alternatief heeft een ander kostenplaatje en een andere verdeling van verantwoordelijkheden.
Externe HR-dienstverlening
Bij een externe HR-dienstverlener blijf jij juridisch werkgever van je medewerkers. Je betaalt voor de administratieve ondersteuning, maar de medewerker staat op jouw loonlijst. Dit is doorgaans goedkoper dan payrolling omdat je gebruik kunt maken van de loonheffing en verzuimpremies die gelden in jouw eigen sector, in plaats van de duurdere uitzend-cao-tarieven. Bekijk onze oplossingen voor externe HR-ondersteuning voor meer informatie over wat dit in de praktijk inhoudt.
Salarisadministratiekantoor
Een salarisadministratiekantoor verwerkt alleen de salarisstroken en doet de aangifte loonheffingen. Je betaalt een vast bedrag per loonstrook, vaak tussen de 10 en 25 euro per medewerker per maand. De verantwoordelijkheid voor contractbeheer, verzuim en cao-naleving ligt dan volledig bij jou als werkgever.
Het verschil zit hem in de mate van ontzorging: payrolling neemt meer uit handen maar kost meer. Een externe HR-dienstverlener biedt vergelijkbare ontzorging tegen lagere kosten, zolang jij bereid bent juridisch werkgever te blijven.
Wanneer is payrolling nog wel de juiste keuze?
Payrolling is de juiste keuze wanneer je tijdelijk personeel wilt inzetten zonder zelf werkgever te worden, of wanneer je snel wilt schakelen zonder de administratieve verplichtingen van werkgeverschap op je te nemen. Voor kortlopende projecten of bij grote onzekerheid over de continuïteit van een functie kan payrolling praktisch zijn.
Situaties waarin payrolling zinvol kan zijn:
- Je neemt iemand aan voor een project van maximaal zes maanden
- Je wilt de samenwerking eerst uitproberen zonder directe werkgeversverplichtingen
- Je hebt geen enkel HR-systeem of administratieve capaciteit beschikbaar
- De medewerker werkt slechts een klein aantal uren per week
Zodra een medewerker structureel onderdeel wordt van je team, wegen de hogere kosten van payrolling echter niet meer op tegen de voordelen. Dan is het slimmer om te kijken naar een constructie waarbij je zelf werkgever blijft en de administratie uitbesteedt aan een externe partij.
Hoe wij helpen met payrollingkosten verlagen
Wij zijn de externe HR-afdeling voor mkb-ondernemers die de voordelen van professionele personeelsondersteuning willen, maar niet de hoge kosten van traditionele payrolling. Het grote verschil: jouw medewerkers blijven op jouw loonlijst. Daardoor profiteer je van de loonheffing en verzuimpremies die gelden in jouw eigen sector, niet de dure uitzend-cao-tarieven die bij payrolling standaard zijn.
Concreet regelen wij voor je:
- Volledige loonadministratie en salarisverwerking
- Contractbeheer en cao-naleving
- Begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie
- Ondersteuning bij subsidieaanvragen
- Toegang tot onze app voor jou en je medewerkers, voor verlofaanvragen, loonstroken en meer
Je betaalt één overzichtelijke factuur per maand, zonder verborgen toeslagen of onverwachte meerkosten. Wil je weten wat dit concreet betekent voor jouw situatie? Neem contact met ons op en we rekenen het graag voor je uit.
