Als ondernemer wil je groeien en personeel aannemen, maar de gedachte aan alle administratie en personeelszaken houdt je tegen. Je hebt al genoeg aan je hoofd met het runnen van je bedrijf. Gelukkig zijn er slimme manieren om personeel aan te nemen zonder dat je er zelf tijd in hoeft te steken.
In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over het aannemen van personeel zonder tijdverlies: van wat er allemaal bij komt kijken tot hoe je de juiste HR-partner kiest voor je bedrijf.
Wat houdt het aannemen van personeel allemaal in?
Het aannemen van personeel omvat veel meer dan alleen het opstellen van een arbeidsovereenkomst. Je moet zorgen voor loonadministratie, belastingaangiften, verzekeringen, pensioenaanmeldingen, ziekteverzuimbegeleiding en naleving van alle wet- en regelgeving. Dit proces vereist specialistische kennis en kan een mkb-ondernemer gemakkelijk 10 tot 15 uur per week kosten.
De volledige lijst met taken bij het aannemen van personeel is uitgebreid. Je moet arbeidsovereenkomsten opstellen die voldoen aan de geldende cao, nieuwe medewerkers aanmelden bij de Belastingdienst en sociale verzekeringen regelen. Daarnaast komt er loonadministratie bij, inclusief het berekenen van loon, vakantiegeld en de eindejaarsuitkering.
Ook ziekteverzuimbegeleiding is een belangrijke verantwoordelijkheid. Bij ziekte moet je contact onderhouden met de arbodienst, een re-integratietraject opstarten en mogelijk WIA-aanvragen indienen. Verder moet je zorgen voor pensioenaanmeldingen, het bijhouden van verlof en het naleven van alle arbeidsrechtelijke verplichtingen.
Waarom kost personeelsadministratie zoveel tijd?
Personeelsadministratie kost veel tijd omdat het bestaat uit veel verschillende, complexe taken die allemaal nauwkeurig en tijdig uitgevoerd moeten worden. Elke fout kan leiden tot boetes, naheffingen of juridische problemen. Bovendien veranderen wet- en regelgeving regelmatig, waardoor je constant op de hoogte moet blijven van nieuwe ontwikkelingen.
De complexiteit zit hem in de details. Je moet bijvoorbeeld precies weten welke cao van toepassing is, hoe je vakantietoeslag berekent en wanneer je welke aangiften moet doen. Een simpele fout in de loonadministratie kan resulteren in naheffingen van de Belastingdienst.
Daarnaast vragen medewerkers regelmatig om informatie over hun loon, verlof of pensioen. Het beantwoorden van deze vragen en het bijhouden van alle administratie kost al snel enkele uren per week per medewerker. Voor een bedrijf met vijf medewerkers kan dit al 10 tot 15 uur per week betekenen.
Wat is het verschil tussen payrolling en HR-uitbesteding?
Bij payrolling neem je personeel in dienst via een payrollbedrijf, waardoor je medewerkers juridisch niet bij jou in dienst zijn. Bij HR-uitbesteding blijven je medewerkers wel bij jou in dienst, maar besteed je alleen de administratieve taken uit. Dit verschil heeft grote gevolgen voor kosten, binding met personeel en juridische zekerheden.
Payrolling betekent dat je medewerkers formeel bij het payrollbedrijf in dienst zijn en vervolgens aan jou worden uitgeleend. Dit brengt hogere kosten met zich mee omdat payrollbedrijven onder de (duurdere) uitzendsector vallen. Je betaalt hierdoor 10 tot 15% meer aan premies en heffingen.
Bij HR-uitbesteding behoud je de juridische werkgeversrelatie met je medewerkers. Een externe HR-partner neemt alleen de administratieve taken over, zoals loonadministratie, belastingaangiften en ziekteverzuimbegeleiding. Hierdoor kun je werken met de voor jouw sector geldende cao en profiteer je van lagere personeelskosten.
Het voordeel van HR-uitbesteding is ook dat je medewerkers zich meer verbonden voelen met jouw bedrijf. Ze hebben een contract bij jou, niet bij een tussenpartij. Dit zorgt voor meer loyaliteit en minder personeelsverloop.
Hoe kies je de juiste HR-partner voor je bedrijf?
De juiste HR-partner kies je op basis van transparantie in kosten, ervaring in jouw sector en de mate waarin ze je kunnen ontzorgen. Kijk naar een partner die een vast uurtarief hanteert, bekend is met de cao van jouw branche en alle personeelszaken volledig uit handen neemt, inclusief ziekteverzuimbegeleiding.
Transparantie in kosten is belangrijk omdat je wilt weten waar je aan toe bent. Vraag om een duidelijk overzicht van alle kosten en vermijd partners die werken met onduidelijke toeslagen of verborgen kosten. Een goede HR-partner stuurt je één factuur per periode met een duidelijk uurtarief per medewerker.
Sectorkennis maakt een groot verschil in de kosten. Een HR-partner die bekend is met jouw branche kan werken met de juiste cao en sectorspecifieke regelingen. Dit kan je veel geld besparen ten opzichte van generieke oplossingen.
Kijk ook naar de mate van ontzorging. Een goede HR-partner regelt niet alleen loonadministratie, maar ook ziekteverzuim, pensioenaanmeldingen, subsidieaanvragen en juridische compliance. Je wilt één aanspreekpunt voor alle personeelszaken.
Hoeveel kost het om je personeelsadministratie uit te besteden?
De kosten voor het uitbesteden van personeelsadministratie liggen tussen de 50 en 150 euro per medewerker per maand, afhankelijk van de mate van service en de complexiteit van je personeelszaken. Volledige HR-uitbesteding met ziekteverzuimbegeleiding en juridische ondersteuning kost meer dan alleen loonadministratie.
Bij een eenvoudige loonadministratie betaal je vaak 50 tot 75 euro per medewerker per maand. Dit omvat het berekenen van lonen, het doen van belastingaangiften en het verstrekken van loonstroken. Voor meer uitgebreide diensten, inclusief contractbeheer en HR-advies, liggen de kosten tussen 75 en 120 euro per maand.
Volledige HR-uitbesteding, inclusief ziekteverzuimbegeleiding, pensioenbeheer en juridische ondersteuning, kost meestal 100 tot 150 euro per medewerker per maand. Dit lijkt duur, maar bespaart je veel tijd en voorkomt kostbare fouten.
Belangrijk is om te kijken naar de totale kosten, inclusief eventuele opstartkosten, softwarekosten en kosten voor extra diensten. Een transparante HR-partner geeft je vooraf een compleet overzicht van alle kosten.
Hoe MijnWerkgever.nl helpt met personeelsadministratie
Wij fungeren als jouw externe HR-afdeling en nemen alle personeelszaken volledig uit handen. Jouw medewerkers blijven bij jou in dienst, maar wij regelen de complete administratie. Dit betekent concreet:
- Volledige loonadministratie en belastingaangiften
- Contractbeheer en cao-toepassing voor jouw sector
- Ziekteverzuimbegeleiding met MKB-verzuim-ontzorgverzekering
- Pensioenbeheer en subsidieaanvragen
- Eén transparante factuur per periode
- Een digitale app voor jou en je medewerkers
Door te werken met de juiste cao voor jouw branche bespaar je 10 tot 15% op personeelskosten ten opzichte van payrolling. Je krijgt alle voordelen van professionele HR-ondersteuning zonder de hoge kosten en zonder tijdverlies. Bekijk onze complete HR-oplossingen voor jouw bedrijf. Wil je weten hoe wij jouw personeelszaken kunnen vereenvoudigen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de voordelen van verloning voor mkb-bedrijven?
- Hoe neem ik meer vakmensen aan zonder dat mijn personeelskosten exploderen?
- Hoe krijg ik een externe HR-afdeling zonder de kosten van een groot bedrijf?
- Hoe dek ik ziekteverzuim volledig af zonder duur payrollbureau?
- Wat is personeelsadministratie?