Je mag iemand maximaal drie jaar op een tijdelijk contract houden in Nederland. Binnen die drie jaar mag je maximaal drie opeenvolgende tijdelijke contracten aanbieden. Overschrijd je die grens, dan verandert het contract automatisch in een vast dienstverband. Dit geldt voor de meeste werkgevers en werknemers in Nederland, al zijn er een aantal uitzonderingen die het waard zijn om te kennen.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over tijdelijke contracten, de ketenregeling en wat je als mkb-werkgever moet weten om fouten te voorkomen.
Wat is de ketenregeling en hoe werkt die?
De ketenregeling is de wettelijke regel in het Nederlandse arbeidsrecht die bepaalt hoeveel tijdelijke contracten je een werknemer mag aanbieden en hoe lang die contracten samen mogen duren. De regeling staat in artikel 7:668a van het Burgerlijk Wetboek en is bedoeld om te voorkomen dat werknemers eindeloos op tijdelijke basis werken zonder uitzicht op zekerheid.
De regeling werkt met twee grenzen tegelijk: het aantal contracten en de totale duur. Zodra je een van die grenzen overschrijdt, geldt het volgende tijdelijke contract automatisch als een vast contract. Dat geldt ook als je dat niet van plan was of als er een vergissing in de planning is geslopen.
De ketenregeling telt contracten mee die elkaar opvolgen met een tussenpoos van zes maanden of minder. Zit er meer dan zes maanden tussen twee contracten, dan begint de keten opnieuw. Dat betekent dat je na een onderbreking van meer dan zes maanden opnieuw kunt starten met een tijdelijk arbeidscontract, alsof het de eerste keer is.
Hoeveel tijdelijke contracten mag je iemand geven?
Je mag een werknemer maximaal drie tijdelijke contracten aanbieden binnen een periode van drie jaar. Dat kunnen drie contracten van gelijke lengte zijn, maar ook contracten van verschillende duur, zolang de keten niet meer dan drie schakels heeft en de totale looptijd de drie jaar niet overschrijdt.
Stel dat je iemand een contract geeft van zes maanden, daarna een van een jaar en daarna nogmaals een van een jaar. Dan heb je drie contracten en zit je net onder de drie jaar. Dat is toegestaan. Geef je daarna een vierde contract, dan is dat automatisch een vast contract, ongeacht de beoogde duur.
Let goed op de volgorde: het is niet alleen het aantal contracten dat telt, maar ook de totale duur. Geef je iemand twee contracten van anderhalf jaar elk, dan heb je na het tweede contract al de grens van drie jaar bereikt. Een derde contract zou dan direct een vast dienstverband worden.
Wat gebeurt er als je de ketenregeling overschrijdt?
Als je de ketenregeling overschrijdt, verandert het tijdelijke contract op dat moment automatisch in een contract voor onbepaalde tijd. Je hoeft dit niet te bevestigen of te ondertekenen. Het gebeurt van rechtswege, wat betekent dat de wet dit regelt zonder dat jij of de werknemer daar iets voor hoeft te doen.
Dit heeft directe gevolgen. Je kunt de werknemer niet meer zo eenvoudig laten gaan als bij een tijdelijk contract het geval zou zijn. Voor ontslag heb je dan een geldige reden nodig en moet je een ontslagprocedure doorlopen via het UWV of de kantonrechter. Dat brengt tijd, kosten en onzekerheid met zich mee.
Werknemers kunnen achteraf een beroep doen op de automatische omzetting, ook als ze dat pas later ontdekken. Een arbeidsrechtadvocaat of rechter kan dan vaststellen dat er al een vast dienstverband bestond. Voorkomen is hier echt beter dan genezen.
Zijn er uitzonderingen op de 3-jaar-regel?
Ja, er zijn situaties waarin de standaard ketenregeling niet of anders van toepassing is. De belangrijkste uitzonderingen zijn vastgelegd in de wet of in cao-afspraken die voor jouw sector gelden.
- Cao-afwijkingen: In sommige sectoren staat in de cao dat er een langere ketenperiode of meer contracten zijn toegestaan. Denk aan maximaal zes contracten in vier jaar. Dit moet dan wel uitdrukkelijk in de cao staan.
- Uitzendkrachten: Voor uitzendkrachten gelden aparte regels. Zij vallen onder een eigen regime met fasen, waarbij de ketenregeling pas later van toepassing wordt.
- Jongeren onder de 18 jaar: Werknemers die jonger zijn dan 18 jaar en maximaal twaalf uur per week werken, vallen buiten de ketenregeling.
- Invalkrachten in het onderwijs: Leraren die invallen wegens ziekte van een collega kunnen onder bepaalde voorwaarden tijdelijk buiten de ketenregeling vallen.
- BBL-leerlingen: Werknemers die een beroepsopleiding volgen via de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) vallen ook buiten de standaard ketenregeling.
Controleer altijd de cao die van toepassing is op jouw sector. In arbeidsintensieve branches zoals de bouw, het schildersbedrijf of de groenvoorziening gelden soms specifieke afwijkingen die je als werkgever in je voordeel kunt gebruiken, mits je ze correct toepast.
Wanneer loopt een tijdelijk contract automatisch door als vast?
Een tijdelijk contract loopt automatisch door als vast dienstverband op het moment dat je de ketenregeling overschrijdt. Dat kan op twee manieren gebeuren: je biedt een vierde tijdelijk contract aan, of de totale duur van de opeenvolgende contracten overschrijdt de drie jaar.
Daarnaast is er nog een andere situatie waarbij een tijdelijk contract stilzwijgend doorloopt: als je een tijdelijk contract laat aflopen zonder actie te ondernemen, maar de werknemer gewoon blijft werken. In dat geval geldt het contract als verlengd onder dezelfde voorwaarden, maar voor onbepaalde tijd. Dit heet stilzwijgende verlenging.
Om dit te voorkomen moet je tijdig actie ondernemen. Stuur een aanzegging uiterlijk een maand voor het einde van het contract. Dit is zelfs verplicht voor contracten van zes maanden of langer. Doe je dat niet, dan ben je de werknemer een vergoeding verschuldigd, ook als je het contract niet verlengt.
Hoe beheer je tijdelijke contracten zonder fouten?
Tijdelijke contracten goed beheren vraagt om een strak overzicht van looptijden, aanzegtermijnen en de positie van elke werknemer in de keten. Fouten ontstaan vrijwel altijd door een gebrek aan overzicht, niet door onwil. Gelukkig zijn er concrete stappen die je kunt zetten om dit goed te regelen.
- Houd een contractenoverzicht bij met de startdatum, einddatum en het nummer van elk contract per werknemer.
- Stel herinneringen in voor de aanzegtermijn, minimaal zes weken voor het einde van een contract van zes maanden of langer.
- Controleer de cao die van toepassing is op jouw sector op mogelijke afwijkingen van de standaard ketenregeling.
- Bereken de ketenduur correct door ook contracten mee te tellen die bij een vorige werkgever zijn gesloten, als die werkgever opvolgend werkgever is in de zin van de wet.
- Leg beslissingen schriftelijk vast, ook als je besluit een contract niet te verlengen.
Hoe wij je helpen met contractbeheer en personeelsadministratie
De ketenregeling klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk gaat het snel mis als je meerdere medewerkers hebt met verschillende contracten, cao-afspraken en aanzegtermijnen. Wij nemen dat beheer volledig uit handen als jouw externe HR-afdeling.
- We bewaken alle contractlooptijden en aanzegtermijnen voor je
- We signaleren op tijd wanneer een werknemer richting een vast contract gaat
- We passen de cao-regels van jouw sector correct toe, zodat je geen fouten maakt
- We regelen de loonadministratie, contracten en personeelsdossiers via één overzichtelijke factuur
- Via onze app heb jij en je medewerkers altijd inzicht in verlof, loonstroken en personeelsgegevens via onze hr-oplossingen voor mkb-werkgevers
Wil je weten hoe wij dit voor jouw bedrijf kunnen regelen? Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor je kunnen betekenen als externe HR-partner voor mkb.
