Payrolling heeft voor werkgevers een aantal serieuze nadelen: de kosten liggen aanzienlijk hoger dan bij direct werkgeverschap, je hebt minder grip op je personeel, en de juridische verantwoordelijkheid is onduidelijker dan veel ondernemers denken. Voor mkb-werkgevers in arbeidsintensieve sectoren wegen die nadelen zwaar, zeker als je personeel voor de lange termijn wilt aannemen en binden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de nadelen van payrolling voor werkgevers.
Wat kost payrolling een werkgever per maand?
Payrolling kost een werkgever gemiddeld aanzienlijk meer dan direct werkgeverschap. In Nederland werkt een payrollbureau doorgaans met een omrekenfactor van 1,70 tot 2,00 over het brutoloon van een medewerker. Dat betekent dat je voor een medewerker met een brutoloon van 2.500 euro per maand al snel 4.250 tot 5.000 euro per maand betaalt aan de payrollorganisatie.
Die hogere kosten komen niet uit de lucht vallen. Een payrollbureau rekent zijn eigen marge, maar betaalt ook premies op basis van de uitzendsector. Die sector heeft van oudsher hogere loonheffingen en hogere verzuimpremies dan de meeste andere sectoren. Als jouw bedrijf actief is in de bouw, techniek of groenvoorziening, betaal je via payrolling dus premies die horen bij een heel andere bedrijfstak dan de jouwe.
Bovendien zijn de kosten bij payrolling vaak moeilijk te overzien. Facturen bevatten soms optellingen van opslagen, reserveringen en administratiekosten die lastig te controleren zijn. Voor een mkb-ondernemer die grip wil houden op zijn personeelskosten, is dat een structureel probleem.
Wie is juridisch verantwoordelijk bij payrolling?
Bij payrolling is het payrollbureau formeel de juridische werkgever van je medewerkers. Jij bent de feitelijke werkgever: je geeft dagelijks leiding, bepaalt de werktijden en beoordeelt de prestaties. Maar het arbeidscontract loopt via het payrollbureau, dat ook de salarisbetalingen en afdrachten verzorgt.
Die constructie klinkt handig, maar levert in de praktijk regelmatig onduidelijkheid op. Want wie is er verantwoordelijk als er een conflict ontstaat over ontslag? Wie handelt een ziekmelding af als de medewerker langdurig uitvalt? Wie is aanspreekbaar bij een arbeidsrechtelijk geschil?
Formeel ligt de verantwoordelijkheid bij het payrollbureau, maar rechters kijken steeds vaker naar de feitelijke situatie. Als jij als inlener de dagelijkse aansturing volledig in handen hebt, kan de rechter jou toch als verantwoordelijke partij aanwijzen. De juridische bescherming die payrolling lijkt te bieden, is daarmee minder robuust dan veel werkgevers verwachten.
Welke arbeidsrechtelijke risico’s lopen werkgevers bij payrolling?
Werkgevers lopen bij payrolling meerdere arbeidsrechtelijke risico’s, met name rondom de loondoorbetalingsplicht bij ziekte, de ketenregeling en ontslagbescherming. Hoewel het payrollbureau formeel werkgever is, beschermt de wet de medewerker steeds beter, ook in payrollconstructies.
Enkele concrete risico’s op een rij:
- Ziekteverzuim: Payrollbureaus werken met verzuimpremies uit de uitzendsector, die doorgaans hoger liggen. Bij langdurig verzuim kan dat oplopen tot aanzienlijke extra kosten, terwijl jij als inlener weinig invloed hebt op het re-integratietraject.
- Ketenregeling: Medewerkers die via payrolling werken, bouwen net als reguliere werknemers rechten op via de ketenregeling. Na een bepaald aantal tijdelijke contracten of een bepaalde periode ontstaat automatisch een vaste arbeidsrelatie, ook al loopt het contract via een payrollbureau.
- Gelijke behandeling: Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die direct bij jou in dienst zijn. Dat betekent dat het kostenvoordeel van payrolling verder is afgenomen.
- Ontslagprocedures: Als je afscheid wilt nemen van een payrollmedewerker, heb je toestemming nodig van het payrollbureau. Dat kan de procedure vertragen en bemoeilijken, ook als er een goede bedrijfsmatige reden voor het ontslag is.
Wat zijn de nadelen van payrolling voor personeelsbinding?
Payrolling werkt personeelsbinding actief tegen. Medewerkers die via een payrollbureau werken, voelen zich minder verbonden met jouw bedrijf, omdat hun arbeidscontract bij een derde partij ligt. Dat heeft directe gevolgen voor loyaliteit, betrokkenheid en verloop.
In sectoren met toch al een hoog personeelsverloop, zoals de bouw, schoonmaak of groenvoorziening, is dat een serieus nadeel. Medewerkers die weten dat ze formeel bij een payrollbureau in dienst zijn, identificeren zich minder sterk met jouw bedrijf en zijn sneller geneigd elders te kijken als ze een beter aanbod krijgen.
Daar komt bij dat payrolling het moeilijker maakt om aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden aan te bieden. Je bent gebonden aan wat het payrollbureau administratief kan verwerken, en maatwerk in secundaire arbeidsvoorwaarden is vaak beperkt. Juist die maatwerk-mogelijkheden zijn voor veel medewerkers een reden om ergens te blijven.
Voor werkgevers die investeren in goed personeel en dat personeel ook willen behouden, is payrolling daarmee een constructie die op de lange termijn meer kost dan ze oplevert.
Wanneer is payrolling geen goede keuze voor een mkb-werkgever?
Payrolling is geen goede keuze voor mkb-werkgevers die personeel voor de lange termijn willen aannemen, kosten willen beheersen of sterke personeelsbinding nastreven. Hoe langer en intensiever de samenwerking met een medewerker, hoe meer de nadelen van payrolling opwegen tegen de voordelen.
Specifiek zijn er situaties waarin payrolling vrijwel altijd de verkeerde keuze is:
- Je wilt medewerkers structureel inzetten en niet tijdelijk
- Je werkt in een sector met complexe cao-afspraken die beter aansluiten bij jouw eigen sector dan bij de uitzendsector
- Je hebt te maken met een verhoogd verzuimrisico en wilt grip houden op re-integratietrajecten
- Je wilt je medewerkers het gevoel geven dat ze echt bij jouw bedrijf horen
- Je zoekt transparantie en voorspelbaarheid in je personeelskosten
Voor die situaties is direct werkgeverschap, eventueel ondersteund door een externe HR-partner, een betere en goedkopere oplossing dan payrolling.
Hoe wij helpen als alternatief voor payrolling
Wij bieden mkb-werkgevers een concreet en goedkoper alternatief voor payrolling. Je medewerkers blijven gewoon op jouw loonlijst staan, maar wij nemen alle administratieve rompslomp volledig uit handen. Dat geeft jou de voordelen van professionele HR-ondersteuning zonder de hoge kosten en nadelen van een payrollconstructie.
Wat wij voor je regelen:
- Volledige loonadministratie met één overzichtelijke, gespecificeerde factuur per maand
- Contractbeheer en naleving van cao-verplichtingen in jouw sector
- Begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratietrajecten
- Ondersteuning bij subsidieaanvragen en pensioenadministratie
- Een digitale app waarmee jij en je medewerkers altijd toegang hebben tot loonstroken, verlofsaldi en personeelsgegevens
Omdat we werken met de loonheffingen en verzuimpremies die horen bij jouw sector, betaal je aanzienlijk minder dan bij een payrollbureau dat uitzendsector-tarieven hanteert. Wil je weten wat dat concreet scheelt voor jouw situatie? Neem contact met ons op en we rekenen het vrijblijvend voor je uit.
